在文首,要先谢谢三茅给我这个平台,能够与这么多同行交流。大家的评论我都有看。
在正文开始之前,先做一个简要的自我介绍。
阅读过我主页介绍的人会知道,我不是科班的人力资源专业学生,我是学法律的,大学毕业第一份工作,是在一家珠宝公司做销售跟单,第二份工作,是在一家IT公司的产品部门做经理助理,这两份工作持续的时间都不长,不到五年,直到换第三份工作才算稳定下来,在第三家公司,我从销售文案开始做起,逐步转行政,法务,综合管理,最后才落脚到人力资源。从岗位上来说,在进入人力资源领域之前,我做过很多年的总经理助理和短时间的人力行政总监助理。客观来说,我的履历背景是比较乱的,缺乏条理,基础不扎实,这使得我在哪个领域都表现的不强,不管是搞管理,还是搞专业,都没有明显的优势,这种履历带来的唯一好处是,因为覆盖的领域多,我能够理解组织内部大多数人的意思,和他们沟通的时候,没有明显的代沟,不管什么岗位的人,在向我阐述他们的需求时(不管是专业域还是管理域),我都能听得懂,最终我变成了一个以业务为导向的人力资源从业者,有点像是HRBP的升级版本吧。
现在我供职于一家软件公司,四百五十人左右的规模,我负责人力资源部,该部门同时受董事长和总经理管理,部分重要工作也向另外三名副总经理报备。这是我从业十三年来的第四份工作,想来也应该是最后一份了。这份工作对我来说最大的挑战是,同时作为管理者和技术工作者,开始独立的带团队(我从前没有独立带过团队)
以上就是我基本的履历,说来乏善可举。
以下是正文。
我去年入职这家公司,今年的三月份开始负责人力资源部。着手工作遇到的第一个挑战,就是工资出错太多,员工意见很大。做过工资的人都知道,算工资是件很简单又繁琐的事,要把工作做到百分百准确,很不容易,尤其是没有系统作为支撑人数又很多异动情况又很复杂的情况下,而如果核算工资的人本身没有财务,人事或者行政背景,对数据也不敏感,那就更麻烦了。现在我面临的就是这样的局面,负责工资的小华(他当然不叫小华)从前是做系统运维的,很勤勉也很努力,他几乎把整个月的时间都花在了算工资上,并开发了一套他自己的工资报表,他认为这套报表能够准确的核算出工资,但结果并不理想,这也让他很郁闷。
因为不知道是哪些问题导致了这一结果,在跟进解决工资问题上,我采用的步骤是这样的:
首先,熟悉原有的工资报表,了解它的结构以及勾稽关系。
通过对过去几个月的工资报表进行分析,我大概知道了小华的核算思路。我总结他的思路是这样:每个月由他来统计所有的异动数据,每个异动数据单独编在工资表的附件(工资备忘录)里,做工资的时候去查这个附件,根据附件的数据直接把核算值落到工资表中。这个思路有两个问题,其一:第一手的异动数据并不完全在他手里,由他来统计经常出现漏统情况,其二,统计出来的异动数据折合出的工资数在迁入工资表时,无法做验证;其三、当月的异动数据次月哪些需要删除哪些需要保留,没有做清晰的记录。
其次,审核过去几个月的工资表,加上员工的反馈,就出现的错误数据和当事人探讨,询问原因。
这样做是非常有必要的,在长达两个月的时间里,我和小华一起分析了数十个做错的数据,最后我们得出两个结论:其一,对于已统计出的各种异动,工资采用何种算法,他没有清晰的认识,比如说,一个当月转正的人绩效工资应该怎么算,基本工资应该怎么算,他了解的并不透彻,当然这并非是他一个人的原因,公司一直没有这方面的规定,所以只能凭着感觉算。其二,他本身薪酬方面的知识不够,对数据的含义没有深刻的认识,换言之,他对工资不敏感,看不到数据背后的薪酬含义(对于这一点,举个简单的例子,一个对工资数据敏感的人,看到基本工资里出现了781或者629这样的数据,他就应该立刻想到,这里一定发生了某种异动,因为1或者9这种值,是较少会出现在标准工资的尾端的,对于这一点,各位也可以回查自己的工资看下。这是一个有趣的现象,其产生有另外的原因,它跟薪酬体系的设计有关,将来有机会再分享我的心得。)
得出这两个结论的过程对我和他都是一个磨练意志的过程,因为问题太多了而且基本都集中在他身上,又没有其他的书面资料可以参考(所有的算法都在他脑子里),这使得每一次问题的研究都变成了质证甚至审判,我不停的问,为什么会错?为什么要这么算?同样的异动情况上次你用的算法是a这次为什么用了b?你的依据是什么?没有依据你为什么要这么做?你是上帝吗?你凭什么决定别人的工资是m不是n?有一度我几乎摧毁了他的自信和尊严,我也因为看到一个蓬勃积极的人变得萎靡不振而怀疑自己是不是做错,尤其我还是空降的管理人员,对情况也还不了解。我为此向导师征求意见,导师告诉我,解决问题的先决条件是找到问题产生的根源,当根源在人的身上时,这会变成一个很复杂的过程,但是,要达成一致意见才能行动,在向一致意见靠拢的过程中,则要始终秉着一颗良善的心,并抱定解决问题而不是发现问题的初衷。这一建议,我如实写在这里,也分享给那些正在经历着我或小华角色的人。
这两个步骤做完以后,对工资问题的分析基本已经做完了。
接下来我开始设计报表。
我的设计逻辑是:先用一张异动表,把当月所有的异动情况全部统计入内,并在异动表内核算出对应的工资额,做工资的时候,只需要把异动表内各张sheet的异动额逐一迁入工资表内,并在每个迁入值处做好备注,说明异动原因,就可以了。只要当月的异动情况我统计全了,核算也正确,迁入过程无误,就可以确保工资表是准确的。每月的异动虽然情况多,但分摊到二十多张表里的时候,数量就小了,这个时候只要我把算法控制好,出错的几率就很小,而为了监控迁入过程,确保迁入数据和异动数据一致,我单独做了一个验证算法模型,规范我认为可能出错的每一个迁入动作。
我先做了一个异动统计表,专门用来统计各种各样的异动数据,每种异动一张sheet,整个异动表有22张sheet,统计了目前既存的22种异动类型(比如入职,离职,转正,调岗,调薪,五险,两金,个税,工会费等),我规定以后出现新增的异动类型,就在后边继续增开sheet。
在设定每张sheet的字段时,只取和工资核算有关的数据,其他的一概不取,比如入职,有部门,时间,姓名,入职日期,试用期工资就可以了,其他的不用。因为整张表唯一的用途就是核算工资,和这一用途无关的其他信息都不需要录入。整个异动表按月排列,最近一个月的异动表的有之前所有月份的异动数据,以便于查找。当月存在该迁入的数据事后发现未迁入的,就用红色字体标注在当月最末下月起始点处,便于下月发现。
所有异动对工资的影响,都在异动表里先算出来,并汇总出总数。我把各项异动类型对应的算法设计出来,并固定好,薪酬专员只需要输入具体的值(比如在职工作日,工资标准数),就可以自动算出结果。
在异动表数据的统计上,也不再是做薪酬的人全部统计,而由异动数据产生的第一责任人负责统计(举个例子说就是入离职的数据由办理入职的人提供,转正的数据由负责转正工作的人提供),在月底统一汇总给薪酬专员,这样的分工我认为更合理,它能使数据准确度提高。实际情况也确实如此。
然后我改进工资表。
因为几个下属控股的子公司和总公司人员是交叉在一起的,工资数据也要由部门统一做,从前的做法是每个公司工资表都单独做,完了以后再汇总成总表,总表和各公司分表都需要审核,且保持一致,并送不同部门,之前经常出现工资总表和各子公司分表数据不一致的情况。现在我将这一逻辑改正过来,变成先做总表,再做分表,我规定只有总表和异动表数据做了完全迁入且验证无误以后,才能拆表形成分表,如果总表数据出现纰漏,必须重新拆表,不能在已拆的分表里边改。为使拆分过程快速,我在总表增设了一个公司字段,用于筛选拆表。
此外,为了确保上月的异动数据在下月能被有效的处理(清除或者保留),我规定工资表内所有迁入的异动值都必须要有备注,写清楚产生原因以及标准值应该是多少,下月做工资的时候,先清理上月工资表所有备注,把备注清理完(验证模型也会监控清理过程,确保清理无误),才能迁入新数据。
把这两张表做出来以后,我试算了两个月,并不断改进。通过严谨的数据比对和返查,工资数据质量明显提高了,出错率大幅降低。第二季度的满意度调查,从前对工资核算的抱怨没有再出现。
这个时候,我开始考虑下一个问题:找谁来接手,以及如何保证工资的质量不会因为我转交出去了而降低?
从性质上来说,改进工资表和设计异动表,都是技术领域的活儿,现在要考虑的是管理领域的工作,即:如何选择以及培养工资表的接班人。这一步如果行的不好,工资就会变成一个交不出去的工作。
【作者简介】
米雅,中国政法大学经济法系本科毕业,厦门大学MBA,半道出家人力资源从业者,先后做过销售跟单,产品经理助理,总经理助理,人力资源总监,喜欢逻辑和数学,喜欢构建管理规则,发现和解决问题者。出版过两本书,但是距离著作等身还有很长远的路。已经出版的书籍是《管理手记:人力资源经理是怎么思考和解决问题的》和《管理手记:人力资源经理是怎么做薪酬管理的》。
74楼 猪猪王子
这方面米雅老师后知后觉了~这方面的事情在我看来只是EXCEL的中如何保证勾稽关系的平衡的事情。这方面韩小良老师的EXCEL方面的就能解决上面的问题,以前我们公司也是用很简单的方法,以前要花1个月(2000+规模)大部分时间来做工资的,后来我和总监设计了一套EXCEL系统顺便也补充了些规定,错误率缩小到几乎为:“0”,异动的修正要在汇总到人事部门(总部)异动之前就要确认无误了。至于方法各公司情况不同,我们的要求就是各分公司总经理签字确认~这个太具体。有兴趣的朋友可以和我聊,现在的直接结果就是我们总部从接到各分公司工资开始计算,工资核算、汇总报表的生成只需要2-3天就可以了,错误率不敢说100%没有,但是也可以说做到忽略不计的。
73楼 暖色水调
米雅老师,您提到的很多方法我目前正在使用,但是关于您说的“验证算法模型”,我非常好奇是如何做出来的,特别是它的强大功能,能监控到清理过程。我百度了一些资料,算是有了基本了解,特别希望您能指点一二,不胜感激!
72楼 蓝色多瑙河113
谢谢分享 异动表有20个SHEET个人觉得也是容易出错的点,考核、考勤、社保、入离调转情况这四个大表来汇总到工资表内,个人感觉可操作性也很强。
71楼 宝童先森
感谢您的分享,我到我们公司来之前我们公司的工资,竟然是用计算器算的,然后再填写到上面的,我很郁闷。您的方法我很赞同,因为我也是这么做的,最主要的做好标记,并且有验证模型就不会出错,我们的思路都是相同的,这个你也不能完全怪小华。我自己喜爱计算机,所以平时积累了很多excel知识,公式、宏等都相对熟悉一点,知道数据之间的关系,就会意识到数据变化可能会出现的状况,但是很多女孩子,不喜欢计算机的人就不会这样了,我们公司财务的excel还不如我这个半路自学的。
我们公司的项目比较简单(没有保险、加班,嘿嘿,这不是重点),异动或者规律性的东西都在一个表格里面,这样每月做工资,我只需要填写基础数据,就可以生成所有数据,然后吧需要打印的地方设置为打印区域就好了,当然,数据量很大就需要单独的表格,否则会眼花缭乱,适得其反。
在这一方面,您是我的老师,我想学习更多,了解更多,以后我们公司也会涉及更多的工资内容,所以我想向您学习一下,希望您能把您做的公司表样表分享给我,我学习一下,我万分感谢:我的qq邮箱:453606946@qq.com
70楼 素颜笑笑
思路清晰,感谢分享
69楼 tina189
有点复杂,能配图么
68楼 筱桐
配上表格表达更明了,谢谢分享!
67楼 helennkg
感谢分享
66楼 闲庭信步HR
感谢分享!
65楼 nd_never
谢谢您的分享,要是有图片就更好了!
64楼 flyaway138
能不能截图说,话说其实大概意思能懂,但是这中间有EXCEL表的关系~
63楼 依帆
没看懂
62楼 缤纷913
前辈 能否附加上你的表格 让我们也借鉴一下呢
61楼 hr甜橙
hr米雅老师,我想加您为好友,可是就是找不到那个页面,呵呵
60楼 niuli58899
和我目前信息步骤有相同之处,我非常理解靠手工核算400人工资的压力,如果要保证完全没有错误非常非常困难,首先我的工作主要部分是薪酬与绩效考核,每个月工资核算周期是25-次月10号,而且分为7个小单位,每个单位上交数据时间不同。。。我也是自己分析最后总结出一套自己的操作方式,首先根据花名册建立一套副表(包括部门,岗位,姓名,入职日期,因为工资结构中有工龄项,所以入职日期必不可少,另外不同岗位享受不同补助),根据副表核算出工资明细(拆分工资结构,设计具体明细),最后做出实发及汇总表。。。第一个月非常难,相当于建立400人资料。。。。。但以后的每月只要把每个月人员异动信息统计到副表中(入、离、调职调薪、绩效扣款等等)用不同颜色标记,最后只需要要工资表中将这些信息更新就可以了。。。。
59楼 小谢谢00
谢谢分享,要是附上表格,看懂的人就会更多了。
58楼 一棵树都有人抢
跟我们工资计算有很大区别,竟然看了半天没看懂
57楼 傲磊
具有操作性指导意义 学习收藏
56楼 快乐贤妈
真得是解决问题的好办法。学习了
55楼 芊芊宝贝菲儿
听你们说的好复杂,我刚做人事不久,公司就50个人的样子,工资也是要我来核算的,但是我们就么有那么麻烦,相对简单多了,其实你们这样的觉得很锻炼人咧,
1234下一页