了解个体,是评估个体的基本前提。
作为一个学法律出身的人,我对于客观事实本身有一种很深的信任感,如果一项判断是基于百分之百的事实做出的,我就会对之有高度的信心并愿意坚持到底。这一特点在绩效管理领域的表现就是,我会很关注绩效契约双方的实际情况,我会花很多时间去收集和个体及组织有关的信息,确保我做判断的基础依据是真实有效的,经得起推敲的。这项特质用在探索性决策领域、创造性设计领域是比较要命的,多数情况下都会带来失败,不过,幸运的是,绩效管理相对而言,也算是一项较为务实的工作,更倾向于基于事实做判断,所以我这一特质倒还没有对工作造成太大的困扰,有时候甚至还会得到鼓励,或者是被要求要这样做。
在了解个体的信息时,我通常会关注以下几方面的内容:实际履行的工作职责;个体具备的工作技能;个体的职业规划;个体的品质特征等。这些内容可以通过访谈,也可以通过查阅资料的方式来获取,我自己比较倾向于先查阅资料,再进行访谈的方式,并且会花很多时间做访谈且对访谈的内容进行确认,其原因在于,很多时候岗位的工作变化速度会比书面文件的更新速度要快,换句话说,存在岗位工作发生了变动但和岗位工作有关的文件却未更新的情况,所以,为了获得准确的一手资料,和当事人进行大量的访谈并确保自己获取的信息是真实可靠的,就显得有必要了。
(一)了解个体工作职责
在了解个体的工作职责领域,我拟分享一个小小的案例。
有一次,我得到一个指令,要求去评估一位高阶的总监,确定其去留,因为组织内部的种种原因,有关这位总监的履职情况完全缺失,为了完成这项工作,我只得从最基础的信息收集开始做。
我找到这位总监,先从外围入手,了解了该部门的运作情况,跟着就开始沟通他的岗位工作。我向他提了一个问题:你目前负责的、最核心的工作主要包括哪些?
总监给我的回答滴水不漏,他说,我负责都是核心工作。作为总监,我承担了承上启下的职能,我向下传递上级的决策,也向上传递下级的想法,同时我还要管理好团队,实现上级的想法。
这样抽象,笼统的回答,不是我要的答案。我说,那你的工作列表中,花费时间最多的工作,排名前四位的各是什么呢?
收集岗位信息的时候,我会倾向于使用这一排名前四原则,即当个体提交的工作事项过多,或者提交的工作很零散,我会让他以花费的时间为衡量标准,将排名前四位的工作列举出来,我的推理逻辑是:对于执行层的岗位而言,在当事人能够正常履行岗位职责的前提下,日常工作中花费他最多时间的工作,多数情况下,会是这一岗位的主要工作内容。
总监说,我承担了大量工作,这些工作有些是岗位要求的,有些是岗位未要求的。
我说,好,我们来逐项的清理,你先把排名前四位的工作列出来,我来帮你分解,如果是非你这岗位要求的,我会跟进这些工作的二度分配。
总监说,你这样对待我不公平,公司安排给我的各项工作我都完成的很好,现在你告诉我说,不是我份内的工作,要做二度分配,那我从前已经做过的那些要怎么算?
我说,这都是取决于你的,如果你坚持不做二度分配,那么,我也可以跟进将这些工作正式分配给你事宜。
总监说,都说了这些工作不是我岗位要求的了,你为什么要分配给我?
我不肯定总监心里想的是什么,但是我也是做了准备才进场的选手,知道如果顺着总监的话往下谈的话,此次的访谈就极有可能会偏离主题。我说,总监,我现在问你一个问题,对于工作的分配,你有清晰的想法吗?
总监说,我没想法,我听公司的安排。
我说,那好,现在我来分享我的想法,如果你觉得可行,我就上报公司,由公司斟酌给出安排。我的想法是这样,首先,我们先理清楚你目前都有哪些具体的工作事项,这些工作事项中,花费你最多时间的前四项工作各是什么。其次,我们来分析,这些工作事项,哪些是和你目前岗位有关的,如果都是有关且很重要的,那么,工作就直接转化为岗位职责,我们据此来设计后续的管理规则;如果存在有不相关的事项,那么,首先考虑你的意愿,如果你想保留之,我会跟进协调将这些工作纳入你的岗位职责,如果你想删除之,我会跟进协调,将这些工作安排到其他相关岗位。你看这样可以吗?
总监说,你的思路我理解了,很清楚。我就是觉得很郁闷,我干了很多活儿,但其中很多别人都没看到,公司也不重视,这些活儿我少干一样就会有人指责我,但是我干好了却没人关心。
我耐心的说,正因如此,我们才更加需要把你做的工作逐项的清理出来啊,让公司知道你都付出了多少努力。
总监说,我就怕我说出来公司反而找到怪罪我的理由。你不说我也知道,公司派你来找我,肯定是有原因的,多少也是觉得我工作没干好,但是,公司不知道,我的工作干的不太好,不是我的问题,是公司的问题,我没有得到足够的支持,跟我配合的人都不怎么样,我还要为别人的错误承担责任,这种状况下,我怎么能把工作干好。就说上次开会吧,我确实做错了,公司几个领导,只知道指责我,没给我任何实质的帮助,我也想要提高我的表现啊,但是得有人、有资源给我啊。
我说,首先公司方面没有人觉得你工作没干好,你是付出了努力的,事实反而是,正像你所说的,公司方面存在问题,未能给你足够的支持,所以我才会来找你,帮助你清理下目前的工作,看下公司需要为你提供哪些资源和帮助,才能使你更好的投入工作。
总监说,DK,我做得实在是太累了,公司的安排不合理。
我说,是,肯定是有不合理的地方,但是光是指出存在不合理这一事实还不够,我们还要把不合理的地方找出来,解决掉,这样才是对工作、对你、对公 司都有帮助的表现。
总监不吭声。
我等了他片刻之后说,现在,我们来清理下你的核心工作吧。
总监沉默了一会儿之后,同意了。
从这个案例出发,我总结出来的,在做个体的工作职责收集层面的,有以下这些注意事项:
首先,至始至终,记住访谈目标是什么。
在工作职责收集领域,目标是:收集到岗位任职人清晰、明确、具体的工作事项,并按重要度排列好。这一目标在访谈的过程中要贯穿始终,不管岗位任职人如何回避,如何顾左右而言他,如果敷衍,答非所问,都不能妨碍这一目标的推进。
其次,尽量做到一次只做一件事。
因为个体的工作职责很多时候是和组织的需求,其他相关岗位的需求乃至所在部门的需求有关的,个体偶尔还会顺带提供个人在履职过程中的想法,建议和评价,这使沟通中传递出来的信息是较为复杂的,这个时候,头脑中哪怕是一瞬间的放松,就可能会陷入信息方阵里边出不来。其结果是:你以为自己掌握了很多信息,但最关键的任务却未完成。
就好像上边列举的例子,总监在和我交谈的过程中,至少提供了四方面的信息:其一,他认为个人的工作中存在非他职位该承担的工作,这部分工作他希望有一个处理意见;其二,他认为的个人的工作未得到公司认可;其三,他认为公司存在问题,未给他资源和支持;其四,他很累,公司安排不合理。这些可能都是客观存在的,也都是需要我去反馈以及跟进解决的,但我很清楚的知道,这些事项不在我此次访谈需要解决的问题之列。所以,我的处理方式就是,接受他说的所有的话,但坚持事情要一件一件的做,先要把工作职责清理完。
其三,所有收集到的信息,都要和岗位任职人确认。
信息确认工作是一个反复的过程,也是一个推进思考的过程,所以,不仅在访谈的时候要反复确认,就算是经过确认的信息,整理成文档之后,和当事人再一次的确认也都是很必要的。这可以确保收集到的信息最接近真实的,并且相对稳定的。
最后,在对信息做分析处理的时候,适当的删繁就简,概括归纳是较为可取的。
原则上,如实的记录原始信息是很重要的,不过呢,考虑到作为信息提供方的当事人是千差万别的,万一遇到个把出口千言,离题万里的,又或者喜欢由点及面,无限阐述和扩充的个体,将对方说的话全文记录下来,就显得不是很有必要了,此时可以对信息进行删繁就简和归纳总结,并将抽象概括出的点和当事人确认清楚,即方便记录,也便于稍后的分析。
【作者简介】
米雅,中国政法大学经济法系本科毕业,厦门大学MBA,半道出家人力资源从业者,先后做过销售跟单,产品经理助理,总经理助理,人力资源总监,喜欢逻辑和数学,喜欢构建管理规则,发现和解决问题者。出版过两本书,但是距离著作等身还有很长远的路。已经出版的书籍是《管理手记:人力资源经理是怎么思考和解决问题的》和《管理手记:人力资源经理是怎么做薪酬管理的》,稍后会给小文子试读版本,提供给大家交流。
这是我来三茅的第一篇文章,期待各位的互动!
173楼 weeee
我为什么喜欢米雅老师的文章,大家都知道STAR法则,因为她的全是用案例说话的。
172楼 冰箱里的鱼儿520
谢谢米雅老师,真心受益匪浅,具体案例分析真的很实用,老师辛苦了!
171楼 沈语
米雅老师的这篇可以作为个体面谈的教科书了:化繁为简、逻辑清晰
170楼 紫晴木易
目标很明确,思路很清晰,谈话也很有耐心,有技巧,善于把握和稳定访谈者的心态和情绪,值得学习!
169楼 JuliaZMY
目标明确,思路清晰,把人资工作做的有板有眼,佩服!
168楼 micel
目标明确,重点突出,思路清晰,值得学习。最近刚在看米雅老师的一本书《管理手记》。
167楼 Gitina
好棒的米雅老师,条理清晰。
166楼 茜茜1102
内容很强大,要好好学习了,谢谢分享!
165楼 蘑菇826
前四法则,学习了。谢谢。
164楼 飞扬的丫头
下班前看了米雅在三茅的文章,顶!
文中告诉大家做事情的思路和方法,让我想起了一句话,授人于鱼,不如授人于渔。受益非浅,我觉得光读一遍是不够的!
163楼 hr甜橙
嗯,的确是很值得借鉴,谈心、汇报工作、考评、上下级沟通等等,我平时好像就喜欢扯七扯八,这些明白了要抓住重点,一开始的目的,才能达成
162楼 夏小橘
同样是法律出身,毕业后转行做HR,很佩服作者严谨的工作态度和周密的逻辑思维,值得学习
161楼 764120801
我现在正在学习做员工关系这一块,象这样明确访谈目的,不卑不亢地谈话方式,正是我要学习的!
160楼 曼殊Amy
岗位说明书这个东西我们就没有,存在的只是招人时的JD,比较笼统,导致考核的时候目标不清晰,在具体性和衡量性方面失去依据,做KPI时有得重新梳理岗位职责。笔者分享的很好,不管对方怎么绕,都要目的清晰的引导他,将实际的岗位职责梳理出来。
159楼 快乐贤妈
米雅,你好,看到“法律出身”的标题,我就感兴趣进来了,因为我也是法律专业出身,毕业后从事HR。没想到更凑巧的是咱们都是中国政法大学毕业的,真是好巧噢。其实职场上法律人做人力资源确实有独特的思维和行事方式,希望有机会与你多交流。
木景言
@快乐贤妈:我也是法律专业出身的
快乐贤妈
@木景言:又一个同行,愿我们的队伍越来越壮大噢
158楼 阿茂3
谈话的方式很值得学习
157楼 烟火2017赵季珍
拨云见日,目的性很强,实用性很强,在作岗位说明书时可以借用。
156楼 小楼一夜听春雨者
赞,让我学习分析问问题的思路和方法!谢谢
155楼 麦兜呛当当
很棒的分享,赞!
154楼 killer1314
学习了!
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