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【理论学习】年假不休能否清零,HR如何合规计算和管理年假?

作者 宋教授 2021-03-24 17:44 3179
小李是我公司的一位业务员,入职已有2年多了,最近突然向公司提出近两年从未休年假,因此要求公司支付未休年假对应的折算工资。而公司认为《员工手册》中明确规定了“若员工本人当年未提出年假申请,则视为自动放弃年休假”,因此该员工年休假应“自动清零”,不存在补偿。请问各位HR,年假天数应该如何计算?面对这种情况,HR应该如何合规管理企业年假呢?
小李是我公司的一位业务员,入职已有2年多了,最近突然向公司提出近两年从未休年假,因此要求公司支付未休年假对应的折算工资。而公司认为《员工手册》中明确规定了“若员工本人当年未提出年假申请,则视为自动放弃年休假”,因此该员工年休假应“自动清零”,不存在补偿。请问各位HR,年假天数应该如何计算?面对这种情况,HR应该如何合规管理企业年假呢?
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我,经历过类似的情况。

本案主人公小李入职2年多,目前仍在职,但从未休过年休假,他现在要求公司支付未休年假的工资,而公司明确规定若员工本人当年未提出年假申请,是视为自动放弃年休假,公司因此认为小李的年休假“自动清零”,不存在补偿或支付工资一说。

  在裁判谁是谁非之前,不妨来看看以下十个关于年假的问题,然后就能够判断了:

1、什么是年休假

  年休假,也叫带薪年假,按照《职工带薪年休假条例》第3条第1款规定:职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。

  同时规定,用人单位应当依法安排员工休年休假,除非员工放弃,那么,这个放弃,需要有书面的材料和证据证明。否则,用人单位应当按每天300%支付员工应休而未休年休假期的工资。

  员工在年休假期间享有与正常工作期间相同的工资,单位不得以休假为由扣出任何数额年休假期间的工资。

2、享受带薪年休假有什么要求

  按照《职工带薪年休假条例》第2条规定,在用人单位连续工作满1年以上的员工,有权享受带薪年休假。

  对此,有人认为是指在本单位工作满1年以上。这样的理解是不正确的,应当是:工作满1年以上,是指员工社会工龄满1年之上,并不是指新入职单位。

  如,张三2018年7月从学校毕业参加工作并入职A公司,2019年8月离职并入职B公司。根据《职工带薪年休假条例》的规定,张三从 2019年8月入职那天起,就可以向B公司申请年休假了,而不是入职B公司满1年后即2020年8月才可以申请带薪年休假。

  至于有的单位要求员工提供既往工作经历的证明,员工也应当配合提供,否则是难以说清楚自己是在就业还是失业状态的,提供的证明,可以是用人单位开具的在职证明,也可以是缴纳社保的证明。

3、哪些员工不能享受带薪年休假

  按照《职工带薪年休假条例》第4条规定,下列情形之一的员工,不能享受当年带薪年休假:

1)职工依法享受寒暑假,其休假天数多于年休假天数的。如享受寒暑假的学校教职工。

2)职工请事假累计20天上,且单位按照规定不扣工资的。

3)累计工作满1年不满10年的职工,请病假累计2个月以上的。

4)累计工作满10年不满20年的职工,请病假累计3个月以上的。

5)累计工作满20年以上的职工,请病假累计4个月以上的。

4 、员工享受带薪年休假与单位性质有关吗

  按照《职工带薪年休假条例》第2条规定,以下单位的员工,依法享受带薪年休假:机关、团体、企业、事业单位、民办非企业单位、有雇工的个体工商户。

  可以看出,企业员工当然享有年休假,学校、国家机关、人民团体、公益组织、个体工商户等单位或组织,其员工依法应享有年休假。

  可以看出,不管是内资、外资,还是国有、民营单位,只要在我国境内,其员工都享有年休假的权利。

5、员工年休假天数如何计算

  按照《企业职工带薪年休假实施办法》第5条第1款规定:职工新进用人单位且符合本办法第3条规定的,当年度年休假天数,按照在本单位剩余日历天数折算确定,折算后不足1整天的部分不享受年休假。

  这里讲的第3条规定,就是是指员工社会总工龄已满一年,不是指新入职单位工作满一年,是指参加社会工作满一年,这是许多HR包括管理者都容易理解偏差的,当然,也是许多员工这样的理解,于是一些管理者甚至HR就拿这样的理解来糊弄员工,认为只要员工接受不说什么,就这样一直操作下去,这也是不正确的做法。

  按照同条第2款规定,年休假折算方法为:(当年度在本单位剩余日历天数÷365天)×职工本人全年应当享受的年休假天数。

  比如:截止2018年12月底,李四参加工作已经5年,就是指李四的社会总工龄有5年了,那么,他2019年1月2日入职A公司,从入职第二天即2019年1月3日起,他就可以申请带薪年体假的天数为:(364天÷365天)×5天≈4.98天,按照规定取整数,所以李四的年休假为4天。

  但是,如果李四一直到2019年11月9日才入职A公司,那么,他可以申请的带薪年休假天数是:(52天÷365天)×5天≈0.71天,但是,由于0.71天小于1天,所以按照规定,李四不能享受当年年休假。

  现实工作中,有的单位是按照员工入职第二天到次年对应入职日的第二天开始享受年休假,而且当年就给年休假5天,也不管社会总工龄的情况,以后每年都如此处理,这显然与法律规定是不相符的。

  当然,有的单位按照员工入职年限长短,逐年增加年休假的做法,也是为了鼓励员工更加稳定的在本单位工作,这种做法可以理解,但如果员工享受的年休假没有达到国家规定的天数,也是不合法的,如果超出国家规定的天数,这也算是一种企业福利,当然应予以鼓励。

  比如:王五刚从学校毕业就入职A公司,也就是说还没有社会工龄,那么,满一年后就可以享受年休假了,如果A公司规定员工享受年休假是:满一年享受一天、满两年享受两天、满三年享受三天等类似递进式做法,显然与法律规定相悖。按照法律规定,满一年二年直到满五年都是每年享受五天年休假,单位不能想当然的减少员工的年休假,除非满一年享受五天、满两年享受六天这样超出国家规定的休假。

6、年休假可以跨年休吗?

  一般来说,年休假不得跨年度休,这既考虑到用人单位本年度工作汇总的需要,也考虑到财务做账的需要,如果跨年,无疑会增加用人单位的管理成本和复杂程度。

  但是,也有特殊情况,也就是,按照《职工带薪年休假条例》第5条规定:

  年休假在一个年度内可以集中安排,也可以分段安排,一般不跨年安排。单位因生产、工作特点确有必要跨年度安排职工年休假的,可以跨1个年度安排。

  也就是说,年休假以当年安排休完为首先考虑,跨年度安排则属生产、工作等特殊情况下的不得已而为之,确需跨年度休假的,只能能跨一个年度,不能等到第三年甚至更长时间再来休第一年的年休假。

  比如:员工张某2019享有5天年休假,原则上只能在2019年内休完这5天假,但经单位同意,可以跨年度休完,但必须在2020年内休完这5天,不能再延迟到2021年或更远的未来了。

7、年休假过期作废吗?

  对于没休完的年休假,根本就没有过期作废的说法。但为什么在现实工作中却经常听到这样的说词呢?

  我想,一是用人单位或管理人员为了自己管理方便、或者减少员工休假而进行的简单管理;二是一些不明究理的员工自己的粗浅认识,并且在员工中相互传播。

  实际上,法律规定,原则上年休假需要在当年休完,确实存在特殊情况才可以跨年休,但是,最多只能跨一个年度。

  所以,除非员工书面说明并签名放弃本年度年休假,即使员工在跨年度的第二年没有休完的年休假,用人单位也应当按日工资300%支付给员工,否则,即使仲裁或诉讼,员工也会胜出的。

8、遇法定节假日/双休日,年休假怎么处理?

  按照《职工带薪年休假条例》第3条第2款规定:国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。

  比如:今年国庆假期共8天即从10月1日至8日,如果用人单位安排员工在这8天内休年休假,则可以认为用人单位没有安排员工休年休假。也就是说,如果在此期间安排了员工休年休假,那么,员工也可以在今后其他时段来休年休假,而单位不得无故拒绝

9、 非全日制员工有年休假吗?

  《劳动合同法》规定了两种用工方式:即全日制和非全日制。全日制是指每天法定工作不超过8小时,平均每周工作不超过40个小时;非全日制是指每天平均工作不超过4小时,每周累计最长不超过24小时。

  从事实上看,非全日制与兼职类似,用工更加灵活,实际上,劳动者除了工作,已经拥有了更多的休息时间,所以,法律没有规定其享有年休假。当然,如果一个人同时在多个单位从事非全日制的工作,虽然每天累计工作时间可能达到甚至超过8小时,但平均到每个单位,如果每天不足4小时每周累计不超过24小时,同样也是不能在任何一个单位享有年休假的。

  不少地区在本地区的《企业职工带薪年休假实施办法》适用范围中的“职工”,就明确规定为实行全日制用工制度的用人单位职工。

  所以,非全日制员工不享有年休假。

10、最长可主张几年的年休假工资?

  目前在理论与运用中也存在一定争议:

  有人认为,年休假属于劳动报酬范围,应当适用《劳动争议调解仲裁法》第27条的规定,也就是:劳动者请求用人单位支付带薪年休假工资的,其仲裁请求应从劳动关系终止之日起一年内提出。若劳动关系仍在存续期间,因拖欠劳动报酬发生争议的,劳动者申请仲裁不受本条第一款规定的仲裁时效期间的限制,即不受一年的限制。

  假如情况比较特别一点,也就是,如果员工自工作以来,根本就没休过年休假,如果主张年休假工资,最长可以达到几年?比如:李四2010年1月入职A公司,即使不管其以前的社会工龄,从2011年2月起,每年都可以享受至少4天的年休假,但是到2020年的今天,他每年都没有休过年休假,也没有从A公司那里获得应休未休年休假的工资,那么,如果李四这时主张年休假工资,是可以主张2011年到2019这9年的年休假工资,还是只能主张2020年当年的年休假工资?

  对于以上疑问,目前法律没有明文规定,全国各地实践时也不完全一致。但是,有不少地区,具体到仲裁或法院判决时,一般同意员工可以主张最近2年的年休假工资,超过2年的,一般不支持。

 

  所以本案的处理可以是:

1、总体建议:

  本案小李主张近两年应休未休年休假的折算工资是应当得到支持的,但具体情况应该具体分析,不能一概而论,而用人单位规定的“自动清零”是不合法的,不应得到支持。

2、举例说明:

  比如,如果小李主张时,该年度仍未结束(如小李2017年2月1日入职,2019年5月1日主张工资),那么,用人单位是可以安排小李休最近一年的年休假,而不用支付这一年未休年休假的工资,而满第一年后未休年休假,用人单位则需要支付小李相应的工资;如果小李主张时,那两个未休年假的年度均已结束(如小李2016年12月26日入职,2019年2月5日主张工资),那么,用人单位则需向小李支付这两个年度内未休年休假的工资。

  当然,如果用人单位与小李达成了补休以上全部或部分年休假的协议,那么,未达成协议部分的年休假,用人单位则需支付相应的工资。

3、年假管理:

  个人认为,用人单位在管理员工年休假时,可以这样来应对:

1)管理:

  利用EXCEL表或管理软件,根据员工入职时间或社会工龄等,在员工“应该休某年年休假到期日前一个月或更长时间”设置提醒HR及管理人员,这样不容易忘记或漏掉;同时修改完善相应年休假制度,做到合法。

2)安排:

  及时通知各用人部门和员工本人,在到期日安排年假。如因工作或其他原因不能休假的,填写情况说明表,并明确今后安排休假的截止日期,承诺不得再因任何情况改期,否则追究管理人员责任。

3)意外:

  百密难免一疏,如果确实出现某些员工或中高层管理人员没有未应休年假的情况,HR可定期将情况汇报给公司领导,建议及时安排补休或核发相应工资,经协商、批准后执行。当然,也可以根据领导意见,对这些未休年假的员工,采取“员工主动主张时才给予理睬”的做法。

 

  如果有其他不同看法和做法的,欢迎分享和指正,谢谢大家!

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