杂事多—关键理顺其次借力

作者秉骏哥李志勇更新于：2016-03-12 15:00 1897

内容来自 2016-03-17 打卡话题

　　我是一家小公司的行政人事主管，说是主管，却一个下属也没有，我们公司是2013年成立的，到现在为止有20多人。
　　我是公司一成立就来的，刚开始的时候事情还不多，主要做一些行政类的工作，可是现在工作越来越多，事情越来越杂，除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等，还要负责社保、考勤、招聘、培训工作；除了这些，老板一有什么事情就会吩咐我去做，我还要充当老板的秘书的角色，负责上传下达。有的时候工作太杂太多，都知道该如何是好，现在感觉有点压抑，有点累。
　　请教大家，工作越来越多，事情越来越复杂，该如何管理好自己的工作？

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小公司人事/行政/秘书/打杂/随叫随到等工作集于1人的情况非常多，借今天这个机会，与大家共享下我的想法：

能胜任不容易

就工作内容而言，这样的人应当要熟悉：招聘、培训、薪资、考核、考勤、社保、工伤、员工关系、公文写作、证照管理及年审、资料保管、会议主持、纪要编写、食堂宿舍管理、保洁保安管理、ISO认证、内外接待、老板或高管私事处理等。

面对这些内容，不说做得特别出色或优秀，要及时圆满完成，应当具备的能力或个性有：内外向均有且需稳重、对人资各模块能实操且具有一定理论基础、工伤社保及政府办事流程熟练、与上级及各色员工顺畅沟通、能处理复杂事务且不抱怨、有一定写作能力、记忆力好、耐性好、能理顺杂事、知晓各事情轻重缓急和先后顺序、能处理繁杂工作与生活、权利欲不强、服务意识好、受得了他人白眼和批评。

先理顺再管好

楼主承担着许多事务性工作，全年、每个月的工作还是有一些是固定的，比如：计划性的培训、每月薪资核算、证照年审、公司大型活动、例会、认证、年底的年计划年总结、年会等，另外，一些有季节性的工作，如：春节后集中招聘、员工劳动合同续签等，总之，要将这些预先知道的事务列成计划，展示在显眼位置，随时提醒自己。

其他无法预先知道的事情，也可以根据经历过这二三年经验来推断，比如：哪些领导有什么爱好、私事、处理事情是什么个性要求等，总之，认真梳理所有大小事情，按照事情从大到小、从急到缓这个顺序，列出下周及明天自己的工作安排，必要时，可以给上级领导看下，这样就更完善。简单来说，就是做好“日清日高”的“今天小结、明天安排”这个习惯。

与同事协调好

独自1人承担这些事务，难免会出现撞车的情况，比如：在社保局为员工办理社保时，公司领导打来电话让回来处理其他事情，这时怎么办？社保办理也有时间性（一般是每月20日前），否则会影响及时性，领导安排的事也必须立即处理，没有分身术也。

虽然本部门就只有自己一个人，但如果自己平时注意处好与其他部门同事的关系，特别是经常在办公室里的同事，将自己某些简单的事情处理流程和注意事项，让他们也知道，甚至他们有空时可以带着熟悉操作，当然如果自己有空，也可以学习下他们某些工作的流程。这样，时间稍长点，自己工作的某些事情，在自己不在公司时，可以打电话让他们他为处理下，反正责任是自己承担的。也就是说，处理好这些关系，对自己目前的工作是有帮助的，可以适当减轻繁忙程度，不会显得那么累。

优化流程建议

楼主承担了那么多杂事，经过二年多的实际工作，楼主自己、上级领导和其他部门都看在眼里、记在心里，如果楼主梳理下目前自己手中的事项、所需时间或精力、影响工作质量的程度等，提出自己的流程优化建议，从时间上、费用上多加考虑。

当然，优化也包括将一些工作和职责分解到其他部门或人员头上，特别是行政方面的工作，比如：某些财务人员是可以承担一部分的。这正是楼主向领导讲出来的较好机会，领导会认真考虑的。

部分卡友可能会想到增加编制，20多人的公司，怎么可能行政人事要2个人，这种话说都不能说，说出来一定会被批评的，只可能让其他部门有关人员兼着承担行政人事方面的某些工作，同时不能丢下他的本职部门工作。

您若有职业、人生或其他方面困惑，可与我交流

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