上篇：人力资源专员如何上手（下）https://www.hrloo.com/rz/13510298.html
接着介绍人力资源专员中的人事专员，应知应会。
人事专员应知应会，介绍了通讯录整理、入职离职手续办理、考勤处理、劳动合同签订、劳动合同处理、人事月报编制、社保公积金办理、人事信息库维护、福利统计发放、入职离职手续办理、档案资料保存、职称办理、领导临时交办的其他任务等人事专员层次的工作任务、技能。
虽然不同的公司对人事专员的职责、要求有所出入，但能完成上述事项，可以算相对合格的人事专员了。
一、考勤处理
下面，用一句话来概括考勤处理具体做什么：根据公司的考勤流程，通过不同的考勤打卡方式提取、审核日考勤数据，监督日常考勤行为，制作月考勤记录表，统计月出勤、缺勤数据，在规定时限内提交下道工序的负责人员。
二、考勤打卡几种方式
常见的考勤打卡方式有：考勤表签字、纸质打卡、电子打卡、指纹打卡。
1、考勤表签字。在前台、车间放置纸质考勤表，墙上挂考勤钟，由员工手写上下班时间并签名。
2、纸质打卡。在前台、车间放置考勤机，每个员工有一张纸质卡片，员工自行将卡片插入考勤机，考勤机在卡片上打印姓名、上下班时间、中途进出时间。
3、 电子打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷胸卡(餐卡)，门禁系统自动记录姓名、上下班时间。
4、 指纹打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷指纹，门禁系统自动记录姓名、上下班时间、中途进出时间。电子打卡、指纹打卡的考勤数据，可在电脑中导出Excel 表，一般由前台协助，定期提交给人事专员。
随着移动互联网的发展，也出现了新的打卡方式：QQ 群、网站等开通了“签到”功能，智能手机也提供了远程打卡的功能。如三茅人力资源网的用户每日(工作日)可通过网络、手机打卡，这些HR 用户因此被称为“卡卡”。
三、日考勤数据是怎样的
不管选择哪种考勤打卡方式，原则上都应手工整理，或通过Excel 导出，变成日考勤记录表，为制作周、月考勤记录表提供基础。
下面，以××科技公司为例。2010 年10 月15 日，当天是星期五，该公司规定8:30 上班，采用指纹打卡。门禁系统通过Excel 导出数据，形成日考勤数据表，见表2.6 。
表2.6 日考勤数据表示例(考勤机导出的部分数据)
|
部门
|
证件号
|
姓名
|
打卡日期
|
星期
|
打卡1
|
打卡2
|
|
|
19
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:27:48
|
8:27:49
|
|
|
27
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
18
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:18:36
|
|
|
|
38
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:28:03
|
|
|
|
49
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
3
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
5
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:29:40
|
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|
|
7
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
32
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:16:35
|
|
|
|
33
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
34
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:02:41
|
|
|
|
36
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
37
|
|
2010.10.15
|
五
|
|
|
|
|
39
|
|
2010.10.15
|
五
|
8:09:36
|
|
注：证件号指员工指纹登记的序号。
由此表可见：当天打卡的员工，未出现迟到情况。但有部分没有打卡记录的，则需人事专员核实缺勤的不同情况。
注意：从门禁系统导出Excel 表是前台的职责，但对表中数据的核实是人事专员的职责，核实是需要花点精力的。
四、加班记录、请假记录是怎样的
考勤时，除了需要打卡记录上下班时间，还需要记录加班时间。加班记录表，见表2.7 。
表2.7 员工加班记录表
|
|
部门
|
员工姓名
|
加班日期
|
小时数
|
类别
|
加班事由
|
是否已批准
|
备注
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|
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|
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|
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|
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|
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|
|
|
注：部门根据公司实际情况来分类。类别指：法定节假日、双休日、平时。如有缺勤，还需要核实请假记录。员工请假申请表，见表2.8 。
表2.8 员工请假申请表
|
部门
|
|
姓名
|
|
|
职务/岗位
|
|
|
请假时间
|
从年月日时至年月
|
日时
|
销假时间
|
|
|
请假原因
|
|
|
|
|
部门意见
|
部门负责人签字：
|
|
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|
人力资源
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|
|
|
|
部意见
|
部门负责人签字：
|
|
|
|
备注
|
|
|
|
五、 月考勤记录表是怎样的
人事专员核实日考勤数据后，结合请假记录、加班记录、旷工记录等，需加工周、月考勤记录表。注意：做周表是为了提前把基础工作做完，否则到月末，事情堆积很多，会导致工作延误。
月考勤记录表一，见表2.9 。
表2.9 月考勤记录表一(部分信息)
|
序
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
|
号
|
部门
|
姓名
|
二
|
三
|
四
|
五
|
六
|
日
|
一
|
二
|
三
|
四
|
五
|
六
|
日
|
一
|
二
|
三
|
四
|
五
|
六
|
日
|
一
|
二
|
三
|
四
|
|
1
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
2
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
3
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
4
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
5
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
6
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
|
7
|
|
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
√
|
公
|
公
|
√
|
√
|
√
|
√
|
表中第一行，是每月的1—31 日，需设置当月对应的工作日、休息日。人事专员的工作内容，就是对每个员工每日的出勤缺勤状态进行符号标注。标注的依据是考勤打卡记录、其他请假旷工记录等。
符号标签：正常出勤=√，休息日=公。其他各类缺勤请假的符号示例，见表2.10 。
表2.10 考勤符号
|
符号
|
意义
|
英文名称
|
|
√
|
出勤
|
Present
|
|
SL
|
病假
|
Sick Leave
|
|
AB
|
旷工
|
Absent
|
|
AL
|
年假
|
Annual Leave
|
|
NP
|
无薪假
|
No Pay Leave
|
|
MH
|
婚假
|
Marital Holiday
|
|
符号
|
意义
|
英文名称
|
|
LA
|
迟到
|
Late
|
|
CL
|
补休
|
Compensate Leave
|
|
PH
|
公休日
|
Public Holiday
|
|
O
|
其他假
|
Others
|
|
ML
|
产假
|
Maternity Leave
|
|
SH
|
法定假
|
Statutory Holiday
|
|
×
|
缺勤
|
Absent
|
不同的公司，月考勤记录表类似，但出勤、缺勤的符号大多不同。月考勤记录样表二，见表2.11 。
表2.11 月考勤记录表二(部分信息)
|
姓名
|
1
|
2
|
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
|
|
X
|
X
|
|
P
|
|
|
X
|
X
|
X
|
S
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
X
|
X
|
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
T
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
X
|
X
|
X
|
X
|
|
|
|
O
|
O
|
|
O
|
|
|
O
|
O
|
O
|
O
|
O
|
|
|
O
|
O
|
O
|
O
|
O
|
|
|
W
|
W
|
W
|
W
|
W
|
|
|
O
|
O
|
O
|
O
|
|
月考勤记录表样表二的出勤、缺勤符号说明：X= 全勤、P= 事假、W= 婚假、O= 其他(请用批注注明：A= 年假、S= 病假、T= 外出培训、△=迟到、早退。另：半天的假期可用1/2 表示，如半天病假可用1/2S 表示。
六、月、年考勤统计表是怎样的
月考勤统计表，见表2.12 。
|
序号
|
职务/ 部门
|
员工姓名
|
迟到次数
|
出差天数
|
培训天数
|
调休天数
|
年假天数
|
事假天数
|
病假天数
|
婚假天数
|
护理假天数
|
产假天数
|
丧假天数
|
出勤天数
|
|
1
|
|
|
0
|
3
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
18
|
|
2
|
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
21
|
|
3
|
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
0
|
21
|
年考勤统计表，见表2.13 。
|
序号
|
姓名
|
科目
|
|
|
|
|
|
月份
|
|
|
|
|
|
合计
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
1
|
|
探亲假
|
2
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
2
|
|
探亲假
|
1
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8
|
|
|
3
|
|
旷工
|
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
4
|
|
病假
|
|
3
|
31
|
30
|
31
|
30
|
31
|
31
|
|
|
|
|
187
|
|
(续表)
|
序号
|
姓名
|
科目
|
|
|
|
|
|
月份
|
|
|
|
|
|
合计
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
5
|
|
病假
|
|
|
26
|
30
|
|
|
|
|
|
|
|
|
56
|
|
|
6
|
|
病假
|
|
|
11
|
30
|
|
12
|
31
|
31
|
|
|
|
|
115
|
|
|
7
|
|
婚假
|
|
|
6
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15
|
|
|
8
|
|
病假
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
9
|
|
事假
|
|
|
|
|
1
|
1
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
10
|
|
病假
|
|
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
|
|
9
|
|
七、考勤注意事项
新手除了易出差错，及时性也无法保证。有时想当然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影响下道工序的工作提交。所以，月考勤统计表，每周应及时更新。考勤统计是薪资计算、发放的一部分，考勤统计延误，会导致薪资计算的工期紧张，从而产生矛盾。
人事专员，尤其是新手，考勤管理的日常工作就是重复上述操作：从考勤机导出Excel 表，核实日考勤记录，形成月考勤统计表，提交给下道工序的负责人。
但是，考勤没有这么简单。还会碰到真考勤、假考勤、代刷卡、体系审核、拟上市、加班等更复杂的问题。人事专员熟手、人事主管对此有应付处理的经验。有时，人力资源部经理、副总都要过问考勤问题。在后面的章节，还会讲到更复杂的考勤问题。
[未完待续]
——选自张明辉新书《人力资源管理从入门到精通》，清华大学出版社，2015年2月版。
作者简介：
张明辉，绩效管理专家，毕业于浙江大学，现任杭州考典信息科技有限公司总经理。2002年起，在大中型企业、上市公司等担任过：薪酬与绩效主管、人力资源部经理、人力资源总监等职务。出版著作：经管畅销书《人力资源总监绩效管理笔记》（第4次印刷）、《从零开始学绩效指标设计》(第2次印刷)、《资深人力资源总监教你做薪酬-操作实务与设计技巧》（第4次印刷）。新书《人力资源管理从入门到精通》（清华大学出版社2015年2月版）已经出版上架，各大实体店、网店均有销售。
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实用
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社会实践会计
3楼 中元
如果假如一些相关的小技巧，小方法，感觉会更好，感谢老师的分享。
2楼 酸奶土豆
如果有关于考勤数据导出后的处理技巧介绍，就更好了。
1楼 晨妙儿
学习了，把最基础的学扎实！才能生巧！