严肃费用计划，管控报销流程，不合理的是要补差的

作者 xieqin 2014-09-09 09:44 597

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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我，经历过类似的情况。

我所就职的是成都IT软件公司，我对机械行业从没接触过，不敢妄言。但就报销问题，每个行业每个公司或多或少都会遇到类同的问题。我说下我公司是如何规范的。
一、费用计划的严谨性
    年度会和客户部的销售经理们一起坐下来制定目标，其中也包括费用预算，根据每位销售经理手中的项目不同（不同行业、新旧产品、区域、客户性质、所需的软件工程师、销售的人工等都是考虑因素）商定费用额度预算，而人力资源部（我）及财务部（财务经理）都会审核这一额度是否适度。（题外话：财务经理在公司十多年了，对业务相当熟悉的，我通过近一年的跟项目作项目管控也能作到70%熟悉业务，然后我与财务部老大是团结和谐滴）接着，让销售根据自己的工作进度和安排将费用分解到季度。在季度考核中，我是将工作计划的误差率是放到了绩效中的，这样也能更一进让销售不像以往那样泛作计划只图交差了事，先作到计划的严谨性。每月我与财务就项目跟踪情况出报表，每个项目，用工用费进度如何都会形成报表呈现给老板及各部门，目的是让大家都清楚项目是个啥情况，对不合理的用度或者是项目时间节点也会提前预警，同时也会及时校正项目中出现的问题。
二、管控好报销流程
    我们财务每周一要求提供各种报销单，过时不候（当然也有按实际情况过时也报）。这样让销售们都崩紧神经，到了周一要报账，就算业务再忙，实在回不来，也会吱会财务他那有笔什么费用。每周一例会时间一结束，销售们就粘票填单，自己部门老大最了解项目情况，也最了解费发生的合理性，审核对后签字交人事部，人事部老大拿出当初的费用计划，是原来审请费用的用途并用没超，核签，超了或者不是计划中审请的费用用途就要找销售说个一二三，待销售将说明白纸黑字写清楚，合理放行，不合理的真的就不能报。人事审签后交给财务，财务审签了再交到老板处审签，总之缺一个签字都报不了。而且财务和人事还经常被老板请去背书，所以人事和财务简直不敢不熟悉业务。
三、超了的费用是会从年度目标任务中折出的。（有时间再详说，每次早上学习都是无时间写完）

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