报到与入职手续办理

当应届毕业生如期而至，诸如接待、食宿安排、行李领取、入职登记、合同签订、档案挂靠、户口迁移、组织关系转移、入职引导与迎接见面会组织安排等，这些繁琐而又细致的报到与入职手续办理，又得够HR忙一阵子了。那如何做才能做得更好呢？个人认为我们要做好工作的分配：

HR要做的： 1、指导并协助新员工办好入职手续帮其办好工牌、门禁、饭卡、登记考勤指纹等有住宿舍需求的还需办理入住手续安顿好新员工。  2、公司周边地理环境、交通乘车、银行医院、租房餐饮等介绍公司内部办公环境指引如各部门办公区域分布、洗手间、茶水间位置指引等。  3、提前安排好其办公室或工作座位办公用品领用发放、电脑/内外网/邮箱配置、OA系统等帐号建立和密码设置等。4、公司概况介绍五险一金缴费扣款、发薪日等的介绍公司考勤制度、办公室5S、宿舍管理制度、员工手册等规章制度和企业文化的简单培训入职培训时还会全面详细介绍。 5、引见部门负责人及导师将新员工移交给用人部门管理。

部门负责人要做的： 1、带领新员工认识部门同事和相关领导熟悉部门工作环境和氛围介绍部门工作目标和方向团队成员组成和工作分工等。    2、岗位试用期工作目标确定、任务安排岗位工作职责和流程培训试用期转正考核标准和方式的确定等。 3、入职第一天陪新员工共进午餐熟悉饭堂就餐流程或公司周边餐厅状况等。4、新员工试用期工作指导传帮带等帮助其解决碰到的困难和问题等。 5、做新员工生活好帮手担任企业文化价值观的第一宣导者和新员工日常行为规范的教员。6、新员工心态关注和试用期工作考核监督等。

   总之,入职引导需要HR部门和业务部门的通力协作,需要HR和导师的共同努力,象对自己的亲人一样给予新人无微不至的关怀和指导,新人快速融入和上手就自然水到渠成了。  

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        今日话题是从事中实施角度来说：如果事前的准备工作做得非常充分，那么对应届毕业生的接待应当是水到渠成的事情，应届毕业生走出校门来到工作岗位，心情是既忐忑而又兴奋，做为企业就应该帮助他们尽快熟悉环境、适应身份的转变，融入新的团队、开始职场生涯。下面说一下在相关手续时候应当注意的要点：

        ★接    待：应由当初校选会面试该批毕业生的人员专程接站（或其他交通工具），接站人员应提前准备好人员名册及联系方式，避免因为人员不熟悉而发生的意外情况。

        ★食宿安排：如有厂区宿舍应提起安排好，安排时适当听取学生们对房间安排的意见；如无宿舍则应在其到来之前帮助联系好租住的房屋，或临时安排住宿，有学生们到职后自行选择租住地点。

        ★行李领取：太细节，不说了。

        ★入职登记：首先填写登记表，并要建立员工资料袋，将常用的资料准备齐全统一上交由人力部保管（后附一份我公司的需准备材料明细供有需要的卡友参考，材料中所说的扫描考勤资料是指我单位的打卡机——面部识别，悲催啊！）

        ★合同签订：视其取得报到证与否与毕业生及时签订劳动合同或实习协议，注意劳动合同相关附件是否一并签订，如培训协议书、职业危害告知书（有害环境企业需需签订）等。

        ★档案挂靠：学生档案根据企业是否具备存档资质处理，企业自行存档应查阅档案材料是否齐全，应有内容包括：毕业生学籍表、考试成绩单……。如委托存档机构存档，应由企业与存档机构一并拆阅，检查资料完整度，并应将有关常用的资料建立附件由企业保管。

        ★户口迁移：应及时衔接户籍所在派出所，由派出所将其户口落入公司集体户口册。建议落户之前与其签署相关协议，因为很多毕业生辞职后户籍不配合迁出，给企业的工作带来了麻烦。（后附一份我公司的集体户口落户协议书供有需要的卡友参考）

        ★组织关系转移：组织关系转移要注意及时，学校转移信开出后都有时效，应在限定时间内结转组织关系。

        ★迎接见面会组织安排：迎新见面会短暂为好、气氛要融洽的、消除毕业生的陌生感，加快其身份转变的过程。

        ★入职引导：应由人力部门组织学生与其所在部门的负责人进行接洽，双方互相了解、熟悉，为下一步开始的入职培训做好准备。

        以上内容即为相关手续办理程序及注意要点，可供卡友们参考。最后分享我公司一个有关“意外”的真实案例，与卡友们探讨一下问题的解决方法：

        案例：2011年经校选会招聘毕业生8人，约定当月末报到，报到后工作不久后，劳动合同已签，社会保险因尚未到月末办理手续日而尚未办理，其中一人反映“头痛”，经当地医院诊治未见好转，后经转至大医院经强化核磁共振确诊为“脑囊肿”。至此，卡友们说说怎么办？

        解决过程：

        1、积极送该员工住院治疗，并支付相关治疗费用，住院时公司派员陪护；

        2、及时通知家属前来配合治疗，通知学校配合做好家属工作；

        3、衔接社险为其缴纳社会保险，并申报医疗保险待遇；

        4、待其病情稳定后，安排其返回原籍进行康复治疗治疗；

        5、公司承担了一部分该学生的治疗费用，与该员工解除劳动合同。

        通过上述案例我想分享的经验是：

        1、入职之前的准备“体检”过程是必须的。该生入职应有体检过程，如果学校在毕业时未进行体检，那么企业也应该要求员工体检后上岗。虽然体检也不能检查到严重的病患，但是也可以证实HR人员履行了程序和职责，没有失职问题。

        2、一定要积极配合治疗，不要在费用上计较，在感情上、金钱上给予学生一定的帮助。

        3、病情稳定后即应与其家属协商劳动合同解除的问题，在对方同意劳动合同解除的基础上可以适当给予一定的经济补偿。

        发生这样的意外是谁也不愿意看到的事情，但它既然发生了HR就要去面对、去解决，此案例若纠结不清不仅耗时耗力而且最后往往付出的补偿更多，最佳之道就是：人性化处理、尽快了结！！

        附：1、2

      刚才去看了看改版后的资料库！感觉：很强大、很人性化，感谢三茅越做越好，希望卡友们都能都更好的支持三茅！因为三茅不仅是他们的，也是我们的……

https://zl.hrloo.com/special/

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      目前还没有，昨日分享的一份材料中已经详细分清版块详细细节，各自分工，而且经过老板同意，在统一执行的，补充点在办理入职中的问题：

一、迎接前的准备

1、根据情况进行专项方案，准备材料，打出横幅，并在宣传栏出公布实习生的即将到来的信息，广而告之。（其实鉴于昨天很多HR质疑我的方案可行度多少，其实很简单，有些只不过细致一点，周到一点，而且真的走了2次全部流程之后，我相信那时候类似的专项会议都可以少很多，直接HR按照惯例来操作）

二、入职办理

1、HR提前准备员工入职和军训所需物品，统一进行办理入职手续，签订实习协议，发放军训服装，员工入职指引（集团简介，入职小贴士，防暑防寒的知识）。

注意点如下：

①将学生带至空间舒适的大包厢或者会议室，以免拥挤无序，影响HR部门的形象和氛围。

②与学生详细说明相应表格的填写方法并提供模板进行参考，我们在第一次实行的时候也曾经因为浪费了不少纸，还是模板最干脆。

③这期间要最好能够尽量让HR部门人员多一点给员工进行入职手续，不然让学生较长时间的等待，一对一的办理入职将远远达不到好的效率。

④同时在学生填写相应入职表格或者其他表格，期间收集员工号码，父母号码，制作临时通讯录，并告知员工与父母通电话保平安，同时HR也以酒店身份发条信息给学生父母以保平安（期间细微之处，可细细体会）。待员工更换本地号码之后制作一份新的通讯录。

三、熟悉工作区域周边区域

1、工作区域做一个简单了解相信无须我多言。

2、在周边区域介绍的时候，也尽量稍微详细点，除了就近的便利店，早点店，还需要超市，逛街区域，景点简介等。

上面的内容详细可查看前一天的内容，我们下面仔细看看一些问题吧，还是蛮多的：

1、 办公室恋情。

这个可以说是很可能发生也麻烦的事情，相信办公室恋情的麻烦大家都心知肚明，极少数才可能不影响。

对策：①在员工第一天入职时就应该明确告知。  

②可以通过领导和周边同事多多沟通了解此类状况。

2、 纪律松散。

可以说这也是问题，毕竟现在一些学生在学校松散惯了，来到宿舍制造了不少麻烦，比如晚上一直吵闹，宿舍晚归等。

对策：①在入职时候，以及培训员工手册时候就需要点明此类状况。    

②HR部门在员工入住后也要经常去关心员工，去宿舍转转，除了看看是否有违规行为，也可以看看是否能帮助学生切实解决一些问题，只要你帮忙了，我相信那些学生都会把你当做一个可以依靠信赖的好前辈。

3、能动性差

期间碰到过不少有问题的学生，不少问题来自于沟通不畅，不主动沟通，有些问题超级无厘头的，甚至于基本的一些饭菜质量不行，或者寝室缺少东西都不说，非要等到座谈会才肯说。

对策：①平时加强与学生的沟通，可以尽快更清楚的了解他们需求。

        ②鼓励学生及时的提出自己的生活困难。

4、要求过多，甚至无理要求

经历了多少年的教育和独生子女的毒害，个别学生已经过度的自我中心，无抗压能力。

对策：①在培训中明确指出，给予生活经历和自我对比差距性的洗礼，而且需要在培训时消灭他们不可一世的气焰，决不能只是一味的照顾学生，体贴是必要的，但是必须我们掌握主动权，对于无理的要求决不妥协。

在接待中我们无微不至，是我们的工作操守，职业礼貌对人才的尊重，但是在工作中我们不能搞差别化的对待，而且对于学生的关怀时间不能久，企业不只是只有学生，还有更多的老员工。

最近培训事项安排较多，有点疲惫，只能少少先分享这么多，期待大家经常的分享

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      我们是民营企业，操作和国有企业有点区别，像档案挂靠、户口迁移、组织关系转移入职时基本上没有哈，这些一般是在员工入职一段时间以后觉得想留在海南长期发展了，才会主动要求人资部来协助办理这些，但是诸如接待、食宿安排、行李领取、入职登记、入职引导与迎接见面会组织安排等些工作我们都是会做的。

       一、大学生报到需要提供的材料：

      （一）报到者在面试通过时会领到一张报到须知单，上面会列明报到需要提供的资料清单，明细单为：

      1、身份证原件及复印件

      2、1寸彩照6张（2张公司留用，4张办社保用）

      3、学历证书原件及复印件（还未正式毕业的提交学生证原件及复印件）

      4、职业资格或技术职称原件及复印件

      5、体检证明（公司之所以要求检查乙肝两对半和胸透书面检查结果，有强烈传染性疾病者暂缓入职，像乙肝病毒携带或者小三阳类的都可以正常入职）

      6、公司指定的银行借记卡卡号（用于发工资用）

      7、岛外来司的学生需要提供交通凭证（用于报销报到路费用）

       二、人资部对于新报到的员工，需要办理的相关事宜

       1、负责办理入职的HR对员工上述提交的资料进行审核无误后，将学历证和身份证原件交还给本人，其它的予以整理，一一登记，并办理内部人事档案，同时将相关信息录入电子人事库；

       2、发放企业文化手册、水笔和工作日志本（上有公司当年的十大产品介绍等）等；

       3、将员工指纹录入考勤机，并告知具体的工作时间与考勤要求；住宿与就餐安排等；

       4、签订劳动合同；未毕业者签订就业协议或见习协议（有时来不及，要求尽快签订，必须在入职后一个月内签订完毕）；

       5、营销类岗位还须签署《违纪辞退证明》和提供《担保书》（虽然要求员工提供《担保书》有违劳动法规定，但是实际中还是有不少的企业要求员工提供担保书的，主要是以此来警示员工不要有违纪违法事件发生；如果真有违纪发生，担保书实质是不起作用的，因为前提是此项已经违反了劳动法）

       6、告知具体的试用期长，一般为三个月，以及试用期满后转正考核的主要内容及考核方法

       7、岗位培训的具体安排（周一已对相关培训内容进行介绍）及要求等，然后进入岗前系统的培训阶段。。。

       三、办理过程中，一般没有什么意外突发情况，我觉得要做到这些，也没有什么困难的，主要是在面试确定后，需要做好以下细节工作：

       1、面试通过后，过程中要经常与被录用的学生保持联系，确定他们来司的具体时间，并做好登记；

       2、有专人负责迎新的接待工作，按照事先确定的迎新方案执行，并通知其他相关人员做好准备工作，督促其按照方案履行各自的职责；

       3、由于我们的应届毕业生是集中同一时间段入职的，因此，人资部成员当天要协作共同迎新，同时也与新员工相互认识。

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          昨天已经说过了，大学生来临之际行政后勤得提前做好人员的食宿安排，所以在确认宿舍的水、电、热水器、空调等都正常运作后，行政方面就会把相关宿舍的钥匙提前交给接待招聘专员。招聘专员也会在出发前与其他部门沟通，借调几个人员，以备学生到时，帮忙提取行李。招聘专员把学生接回公司后，事先接到学生来临通知的帮忙人员也已经提前到公司门口等待迎接学生了，招聘专员让每个学生把自己的行李认领好，按顺序排放，然后跟随搬行李的人员去宿舍。如果是碰到中午的话，把行李放在宿舍后，安排大家先去食堂吃饭，并带领他们到培训室熟悉下环境，也通知第二天到达培训室的时间及要办理入职手续所需要的证件材料。下午时间就是给大家整理宿舍用的，顺便带领需要购买生活用品的人员前往超市。   

     大学生报到的第二天早上，集中在培训室，开始培训前的第一件事情——办理入职手续。我们的入职手续很简单，基本上如下： 

        ①提供本人有效身份证原件。      

        ②提供学历证明（毕业证书）及其他相关证书，如果是未领到毕业证的人员，则需要提供其个人在学校学习成绩单、学校提供的《就业推荐表》盖有学校相关部门的公章、学校提供的《就业协议书》。       

       ③个人体检表（茶业企业的门店员工，对身体素质有一定的要求）。     

       ④提供本人近期免冠正面一寸彩色照片2张，身份证复印件3张。     

       ⑤填写《入职申请表》。  

       ⑥签订劳动合同书。    

     办理过程中没有出现意外，很顺利。我们这边针对学生的档案关系、户口关系、组织关系没有要求，因为企业本身没有保管档案的资格，所以如果有学生想要把档案关系转移到本市的话，公司可以帮忙其处理，进行人事关系委托市属人才服务机构代理。处理流程如下：      

      申报材料：     

      ①毕业证书原件、复印件；       

      ②报到证原件、复印件；

      ③《泉州市普通大中专毕业生就业备案表》一式两份；  

      ④省外院校且省外生源的毕业生须提供加盖公章的招生花名册复印件；    

      ⑤用人单位加盖公章的《工商营业执照》副本复印件（人事代理机构提供）；   

      ⑥用人单位与人事代理机构签订的人事代理协议复印件并加盖公章（人事代理机构提供）。

      基本上入职手续办理的流程就如上了。但是其实有不足的地方就是并不是合同签订完，就可以马上为他们办理社医保了，基本上都是必须转正之后才给予办理的。甚至在当时这些应届大学生进入公司分配到各个门店也只是从基础的店员做起或储备干部做起的。在公司当时的制度政策及大环境影响（我之前的打卡中也有提到过，本市的社医保办理其实和企业税收也有关系，老板为了省钱，当然是按政府通知的最低要交多少个人，能少则少），这些人必须晋升到一定岗位了才能够享受，等于这社医保办理变成了企业给员工的福利，而不是国家强制性的福利了。其实这是一个很大的隐患，后期的人员流失率也有这个原因之一。

     入职手续办理完之后，剩下的工作就开始分工了，招聘专员为这些新人跑人事局和人才中心，培训助教则开始组织安排培训事宜了。

    最后一天的迎新晚会，大概是这样的。当天下午，培训助教会带领她们到各个部门，先让她们认识下各部门的人员，然后让她们一个个自己对着每个人自我介绍，并邀请大家去参与当天晚上的晚会，晚会上会有他们的表演。当天晚上基本上每个部门的经理和老板都会参与迎新晚会，这样即让她们与大家互动，也让他们感受到组织的重视，也消除她们刚跨入社会的第一次紧张感，为未来的工作迈出良好的第一步。

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