如何建立人事档案？-三茅打卡-基础人事-三茅人力资源网

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【10月15日打卡总结】本帖最后由yolan

yolanda19

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本帖最后由yolanda19于2012-10-1508:30编辑1、除了常规的员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件、照片，还包括户口本复印件、学历证书复印件、员工所执证件复印件、员工薪资待遇确定表、试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表、员工培训记录表、员工证件（电工证、钳工证等技能证书、或者职称证书）的年检培训记录、公司出资培训办证记录、调岗调薪表、绩效考评表、素质测评表、奖惩单、等等所有与员工工作、学习、生活相关的证明文件都需要保存。我们不仅仅在纸质版的档案进行存档整理，并将纸质版的资料进行电子扫描存档，二者同时保存。2、建立人事档案的作用：人事档案相当于你一生的简历，在某一个历史时期、某一阶段你的表现及行为都将留下纸质的证明文件。做为人力资源部门，我们的一切人力资源管理工作都是以人力资源基础数据为基础的，而人事档案就是这个基础。夯实基础才能高...

本帖最后由 yolanda19 于 2012-10-15 08:30 编辑 1、除了常规的员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件、照片，还包括户口本复印件、学历证书复印件、员工所执证件复印件、员工薪资待遇确定表、试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表、员工培训记录表、员工证件（电工证、钳工证等技能证书、或者职称证书）的年检培训记录、公司出资培训办证记录、调岗调薪表、绩效考评表、素质测评表、奖惩单、等等所有与员工工作、学习、生活相关的证明文件都需要保存。我们不仅仅在纸质版的档案进行存档整理，并将纸质版的资料进行电子扫描存档，二者同时保存。 2、建立人事档案的作用：人事档案相当于你一生的简历，在某一个历史时期、某一阶段你的表现及行为都将留下纸质的证明文件。做为人力资源部门，我们的一切人力资源管理工作都是以人力资源基础数据为基础的，而人事档案就是这个基础。夯实基础才能高屋建瓴~ 我们的人员结构分析、人员培训需求分析、职业规划分析、法律依据都是需要这个人事档案的哦~ 3、一直以来我们在工作中，尤其在劳资纠纷中非常强调证据。而这个证据多数来源于我们的基础人事工作。“签字确认”真的很重要。而“签字确认”后的纸质文件当然要好好保存。现在很多单位无档案保管权、无法接收员工以前的学生档案及工作档案，这是一项缺失。对于之前的档案，我们无力花太多精力去考证，只能从实际工作中去口味事实的可信程度。对于入司以来及离职之后，在公司工作期间的人事档案，我们完全有能力、有义务好好的建立、整理、保管。相像一下，就像你成长的一张张相片一样，历历在目，非常好的提醒和警示作用。意义很重大，需要足够重视。 4、在这里提一点想法与建议。在平时的档案管理工作中，很多人事专员以为只要把数据录入中工花名册、然后把相关入职、转正、考核、绩效考核、测评、培训记录等等东西一骨老儿的往档案袋里面一装就万事大吉。其实不然，在我们实际工作中，要学会总结方法。现在有很多公司是ERP管理，当然有软件管理的企业我们就不多说了。对于我们没有系统支撑的企业，我们要学会自己统计、分类、编号。电脑里面需要有一份时常更新的电子表格，将每一份员工档案按照一定规则来编号，制订编号索引查询表格、保存地址等等，都可以用编号来实现。在我们的纸质档案袋上面也应该有相关内容的简单提醒，一般会分列出来，打勾选择。并严格按照分列的顺序进行装订，可按年、按部门、按车间班组分别摆放。这个可以设定详细的档案管理条例来说明即可。员工有新的证件或者搬家了，都应该及时更新档案~不要需要用的时打开来一看，早就过期了，那就失去档案的作用了~员工档案应该时不时的查看，会有很多意想不到的事情发生哦~

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【10月15日打卡总结】本帖最后由HR_xi

HR_xiao

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本帖最后由HR_xiao于2012-10-1511:48编辑1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？A、员工简历B、面试评估表C、入职登记表D、劳动合同E、员工身份证复印件/照片ABCDE我们公司要求员工在入职的时候要带好这些资料：劳动手册、退工单、证件照（近期）、身份证原件复印件、户口簿（居住证）原件及复印件(许多卡卡在问这个是要派什么用的？这个是要看户口性质的，有分农和非农，在扣缴社会保险个人部分的时候有区别的：“农”的没有个人失业金部分，个人比例是10%，非农的个人比例是11%）、学历证书原件及复印件、资格（技能）证书原件及复印件、银行卡帐号。在填写了入职登记表，签订了劳动合同之后，每个员工会给一个工号，按照工号正式建立人事档案，更新员工花名册。员工档案除了纸质的，还有Excel表格，每个员工都要跟踪记录入职岗位和时间，劳动合同期限，社会保险办理情况，试...

本帖最后由 HR_xiao 于 2012-10-15 11:48 编辑 1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片

ABCDE

我们公司要求员工在入职的时候要带好这些资料：劳动手册、退工单、证件照（近期）、身份证原件复印件、户口簿（居住证）原件及复印件(许多卡卡在问这个是要派什么用的？这个是要看户口性质的，有分农和非农，在扣缴社会保险个人部分的时候有区别的：“农”的没有个人失业金部分，个人比例是10%，非农的个人比例是11%）、学历证书原件及复印件、资格（技能）证书原件及复印件、银行卡帐号。

在填写了入职登记表，签订了劳动合同之后，每个员工会给一个工号，按照工号正式建立人事档案，更新员工花名册。员工档案除了纸质的，还有Excel表格，每个员工都要跟踪记录入职岗位和时间，劳动合同期限，社会保险办理情况，试用期评估情况，岗位和职级调动情况，年度工作考核情况，直至该员工离职为止。

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？

纸质的档案可以作为企业管理的依据，规避和防范法律风险。

表格可以方便进行统计分析，我们还会做一些员工性别结构、年龄结构、学历结构等方面的调查。

从长远说，在档案管理中可以分析现有员工情况是否符合企业发展需求，及时调整战略，制订员工培训计划，做好企业发展规划和人力资源规划。

从务实看，可以从档案管理中发现现有的管理是否存在不足和遗漏，及时拾遗补漏，规避和防范风险。还可以及时发现人才、储备人才。

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【10月15日打卡总结】本帖最后由Ava19

杉杉来迟

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本帖最后由Ava1986于2012-10-1509:19编辑大家好，我是21群的******a，今天一到公司抢楼已经是501#了，7:30还在上班路上开车，没办法抢楼啊！以下是我的回答，欢迎大家来指正补充！1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？A、员工简历B、面试评估表C、入职登记表D、劳动合同E、员工身份证复印件/照片2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？参照我们公司的规范，回答如下：由于我们公司有外籍人士，所以对于人事档案我们分为Local和外籍2类，其中包含的内容也不一样。1.local员工的档案包含：1员工登记表2应聘资料3背景调查表(适用签订保密协议人员)4身份证复印件5学历证书复印件6学位证书复印件7户口本复印件8照片9退工单/离职证明10劳动合同11保密协议12职业病危害告知书13员工手册签收回执14职业资格证书复印件15社会累计工龄核定资料2.外籍员工的档案包含：1员工个人...

本帖最后由 Ava1986 于 2012-10-15 09:19 编辑 大家好，我是21群的******a，今天一到公司抢楼已经是501#了，7:30还在上班路上开车，没办法抢楼啊！以下是我的回答，欢迎大家来指正补充！ 1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片 2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？参照我们公司的规范，回答如下：由于我们公司有外籍人士，所以对于人事档案我们分为Local和外籍2类，其中包含的内容也不一样。 1.local员工的档案包含：

1	员工登记表
2	应聘资料
3	背景调查表 (适用签订保密协议人员)
4	身份证复印件
5	学历证书复印件
6	学位证书复印件
7	户口本复印件
8	照片
9	退工单/离职证明
10	劳动合同
11	保密协议
12	职业病危害告知书
13	员工手册签收回执
14	职业资格证书复印件
15	社会累计工龄核定资料

2.外籍员工的档案包含：

1	员工个人资料登记表
2	应聘资料
3	背景调查表 (适用签订B类保密协议人员)
4	身份证复印件
5	护照复印件（外国）
6	台胞证(台湾)
7	回乡证（香港）
8	无犯罪记录（仅适用于外国人）
9	临时住宿登记表
10	学历证书复印件
11	学位证书复印件
12	照片
13	退工单/离职证明
14	劳动合同
15	保密协议
16	LOA
17	职业病危害告知书
18	员工手册签收回执
19	就业登记备案表
20	就业申请表
21	就业证注销证明

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？答案：建立人事档案，是为了加强公司的规范性、完备性和系统性，对员工人事档案实施妥善管理，有效的保守机密，以便于高效、有序的利用档案材料对公司各项工作服务。

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【10月15日打卡总结】本帖最后由阿才于20

阿才

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本帖最后由阿才于2012-10-1510:36编辑三页的沙发，不错嘛，呵呵。HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？A、员工简历B、面试评估表C、入职登记表D、劳动合同E、员工身份证复印件/照片人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术，哈哈。流程性表单：1）招聘a、用人计划；这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这...

本帖最后由阿才于 2012-10-15 10:36 编辑

三页的沙发，不错嘛，呵呵。HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。HR档案管理—下面我们一起进入分享时间：

1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片

人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术，哈哈。

流程性表单：

1）招聘

a、用人计划；这个有的企业也叫做招聘申请表。这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。这里面重点强调招聘的需求分析。我们都是责任下分，由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。这样的话，人力很容易打入到部门内部，占据工作主动性，并且对公司有的交代。

b、应聘申请；这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。这个是为以后的万一留下伏笔，哈哈

c、入职审批表；这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗？不同意入职的话招聘的时候就给否了已经。还有就是转正后事项的事前约定信息要全。比如试用期限、拟用岗位、约定级别等，这个才是要审批的内容。

2）在职

a、转正申请；这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结，是没有说服力的。我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等，这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。

b、转正审批；这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。最后，你需要来个建议延期观察、如期、提前转正等等，有理有据的东西领导一般都会听的，时间长了，就会对人力产生依赖性信任。那时候人力的工作就好做多了。

c、调动；这里需要注意的不管是平行调动还是纵向调动，虽然有些搀和了人力的意见，但此时人力需要站在幕后。因为调动有时候就意味着波动，部门意见一定要占重要比重，人力最好只写同意，连建议都不要写。当然，往上涨工资的情况，人力是可以适时的显摆一下的，以示人力对于人才的关注和梯队培养做的贡献。

3）离职

离职申请；这里需要注意的是建议把辞退的表单一律消失，不管犯了什么错都直走离职手续，以防出现纠纷。那有人说犯法怎么办呢？犯法有行政机关呢，你直管让员工走自愿离职保证没错。

记录性表单

这个就多了，我就不一一介绍。不过有一点技术活大伙要注意：

记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。

有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。

记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。你愁人力规划吗？那就做好记录吧，呵呵

2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？

对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。

对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。

总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着咧。没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。一切数据说话，以理服人，看谁还跟你较劲，哈哈