如何规范离职手续，规避风险？

  离职手续办理涉及两个主要问题，一是离职流程是否完善，二是离职内容是否有遗漏，针对这些，我简单分享一下我们公司的做法：

  1、我司离职手续办理。

  （1）流程：离职员工自己填写离职申请单、工作交接清单、工具交接表，转直接上级审核签字，转部门领导审批，转HR部门核算考勤工资，转总务部门核算水电交钥匙工衣，转财务部核算借款等，转总经理批准，转财务部发工资和HR部门办理解除合同、退办社保等手续。

  （2）时间：公司规定，试用期提前3天、转正后提前30天提出书面离职申请，但由于员工离职零散性，可能会影响相关部门正常工作，公司目前统一规定为每周四上午9：30－10：00左右办理离职手续，以HR部门收到各部门审批的离职员工为准，未转入HR部门的离职单员工经特殊批准后可以临时办理，否则，转入下周四办理。

  （3）内容：离职员工需要办理的离职内容有：离职单填写、劳保用品交接、工作用品交接、工作内容交接、借款水电等费用核算、赔偿问题协商、解除合同签收、五险一金停参签字、离职面谈记录签字、保密竞业限制协议履行提醒等。当然，根据不同岗位会有所侧重和取舍（普工就一张离职单填写完整就可以了）。

  2、离职手续办理风险分析。就目前公司离职手续办理而言，风险暂时还比较小，个人认为，存在着以下两个方面的风险：

  （1）离职手续统一办理的时间问题。目前统一为每周四，是不合理也不合法的，虽然员工目前都没有提出来，但存在着“员工不能随时办理离职手续”的违法。

  （2）完善离职内容。随着公司的发展，不断出现新岗位，一些岗位增加新工作内容，在离职时就需要用人部门和HR部门注意，不要遗漏了一些内容的交接，否则出现的后果将由当事人承担。

  3、规避风险应采取的措施。目前HR部门已经着手要进行此类风险的规避，正采取以下针对性措施：

  （1）手续办理时间问题。现在已经删除了离职管理制度中对离职手续办理时间的规定，未做具体规定，但在实际操作中，由于员工们习惯了原来的规定，还是如此操作，因为没有员工提出异议，此事暂时如此实施也相安无事。

  （2）离职内容完善问题。HR部门已经着手联合各用人部门，每月初疏理各完善各JD，这样的工作量也不大，比较新增岗位、岗位新增工作内容的并不多，这样，在办理离职手续时，就可以针对其JD进行逐一核查离职交接内容是否完备。

  4、万全之策。说真的，不管HR工作者怎么挖空心思工作，哪怕你天天学法、研究人的心理，也有你无法企及的事情，你也存在着管理漏洞和盲区的可能，面对离职手续办理可能存在的问题，我们处理的原则是：遇事冷静、仔细分析、正确对待、充分沟通、适当道歉、及时补办、照顾双赢、友善处理。

  来看看大家有什么好的方法来规避离职手续办理风险啊。

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  一、离职手续的办理流程:

  1.人事部收到辞职报告后，与当事人进行面谈沟通，并填写《面谈记录表》。通过沟通后，坚持要求离职者，直接上级、部门经理、总监审批同意后经部门经理、总监及总裁签字确认后递交人事部，进入离职倒计时阶段（正式员工需提前一个月提交辞职报告，试用期或实习生需提前三天）；

  2.在倒计时阶段完成工作交接，需详列出各种相关工作电子档的电脑存放路径和各种工作内容及注意事项等，出具交接单，必须有本人签字或相关领导确认签字，以备工作交接；

  3.在离职当日领取《离职审批交接单》，与相关部门交接完所有离职事宜（包括：电脑、办公用品、钥匙）签字审批完毕后交予人事部复核；

  4.人事部提前计算出离职人员的考勤天数及薪资，并当面与其确认、签字，复核所有交接事宜（包括：电脑、办公用品、钥匙）；

  5.复核通过后，由人事部代表公司与辞职者签订《解除劳动关系证明书》，并办理退工等后续手续；

  6.人事部给予离职人员发送离职祝福语（在公司通讯工具），并删除离职人员办公通讯工具账号，邮箱账号修改密码，一个月之后清理其邮箱账号；

  7.清理电脑及离职人员座位；

  1)管理离职人员档案：辞职员工档案包括：辞职报告、离职审批交接单、面谈记录表、解除劳动关系合同书、劳动合同、相关证件资料等。

  2)辞职员工档案由人事部统一存入离职档案并进行管理。

  二、离职办理的风险防控：

  1、离职工作交接也是一个问题，必须当面交接清楚而且有交接双方的签字确认为宜；

  2、双方解除劳动关系证明文件要及时签署，以免留下后患；

  3、工资、社保等问题要在离职时确认清楚，因为员工离职没有办法签收离职当月工资，可能出现纠纷，为避免此类纠纷，亦可以要求离职工资本人必须到单位领取或一定是打到本人的工资卡。

  4、离职时候的加班请假等事宜必须核实清楚。

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  规范的离职手续能有效防范劳动风险、做好工作交接并使公司损失降低到最低。我们公司的离职手续如下：

  1、提出申请

  试用期员工辞职需要提前三天向公司提出书面申请，已经转正的员工，需提前一个月向公司提出申请，填写《员工辞职申请表》。需填写的内容包括：姓名、部门、职位、入职日期、预计最后工作日、离职原因等，填写后需交给主管审批。

  员工主动提出离职

  2、离职交接

  员工离职交接当天，部门主管需根据《工作交接清单》来检查员工的工作是否已经交接完毕，HR需根据《离职手续交接表》来检查员工的办公设备、电脑电话、门禁卡等各种用品是否已经交接清楚，并检查员工的工资、奖金、五险一金、赔偿、补助等是否已经结算清楚。如果手续和工作都已经检查OK，可以发放公司的离职证明和解除劳动合同通知单。

  我们公司的离职手续通过以下方式来防范劳动风险：

  1、公司在员工手册等各种公司制度上清楚写明员工离职手续如何办理，员工需做好哪些交接义务，并写明员工未依法辞职和交接给公司造成的损失如何赔偿等，不仅要求员工在入职时签名确认，离职时还有相应离岗清单供HR和员工办理手续时检查使用，以免遗漏细节。

  2、合同法有规定公司存在哪些过错员工是可以随时提出离职的情况，HR平时要注意检查公司在发放工资、社保缴纳、劳动保护、规章制度等方面避免违法，以防止员工随时辞职。

  3、离职交接手续表格上，特别注明以下内容，并让员工签名确认：本人已经按公司要求办理了离职手续…现声明离职后不再向公司追讨任何费用和提出任何要求等等类似的语句。以防员工在离职后重新向公司提不合理的要求。

  4、为了减少员工在没有办好离职手续就走的情况，公司规定员工离职时应提交由签名的书面辞职信。此外，如果员工提前一个月通知公司说一个月后要离职，公司是不能不批准的（如果员工工作未交接好直接走人或者和公司有其他纠纷，公司可以通过其他方式来处理），但如果员工只是提前一个月提出申请，那么公司可以不批，不管哪种情况，公司都应该和员工协商好把工作交接好再走，如果遇员工特殊情况，公司也应为员工着想，在手续办理齐全后尽早让员工离岗。

  5、不管员工在试用期还是已经转正，公司不仅要规定哪些行为是严重违反公司制度需要被辞退，还要保留员工平时的工作数据或者已经造成的损失等证据，以便在辞退员工时手续合法。

  HR在办理离职时需要注意的细节还有很多，例如三期女员工、医疗期员工、被辞退员工、违纪员工等等……建议HR要把与劳动合同法相关的法律都多看几遍，并多看别的公司的案例，一旦发现公司在哪些流程上有问题，马上改善。

  从老板角度出发，老板不希望HR在员工离职时拼命算该给员工多少赔偿，老板希望的是HR规范离职流程以使公司不发生一分钱的赔偿和损失，或者使公司不得不赔偿时赔的钱如何最少化。

  从员工角度出发，希望顺利离职，并拿到自己该拿的那部分钱。

  从HR角度出发，既要为公司着想，规范各种制度，提前防范劳动风险，同时也要为员工着想，该赔的赔。

  当然，离职手续仅仅是一部分，HR要做的工作远不止这些，从招聘开始到离职后跟进，各个环节进行改善，才能真正实现企业与员工的共同发展。

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  我们公司的离职手续是这样办的：

  1、离职申请与离职交接分开，申请有单独的申请审批表，离职交接有单独的离职工作交接一览表。

  2、员工要离职的，首先要提前在离职申请审批表中写明离职申请原因和拟离职日期，交部门负责人进行审批，部门负责人审批时要做初步的离职面谈，然后由HR部门进行面谈和审批，主管级以下人员由部门经理和HR经理审批后即可，主管级以上人员需部门总监、HR总监和总经理批准。

  3、离职经审批后，就进入工作交接状态。工作交接主要是离职员工所负责的未尽事宜的工作移交，重点要做好重要物品、合同、客户和款项的移交。离职当天或前一两天，要完成诸如办公用品、领用物资和工具、工作文件资料（合同、客户资料、对帐资料等）、办公帐号及密码（OA、电子邮箱、CRM等）、财务欠款或客户应收款、工牌上交、门禁注销、保险停交登记、考勤统计等的移交或办理。每一项移交都必须由接手人或经办人签字，最终由部门负责人、HR负责人（主管级以上还需总经理）复核审批签字后，交由财务核算离职工资，HR部门开具离职证明并跟进后续竞业避止的处理。

  4、对于公司主动辞退的员工，除非是员工违纪行为严重，且有足够的证据在手，而员工又不愿意自己写辞职申请的，那么公司就会以发布的辞退通告代替辞职申请，直接进入离职手续办理程序。否则，尽量采取劝退，让员工主动写离职申请，辞职原因一律写“个人原因”，走正常离职申请的手续办理，以减少不必要的法律风险。

  目前我们公司的离职手续办理是比较规范的，各相关部门及责任人各司其职，财务和HR部门双方共同最终把关。总结一下，在以下几个方面我们会特别留意并严格把关：

  1、未尽事宜无相应的接手人签字，部门负责人复核是否交接完毕并签字，离职手续一律暂停，不再往下办理。

  2、重要的物品、客户资料、销售合同、财务借款或客户欠款等未移交、归还或清缴清楚，离职手续也一律不予办理。

  3、不越权或跳级审批办理，上一道离职程序或部门未签字同意，下一道程序或部门不予办理，保证离职程序严格按流程操作的严谨性和标准化。

  4、所有的离职手续都要走纸质和电子档（OA）两个流程同时办理，确保系统和实际情况的步调一致和统一性。

  5、掌握核心技术和重要采购、销售、财务、人才等资源的岗位（主管级以上）人员，一般入职时都要签订竞业避止协议，其离职时都要约定竞业避止期限，期限由总办领导开会讨论确定。HR部门负责跟进员工离职至解密期期间的就业情况，看其是否违反竞业避止协议规定，如有违反，要追诉其违约责任。

  6、除非有确凿的证据证明员工严重违法违纪，且其行为符合公司的规章制度里的明文规定的，可以出辞退通告以辞退方式解除劳动关系，让员工办理离职手续。否则，一律按劝退，让员工主动提出辞职处理，以减少不必要的法律风险。即公司没有十足的把握，不轻意出辞退通告。

  7、未结算工资不抵所欠公司欠款的，要求员工先还清欠款再办离职手续。离职手续未办理清楚和完毕，暂不结算离职工资，不开离职证明。

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  1、    按规定的流程和制度办理离职手续。因为执行不严格，还是存在一定风险的。

  2、离职风险规避点及措施：

  （1）需要备案的材料：① 离职申请（须按手印）；②《离职交接表》（离职者、接手人、监督交接者、交接涉及的其他人员共同签字）；③《交接报告》（离职者、接手人、监督交接者共同签字）；④ 薪资清算单（离职者、制表者、财务、部门负责人等共同签字，公司和个人各留存一份）；⑤ 解除劳动合同证明（离职手续办理完后单位出具此证明）。

  （2）工作节点：①面谈：得知员工拟离职的第一时间；②工作交接：依据工作性质确定时间（作为离职薪金结算的必要条件）；③离职薪金结算：原则上按统一薪资发放时间；④个人人事档案领取：离职薪金结算后一个月内；⑤减员：异动为离职当月，社保为离职次月。

  （3）流程：申请（离职者）→离职面谈（单位负责人或单位HR或其他指定人员）→工作交接（接手人、单位指定监交人）+ 财务事项核实（单位财务负责人）+ 行政物品类交接（单位HR或其他指定人员）→批准（单位负责人）→核实材料和遗留事项（指定人员）→审核、审批（根据岗位性质按权限进行审核、审批）→离职薪金清算（单位HR、财务人员、其他指定人员）→领取个人档案资料（离职者、档案保管者）→社保减员、人资数据统计（HR或其他指定人员）

  （4）注意事项：①离职包括有机流失、无机淘汰两种情况，建议做好沟通，均由个人提出离职申请；②沟通：各单位在员工提出离职第一时间与HR及相关人员沟通（离职面谈、岗位补充预警、客户交接等）；③离职面谈：依据具体情况确定责任人进行离职面谈（各单位可自行组织）；原则上，所有员工离职需由HR进行离职面谈；④渠道、客户关系衔接：电话衔接或根据需要带领至客户处衔接（这点对掌握客户资源的人尤其重要）；⑤财务事项核实：含个人账目、业务客户应收款/欠款等；⑥薪资结算：离职员工当月工作15日内，可不进行月度职责薪资考核，只与考勤挂钩；超过15日需进行月度职责考核，原则上需依据考核结果及考勤结算薪资（各单位可灵活掌握），无“离职交接表”不结算离职薪资；⑦个人人事档案领取：确定完成离职手续并无遗留问题后，领取个人人事档案，无“离职交接表”不发放个人人事档案；⑧材料提报：提报书面材料的同时，一并提报电子版材料。

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