我和信息化发生的那些“小事”
公司概况
深圳市某物流有限公司，创立于2004年，总部在深圳，注册资金1亿元人民币，是一家专业级跨境生鲜冷链服务企业。
人力资源管理困境
1.在广州、上海、香港等多地有办事处，员工信息管理难、薪酬数据核对难。
2.公司业务对员工信息详细程度要求高，员工信息管理工作量大。
3.人员变动、岗位变动频繁，之前使用的人事软件功能简单，组织架构不能随需变更。
下面我想分享下我们在使用信息化的过程中，是如何解决以上问题并获得了哪些意外收获的。
一、整合员工信息和人事档案、证件自动识别
真正意识到整合档案这件“小事儿”非解决不可，是由于一起劳动纠纷。
某高管王某（化名）入职后，公司发现其能力严重不符合要求，想在试用期予以辞退。提取档案后，人事核查证件信息发现学历造假，不符合相关录用条件。然而在商谈辞退事宜过程中，由于档案辗转中的失误，导致该档案丢失。王某也拒绝签署辞退相关材料，并申请仲裁。
由于人事档案及合同均丢失，不能证明证件作假及签署劳动合同情况，王某索要未签合同双倍薪酬和双倍赔偿及诉讼费，公司直接损失数十万元。
此后王某失踪，公司员工来人事部索要王某信息，称数位同事被借款，至今未还，而资料已经丢失，且仲裁过程已经知道王某身份证等证件都是假的。后来通过法院等各种途径，虽然找到王某，并追回相关款项，然而过程中损失的两年多的诉讼时间和人力成本以及其他金钱等物质损失，和对员工感情的伤害，都无法挽回。
因此，信息化最初吸引我的，是员工管理功能中的档案功能。
员工入职时，HR通过信息化直接发送链接给员工，员工在线填写个人信息，提交后即可同步到系统后台；员工档案的材料附件可以手机拍照上传，系统永久保存，移动端和电脑端信息同步，查阅便捷、高效。
针对公司办事处多的问题，总部HR通过信息化设置多个子账号协同办公，档案、背景调查多账号共享，可以在线查看，省去了中间沟通流程和档案运输过程，避免出现资料丢失问题。
系统可以自动识别证件是最大的意外收获，类似王某这种证件造假现象，要是最初被识别，就不会发生后面一连串的事情。
二、自动生成组织架构和强大的统计分析功能
公司发展迅速，因此一直需要不断的修改组织架构，各分部和总部HR经常一遍遍重复画图互相沟通，汇总调整组织架构图。使用过一些人事软件，在员工管理方面功能十分简陋，组织架构是固定模板，不能根据公司、部门、岗位修改，因此后来只好弃置不用了。
而E-HR在这方面很强大，可以根据花名册自动生成组织架构，并且可以根据需要手动调整。公司组织架构出现调整，相关HR自己修改相关人员信息或者相关部门、岗位信息，架构图会自动变化。
意外收获是员工概况实时展示和统计分析，可以统计分析员工的基本信息、入离职趋势等分析，像我们老板这种会按照司龄给予特殊福利的，我们直接点对应司龄的色块，就可以看到相关人员，给予对应的福利政策。
还有各种深度数据剖析，HR部门可以按需分享给老板汇报人员情况，提出相关建议，提高效率的和决策准确度。比如岗位人数统计分析，公司根据业务目标提出发展策略，人事根据业务策略做出人力资源预算，并根据岗位人数统计分析图，做出对应人力资源管理策略。这使得HR部在公司的价值更加突出，提升公司话语权。
三、专属津贴计税薪酬方案，因地制宜的社保公积金测算
公司办事处位于不同城市，用工情况不同，薪酬很难统一，社保公积金政策也不一致。
由于薪酬由总部统一发放，整个发薪过程需要各分部和总部不断核查各种计薪方式和社保情况适用的员工。并通过邮件传送薪酬相关的excel套表，财务和人事反复核算。即便这样也难免会出现问题。每次出现一个员工投诉薪酬，都要经过各层流程，总部和分部都需要查阅四五张表格核对才找得到问题。
信息化具备自定义计薪功能，按办事处或员工设置专属的计薪计税津贴方案，自定义薪酬结构，并且自动关联历史数据，按月份自动计算薪酬。满足了不同地区的薪酬政策，总部又可以统一监管。各种薪酬报表是人工成本分析的神器，以前每次老板需要相关数据，我们都要加班一星期赶工，现在我们再也没自己手工计算过人工成本等数据，都是直接分享结果给老板。
五险一金也一样，信息化能够设置不同地方的社保公积金方案，支持自定义设置参保金额、险种、缴费基数和比例，随时查看员工参保明细情况。点击批量发放社保公积金明细，远程即时确认，彻底告别通过报表逐一查询的做法。
意外收获是，信息化的工资条功能。我们可以一键批量发放工资条，员工微信查看核实，并且直接在线反馈，总部HR根据反馈情况可以即时处理。处理完毕后，员工远程点击确认薪酬。减少绝大部分沟通核算成本，同时避免了工资泄露和错发。
以上，就是我想分享的，我和信息化的故事。感谢这个科技突飞猛进的时代，带给了我们这样神奇的工具让人力资源管理与时俱进！
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本课完成奖励：
《HR六大模块体系流程图》添加小助手QQ领取：2803542751（已添加请勿重复添加）
本课总结作业：
总结：你之前对信息化有过了解吗，回复是和否，若有过可以简单说明一下。
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5楼 rebeccadan2014
能有实操练习下就好了
4楼 rebeccadan2014
在没有信息化的人事工作中，纯人工作业带来的只是重复，繁琐，错误率高，有了信息化工具办公效率大大提高
3楼 奥革阿斯99254
HR信息化确实给企业决策带来了极大的便利
2楼 Tim周
这家企业是不是深圳市泛亚物流有限公司？嘿嘿
1楼 可是crystal
以前一直在生产型企业做人力资源工作，也有和上述物流公司存在的管理困境,如：人员流动频繁、入职离职办理繁琐、员工信息和薪酬计算耗时等。公司未采用信息化管理软件，我只是自己做了简单的数据库，关联了花名册、考勤表和工资表等基本的表格来核算。因为关联的表格都是人工录入的，核算过程中偶尔也有错误。我现在用钉钉软件尝试信息管理，算初见成效吧。