公文筐案例参考

公文1:

类别:电子邮件

来件人:孙平人事管理处专员

收件人:李春波人力资源部经理李经理:您好!

日期: 7月8日

有件事情非常紧急，今年5月份，我公司进行了一次结构性裁员，主要裁减了后勤支持部门的一些老员工。这些员工大多是年纪在45岁以上，学历较低的老员工，-共是72名。昨天我收到一封这些员工联名信，在信中，这些员工要求公司为他们重新安排工作，或者重新进行集体离职谈判，如果公司不答应他们的要求，他们将在一 周后在公司门前静坐抗议，并通知新闻媒体进行报道。我希望尽快和您商量此事，不知您明天上午是否有时间。

答案:

公文1:回复方式:电话回复

约谈对方尽快讨论该问题，请做好如下准备工作

1、确保明天上午有时间讨论此事。

2、重新审查裁员过程的合法性。

3、了解裁员对象投诉理由。

4、做好谈判准备。

5、密切关注员工动向。

6、做好应急预案。

7、向公司总裁汇报此事。

8、向公司的法律顾问进行咨询。

公文2

类别:电话录音来电人:张青

xX培训公司销售专员

接受人:王晓东人事经理日期:11月22日王经理，您好!

我是xx培训公司张青，我们为贵公司员工的团队合作训练制定了-套拓展培训方案，经理共三期，第一期培训已经完成。按照协议规定，在完成第一期后将支付当期的全部费用。但贵公司的培训专员李小红以员工对培训课程的满意度末达90%为由，拒绝支付剩余款项。虽然合同对培训满意度和费用支付有详细的规定，但由于培训课程的满意度是贵公司单方面进行调查的，我们对调查结果存有很大疑虑。我们希望能尽快与您见面，以解决费用支付问题，否则我们将按照合同规定中止后两期的培训，并按规定不再返还合同签订时支付的保证金。

公文2:  邮件回复。并做如下安排:

1、如果符合合同规定，履行支付手续。

2、因为双方意见不一致性引起费用的延后支付表示歉意。

3、查看合同，并向培训专员了解具体情况。

4、向参加第- -期培训的员工了解情况。

5、邀请培训公司人员- -同做满意度调查。

6、按照合同约定履行合同义务。

7、向公司的律师顾问做法律咨询，针对培训方如此中止合同履行是否合法,做到心中有数。

8、以后类似培训满意度调查由培训公司和企业共同来做。

9、拓展公司的培训供应商，做到培训“货比三家“。

10、跟财务部沟通敞好支付准备。

公文3:

类别:书面请示

来件人:娄奇招聘专员

收件人:李春波人力资源部经理

日期:7月7日李经理:您好!

由于业务调整,今年三月，公司决定停止化工产品的研发工作，将化工研发小组并入到研究方向相似的环保研发小组，并由原环保小组的项目专员全权负责。最近几个月，原化工小组的成员流失严重，我们高薪聘用了几位博士也提出了离职申请，通过和他们的沟通，原化I小组的成员普遍反映无法与原环保小组的成员合作，在工作中受到忽视，重要的研讨会议从来不通知他们，只让他们做- -些类似输入数据的简单工作。在上半年的绩效考核中，很多原化工小组的成员觉得受到了排挤，考核结果都不理想。针对此事希望您能给予指示。

公文3回复方式: 书面回复

准备约谈娄奇，并要求娄奇做好如下安排:

1、公司因业务调整，将化工小组并入环保小组的决定是不可更改的。

2、与环保小组项目负责人座谈，了解原化工小组人员离职原因;

3、与原化工小组人员面谈，调查了解工作现状及不满意原因;了解是功能性离职还是失能性离职，并做出相应安排;

4、对即将离职的博上进行面谈，争取能留下这批员工，

5、加强工作职位分析，做到人员与职位匹配;

6、建立吸引和留住员工员工的长效机制;

7、建立员工沟通平台和申诉机制;

8、加强团队建设，为部门员工开展拓展训练等团队合作的培训;

9、调查了解两个团队产生矛盾的真正原因;

10、调查了解目前化工小组工作现状和绩效考核现状。

公文4:

类别:电话录音

来件人:田力平培训专 员

收件人:李春波人力资源部经理

日期: 7月8日

李经理:您好!

我是田力平。我刚收到一份通知，本月30日在北京召开大型企业人力资源管理研讨会,此次会议的主要议题涉及我公司目前正在实施的“360度评估”、“EAP”和“企业文化建设实务”等 公司一向重视培训工作，但目前经费较紧张，这次是否还派人参加?由于临近报名截止时限，请尽快回复，以便我及早做出安排并办理报名事宜。

公文4回复方式:电话回复

电话通知田力平派员参加会议，并提出如下要求:

1、会议研讨内容与我公司所正在开展的工作密切相关，参会有利提升工作质量。

2、这次会议规模大、层次高，有立体声公司形象。

3、有助于学习其他公司和专家的经验。

4、可以丰富和提升参会人员的专业知识。

5、可以发现人才，丰富我公司人才信息库。

6、需做好参会的有关准备工作:

①做好参会的资料准备;

②确定食宿及交通事项;

③安排好参会人员参会期间的工作，以利参会人员作预安排:

④会后要做好会议精神的传达和学习:

公文5;

类别:电话录音

来件人:王睿劳动关系与安全专员

收件人:李春波人力资源部经理

日期:7月9日

李经理:您好!

我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故,我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华、隋东和王小亮、三人都不同程度受伤，但无生命危险。目前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。

公文5答案: 回复方式:电话回复立即电话联系王容，并作如下安排:

1、立即向总裁汇报事情的缘由和进展。

2、立即根据 公司应急预案组成事故处理小组。

3、联系相关医院和郑州交警部门，确保伤病员的全力救治。

4、联系伤亡员工家属。

5、联系郑州交警部门，确定事故责任，全力维护公司利益。

6、与销售部门联系,确保货物安全，做好工作交接，处理好与供应商的关系，求得理解。

7、做好伤广员工家属前往郑州的准备。

8、联系保险公司，协商理赔事宜。

9、事故处理完后，要召开一次会议，分析事故原因，修改应急预案，防止事故再次发生。

10、事情处理完毕后给公司所有驾驶员进行安全教育的培训。

公文6:

类别:电子邮件

来件人:陈欣培训专员

收件人:李春波人力资源部经理

日期:7月8日 李经理:您好!

公司四月份在南非首次承接的420工程现已开工，工程部准备委派6名高级技术人员到南非提供技术报务。可是，这6名技术人员英语水平较差，虽经过为期半年的在岗英语培训，但效果不尽人意。因此，工程部计划临时安排他们去英语学校参加封闭式培训，培训时间为2个月，费用为每人10000元。该计划已经上报人力资源部。可是，昨天工程部来电称，财务部不同意支付培训费用，理由是该培训事先没有计划和预算，资金周转不过来，这几名员工原计划10月份赴南非，工程部担心如果不能按期派人提供技术支持，可能会影响合同的执行和公司的声誉。目前，工程部非常焦急，请求您出面协调，敬请尽快回复。

公文6答案:回复方式:电子邮件回复

回复陈欣，并对工作提出如下要求和安排:

1、 为树立公司良好形象，确保工作如期开展，必须开展好本次英语培训;

2、与工程师面谈，了解培训效果不好的原因;

3、认真经理结这次岗位培训情况， 分析效果不好的原因:

4、与工程部沟通， 请他们放心，英语培训一定要进行，人员可以如期派出;

5、与英语学 校沟通，拟定外语学校培训方案;

6、与财务 部门沟通，拟定新增培训费用预算;

7、加强培训工作管理， 对培训情况进行跟踪评估，确保效果;

8、要吸取教训， 今后在培训开发上要注意:

①要注意过程控制，确保效果;

②要考虑公司在南非业务的拓展，重点要做好相关员工英语培训;

公文7:

类别:电话录音

来电人:冯增国际事业部经理

接受人:陈启礼人力资源部经理

日期: 5月9日陈经理:您好!

我是国际事业部的冯增，去年9月下旬，人力资源部曾要求各部门上报2011年的应届大学毕业生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，;而且要懂理一定的专业知识，这类人员离职率高，我是国际事业部的冯增，去年9月下旬，人力资源部曾要求各部门上报2011年的应届大学毕业生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，;而且要懂理一定的专业知识，这类人员离职率高，我是国际事业部的冯增，去年9月下旬，人力资源部曾要求各部门上报2011年的应届大学毕业生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，而且要懂理一定的专业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。为此我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共识：公司需要制定中长期人才规划以吸引并留住优秀人才。但是，到底该如何操作，尚无具体方案，我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知道您有何意见，请尽快告知。         

公文7答题思路参考，

1、派员去国际业务部做访谈，确定流失真伪、流失调查，并分析原因。

2、派员做一份同行业薪金水平调查，对比分析国际业务部薪金水平情况。

3、派员与流失人员而谈，了解流失原因。

4、指定人员到国际业务部听取意见，草拟适合公司特点的中长期人才规划。

5、修改完善员工培训管理规划，重点突出英语培训。

6、派员与财务等部门沟通，了解公司工资承受能力，决定国际业务部人员薪金提升幅度的可能性。

7、建立吸引员工、留住人才的机制。

8、关于国际业务部从在校学生中招聘难的问题，可适当扩大招聘范围和招聘方式，制定新的招聘制度。

9、 跟总裁汇报这-一个事件。  

10、跟刘增沟通看其对规划的具体想法。

公文8:

来件人:张玲绩效专员

收件人:陈启礼人力 资源部经理

日期: 5月8日

陈经理:您好!

公司今年结束年中的绩效考核后，准备实施基于目标考核的新的绩效管理体系，从上周起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年的工作日标，按原定计划，该项工作应在下周三前完成。绩效监督小组对工作进程进行了检查,发现全公司32名部门经理仅有4个完成了工作，大部分经理尚未开始进行目标设定，当我们希望他们加快进度时，很多部门经理抱怨根本没有时间，觉得和员工共同制定工作目标是表面文章。还有部分部门经理认为这是部门内部的事，监督小组是在干涉他们的工作。目前工作进展很不顺利，请您能给我们一些支持。

公文8答题 思路参考:

1、在近期内根据工作安排继续落实新方案。

2、召开各部门会议，分析绩效考核系统进展缓慢的原因。

3、向各部门解释新绩效考核系统的目的、意义和要求。

4、肯定四个已完成方案制定部门的成绩，推广他们的做法。

5、派员协助各部门制定新考核体系。

6、在原定时间基础上，适当延长2-3天时间，让各部门能充分结合公司要求做好新方案。

7、监督小组及时加强与各部门的沟通和协调，确保新考核体系的制定与公司提出的总目标的一致性。

8、确保绩效考核方案的制定必须有员工参加，确保公平与效率，发挥好激励作用。

9、根据情况给部门经理和员工做关于考核指标分解的培训。

10、把及时为员工下指标作为考核中层的指标之一。

公文9：

来件人:张越 华南分公司总经理

收件人:王晓东人力资源部经理

日期:7月8日王经理:您好!

有一个重要情况向你反映。前两天我们调查发现，总公司派驻华南分公司负责人力资源工作的王吕骏，在编制2011年度人力资源培训费用预算时，采取虚报培训项目，拾高项目价格，扯取回扣、刁难培训公司等手法，违规牟利2万余元既给公司造成了经济损失，耽误了工作，也损害了公司的形象，更败坏了公司的风气，按照总公司的规定，由总公司派往分公司的职员如果出现问题，需上报总公司人力资源部统一-处理。因此，特向你汇报此事，如何处理请您尽快指示,

公文9答题思跻参考:

1、  请华南分公司立即上报关于王吕俊的书面调查报告。

2、  总公司立即派员前往华南公司进行调查。

3、  如果调查不实，将按总公司有关规定给与张越总经理予以相应处理。

4、  调查如果属实，将按总公司有关规定给与王吕俊相应处理。

5、  调查期间请做好有关预防工作，注意保密。

6、向培训公司道歉， 挽回公司形象。

7、  向王吕俊调查时，一定要取得其本人书面签字的文书。

8、  对总公司派出人员失察给华南公司造成损失，表示深刻歉意。

9、  改进员工培训开发内容，加强法纪教育。

10、 物色称职人选接替王吕俊工作。

11、 总结经验，吸取教训，强化管理，防止类似事件再次发生。

12、 以上意见形成书面材料报总裁。

公文10：

类别：邮件

邮件来件人:张玲绩效专员

收件人:王晓东人力资源部经理

日期: 5月4日王经理:您好!

今年，公司去年对所有部门实施了绩效管理制度，强调了对员工绩效的量化考

核，并根据绩效评估的结果，对原有的薪酬结构进行了调整，将绩效考核结果与浮动工资直接挂钩。此外，在销售部门和研发部门还实行了末尾淘汰制(即连续三个季度部门排名在最后三名的员工，将被辞退)。公司每年都会进行员工满意度调查，以便为改进管理工作提供依据。今年的员工满意度调查发现:研发部门员工的满意度非常低，不仅仅低于去年同期水平还低于所有其他的部门。他们普遍认为目前实施的绩效考核存在非常多不合理的地方。您看，今年的考核方案是否需要故些调整?

公文10答题思路参考:

1、仔细研究原来方案存在的问题，并近期要解决新方案的问题。

2、跟研发部 ]经理和员工沟通，了解他们对绩效考核方案的看法。

3、侧面了解研发部门满意度低 下的真正原因。

4、指导绩效专员重新修正研发部门的考核方案，取消研发部门的末尾淘汰制。

5、为所有中层干部上关于如何正确考核员工的培训。

6、将此事形成文案汇 :报主管老总，看其对此事的看法。

7、 为员工开设绩效考核的培训，让大家正确看待考核。

8、确保绩效考核方案的制定必须有员工参加，确保公平与效率，发挥好激励作用。

9、建议适当延长研发部门的考核周期，为一年或者项目长度作为考核周期。

10、了解其他部门对目前考核方案的具体看法。

公文11:

类别:便函

发件人:汤利华总经理idocin.com

接受人:陈莉人力资源部经理

日期: 5月9日

技术开发部最近提出了明年的部门人力资源规划，该部门经理赵昭辉刚从国外归来，对技术趋势把握能力很强，在行业内也有一定的影响。赵经理在部门的人力资源规划方案中提出，目前公司总体技术能力不强和技术开发部员工的素质不高有很大关系，该部门计划裁减三分之二的员工，然后再面向国内外招聘高素质的技术人员。由于这已决定事关重大，请提出你的意见。

公文11答题思路参考：

1、通过这几年的绩效考核结果等信息了解技术部人员基本情况。

2、收集技术部人力资源规划资料信息。

3、与赵经理面谈听取建议，并与之探讨人员大幅度裁减对工作的影响程度。

4、听取赵经理直接上司生产副总的对当前技术人员素质结构的看法。

5、向赵经理和招聘主管了解高素质人员招聘渠道情况。

6、做好替换成本与人力投资资本的预算。

7、如果目前技术人员达不到岗位标准，启动技术部的培训计划。

8、如果确实需要裁减员工，要分批、结合绩效考核进行。

9、建立技术部的严格考核机制，建议用淘汰而不是裁员的方式进行。

10、与猎头公司联系，看能否找到替换现有人员的可能性。

公文筐12：

类别:便函

来件人:汤利华总经理

收件人:陈莉人力资源部经理

日期: 5月8日陈莉:

10号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调整。另外，公司明年要上 一些新项目，需要有针对性地补充一些管理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。

公文:12答题思路参考:

1、准备好两年来各部门的绩效考核评估结果。

2、分析绩效考 核排名靠后部门存在的原因。

3、准备好现有中层干部名单。

4、根据考核结果和人才库名单， 准备好拟提升人员名单。

5、根据新上项目，做好岗位分析和胜任能力评估。

6、  实施同行业人员薪金调查，拟定新设岗位薪酬方案。

7、  拟调整人员的工作岗位安排建议。

8、完善中层干部培训方案， 提高中层干部素质。

9、完善绩效考核机制， 充分发挥激励作用。

10、通过这次调整，为公司建立能上能下的中层干部任用机制。

公文: 13类别:便函

来件人:方芳培训专员收件人:卢艳华人力资源部经理

日期: 5月8日卢经理，您好!

收到一份通知，本月20日在南京金陵饭店召开江苏地区大型企业人力资源管理研讨会。属时到会的均为各企业人力资源部总经理或副总经理及国内外一些人力资源管理专家和学者。您是否参加?请回复，以便我及早作出安排，办理相关报名事务。开会时间: 5月20日:上午8: 00-11: 30. 下午，13: 30-16: 30.

公文13答题思路参考:

1、了解研讨会内容、议程；让培训专员和培训公司联系索要详细培训信息、资料，争取价格折扣。

2、如果培训费用不超过预算，确定要参加此次研讨会。

3、开会前向老板汇报，扩充公司的师资库。

4、参会期间多和同行交流、可以扩大公司影响，树立公司良好社会形象。

5、参加会议可以学习同行业工作经验，吸取专家经验。

6、参会期间和专家建立联系，扩充公司的师资库。

7、请培训专员做好相关会议准备；合理安排好会议期间的日常工作。

8、培训之后写份总结材料，向老板汇报会议精神。

公文筐14：

类别:书面请示

发件人:蒋伊凡绩效专员

接受人:卢艳华人力资源部经理

日  期:  5月9日卢经理:

最近我对公司总体的绩效考核进行了分析，发现营销部和其他部门的考核结果有很大差异，主要问题在于员工的业绩考核结果和行为考核结果的相关性很低，很多业绩排名靠前的员工，其行为考核结果都处于部门靠后的位置，而行为考核结果优秀的员工业绩表现却很一般。营销部今年以360度评估替代原来的上级考评方式，我在思考这种新的方式是否适合营销部的员工。我已将分析报告整理完毕，请过目。如有时间，我想和您讨论一下360度评估这种考核方式是否还应继续在营销部实施。

公文:14 答题思路参考:

1、仔细阅读分析报告。

2、对蒋伊凡的建议给予肯定和认可。

3、向营销副总与营销部经理听取业务员绩效与业绩情况的看法。

4、与业务员座谈了解他们对于绩效考核标准设定的看法。

5、了解360度评估内容的设定情况。

6、约定时间，与绩效主管探讨关于360度评估的实施。

7、跟营销主管沟通，看其对考核的看法。

8、咨询外部专家，或参加相关培训，了解360度考核的实施条件和技巧。

9、有初步结果后向老板汇报此事。

10、向公司360度实施比较好的部门了解情况。

公文筐15：

接受人:徐镇平人力资源部经理

日期: 5月9日徐经理，你好!

最近，从财务部的部分员工那里反映上来的一-些情况要引起我们的注意。你知道，前两个月你刚刚从其他公司挖了一位具有外企工作经验年轻的刘茂林任财务部经理，目的是为了进一一步开展财务部的工作，扩展财务融资思维。但近来我发现，因为多种原因使得原来的财务部副经理李超在与刘茂林的工作配合上不尽人意，并产生了一些矛盾。虽然二人之间的冲突尚未公开化，但已在财务部内部引起一些反映，并对工作人员的情绪产生了不利的影响。这件事如何处理，想听听你的意见。

公文:15答题思路参考:

1、分析产生矛盾的原因，要尽快解决此事，拖的时间越久，对企业文化的影响越不好。

2、建议采取必要措施，在公司和部门范围内提倡团结合作的企业文化氛围。

3、与财务部员工沟通，侧面了解矛盾产生原因。

4、了解刘茂林的工作方式和工作方法，是否其价值观与本公司企业文化不符，是否有待改进。

5、调查此二人是否存在其他误解，是否有转岗的可能。

6、从与其沟通较多的其他中层部门侧面了解对两人的看法。

7、如果刘茂林的管理方法有问题，送其出去加强管理能力和思维的培训。

8、跟刘茂林沟通，了解其工作一段时间以来额看法和想法。

9、跟李超沟通，了解其对刘茂林的看法，并建议其作为部门管理者以大局为重。

10、把部门业绩和两个人的合作挂钩，促进两人的团队合作。

公文筐16：

接受人:徐镇平人力资源部经理

日期:  5月9日徐经理，你好!

我们根据总裁办公室的意见，分析了目前公司工资水平及工资结构。与同行业其他公司相比，本公司的工资水平处于中上等,但这并未能对员工提高工作绩效产生良好的推动作用。我们认为，这可能是因为公司的固定工资和绩效奖金的比例不尽合理。目前，前者与后者的比例大致为8比2，绩效奖金所占比例太少，同等资历的员工的收入相差不大，即使他们的工作绩效大不一样,也未能产生良好的激励作用。因此，我们建议调整公司的工资结构，将固

定工资与绩效奖金的比例增加到6比4或5比5。此建议当否，请批示。

公文:16答题思路参考:

1、要求薪酬专员进行市场调查，了解本公司与同行业其他公司的工资水平及工资结构的差异。

2、进行内部员工问卷调查，了解员工对现行工资水平及工资结构的满意程度与建议。

3、跟相关部门经理沟通，分析未能产生高绩效的真正原因。

4、制定提高绩效水平的其它对策，比如培训等。

5、要求下属制定调整比例的方案，明确具体措施，确定方案后向总裁汇报。

6、调整比例后，固定工资水平会有所下降，分析会给员工带来的影响及对企业产生的后果。

7、听取其他部门负责人对调整工资比例的意见。

8、和外部专家和同行沟通，听取关于绩效和薪酬挂钩的好的建议。

9、建议根据岗位特点根据绩效考核结果，适当拉开员工收入差距。

10、建设根据岗位特点、部门要求，不同的部门确定各自的工资与绩效奖金的合理比例。