本节将以某企业施行人力资源信息化的全过程为实录案例,培养大家案例分析及E-HR施行的基本能力。
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XX公司人力资源信息化实施实录
作者:严正
XX公司由公司高层管理者牵头,HR部门主管主导,各部门、区域分店主管协助,对整个项目进度进行规划安排。
调查分析是施行过程的首要环节,需要摸清本企业各类人力资源管理现状和亟待解决的问题,为下一步选择适合的E-HR系统做准备。XX公司主要对以下几个方面进行了调查分析:
1、人力现状评估。公司现有员工总数71人,其中试用期员工24人,正式员工47人。主要问题有:各分店人力状况无法汇总掌握;兼职和实习人员管理过于随意;人事工作随意性大,无日程和记录可循。
2、入离职管理现状。公司上一年度累计离职人数84人,入职96人(含)。月均离职率16.3%,流动较大的岗位主要是店面销售、店面收银。主要问题有:员工入职材料缺失;试用期、转正无相关记录;离职管理不规范。
3、考核与薪资现状。现有的是店面销售的业绩考核。考核指标为当月必售品项销售额、各品项销量、总销额。主要问题有:销售数据与薪资数据汇总困难。
4、员工关系现状。主要问题有:劳动风险点过多,且无法管控;无相关存档等记录;入离职等操作随意导致风险过高;
正确选择适合本企业的E-HR系统是施行人力资源信息化成功与否的重要因素,评估项目如下:
1、确定预算。
2、确定系统功能需求。XX公司所需的E-HR系统应具备以下功能:员工基本信息管理、组织架构管理、入离职转正等人事操作、员工档案管理、人事操作记录、报表及图形展示、劳动风险提醒等。
3、确定选择标准化或定制化产品。定制化产品费用较高,开发周期长,适用于规模较大或集团化管理等企业形态。标准化产品费用少,适用于中小型企业,无庞大复杂的分支管理机构。
4、确定选择本地部署软件还是SaaS。SaaS(软件即服务)是通过互联网提供软件,优势在于成本低、可扩展性好,能快速满足企业需求,要求服务商必须是可信赖的。本地部署软件安全性较好,但定制化开发难度大、周期长,且成本很高。
5、试用比较目标产品的价格、需求满足度、操作便捷性、维护成本、迁移成本。
在已确定本企业E-HR系统选择后,需根据该产品要求,对企业组织架构、员工信息等基础信息进行收集整理,并迁移至E-HR系统上。
4、员工档案材料因原有缺失较多,尚在补充中。
4、长期准备,试用和评估并行。前期调研、方案选择比较将耗用较多时间。XX企业是在确定最优方案后,进行数据迁移、试用。在试用过程中,不断与前期需求改善情况进行评估、优化。