本文仅供参考，谢谢！/ 林牧
一休哥提示：
话不投机半句多！讲话不是为了给自己听，写作不是为了给自己看，书写表达是为了表明自己的观点和想法，但要让别人接受你的想法，至少要有“读者意识”和“换位思考”，精准定位去如何阐述自己的想法和观点。
我们无法改变环境适应自己，因此只能改变自己适应环境。针对不同的环境，即使表达相同的内容，也必须选择合适的表达方式和方法。
切记，书写表达能力，决定着一个人的发展与未来！（本篇引用了濮实博士的这个观点，在此致谢！）
一、为什么书写表达能力这个基本能力这么重要？
剑桥大学教育学博士生濮实，发表文章谈到：“语言表达能力、写作能力决定一个人的发展与未来”。的确，语言表达能力和写作能力作为最基础的能力，如果不精通它，我们就几乎丧失了竞争力，工作中，表达，是决定性的。这也是我将“书写表达能力”放在6个基本能力首位的原因。
说起写材料（文章），大家都可能有一肚苦水，这真是件不容易干的事情。但材料（文章）又太重要了。三国时曹丕有句名言：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”
可见文章（材料）的地位和作用。写文章（材料）之难，过去有个秀才说比女人生孩子还难，因为……但掌握了一些规律（套路），就不会这样难了。
十六年来，我接触了无数的人，但能成为领导者或者在专业上有成就，特别是能晋升到HRD的，几乎无一例外，都是能说会写。我还真没见过不会写、不会说，能当到HRD的，如果大家发现有，记得告诉我，我得好好研究一下。当年一休哥刚刚进入这个单位的时候，同期有不少同龄的同事，个个胸怀壮志。然而经过十六年的风浪，现在泾渭分明，而导致“泾渭分明”的，居然也是以“会不会写、懂不懂说”为起点。
在任何一家企业，想引起管理高层对你的注意和重用，其最直接的途径，就是从你写的、说的开始，其次才是你的专业水准。其实一个公司里，真正能懂得、理解人力资源专业的寥寥无几，如果你不说不写，等着别人来判断你的专业水准，我想这个职业生涯基本就完蛋了……
也因此，我真心希望大家能重视这个章节，认认真真看完它，无论我说的对或者不对，有帮助还是没帮助，都应该把“书写表达”作为一项“一辈子的修炼”，只有起点，没有终点。
二、书写表达过程中都存在什么问题，该如何提升？
现在都在强调“问题导向”，那么，本篇我们就从问题入手。我们经常会遇到的书写表达问题都有那些呢？都有那些危害？我们应该如何提升和改进？
（一）书写方面，粗略归结有6个问题（个人理解，不一定准确）。这6个问题也是彼此相关，之所以分开来说，是希望能更详细说明问题的特征。
1. 文体不匹配，用词不当、主题不清。
先说说公文写作。写东西，先得区分文体，不同的文体在结构、用词、造句上，不尽相同。工作中的公文，更多的是直奔主题，讲究用词精炼、准确、易懂、无歧义。其他如工作报告、发言稿，则强调表达清晰，具有较强感染力，可以有一些旁证侧引，使内容丰富起来，吸引听众或读者注意力，但切记不能过于唠叨，否则会影响主题的传递。
案例：人力资源总监计划在1月10日召开会议，听取人力资源部各专业和各分公司人力资源部关于2017年度工作计划的汇报，所涉及部门必须全部参加，不得请假。人力资源总监交代专员小七下发会议通知，小七拟定了会议通知如下：
会议通知
人力资源部各专业、各分公司：
人力资源总监安排大家在1月10日召开会议，他要听取2017年度工作计划汇报。这个会议安排在1月10日上午10点公司会议室召开。请各部门安排人员准时参加，准备好会议材料向人力资源总监汇报。会议不得缺席，必须全部参加。
特此通知。
人力资源部
2017年1月11日
粗略看，这个通知中关于会议通知的六要素已经有了，即会议名称、参加人员、会议议题、会议时间、会议地点、会议其它要求。然而，大家都能看出来，这个通知有很多东西没有明确，如果你看到这个通知，肯定是一肚子疑问；另外在用词上存在口语化，不严肃。如果你来写这个通知，你又会怎么写呢？感兴趣的话，在评论里写，我们一起探讨。
大家再看看下面的工作总结，这是一个网友（暂称“电商小白”）的《2016年工作总结》，这份总结写得很仔细，配上各种图表分析，我个人挺喜欢的；在招聘方面从渠道、过程、效果、稳定性、改进方式等进行了总结，写得挺好。
案例：电商小白的2016年总结（很长，我只是把标题挑出来）
时光荏苒，已来公司半年了。原来的外贸电商小白，现在也能在菜鸟应聘者前充当“电商大咖”了。废话不多说，现在进入正题。
一、首先从招聘方面开始
1、招聘渠道分析。2、招聘环节分析。3、招聘完成效果。4、人员稳定性分析。5、招聘方面来年的改进方式。
二、然后是培训方面
三、最后是其他方面
既然一休哥认为他写得挺好，为啥还拿来当例子呢？哈哈哈！那是因为一休哥习惯了“鸡蛋里挑骨头”。一休哥认为一篇好的总结、好的文章，就应该注意每个细节，认真斟酌。大家发现了没，问题就出在这个总结的各个小标题上。
问题一：既然写了一、二、三，那就没有必要写首先、然后、最后；这是很明显的一个小差错啊。
问题二：小标题过于简单，可以将半年来的感受提炼出来，形成更加有概括性和吸引力的小标题。
是不是真有点“鸡蛋里挑骨头”的感觉呢？细节决定成败，一篇这么认真写的总结，就因为几个小标题而让人“挑骨头”，实在不值得啊。至少在一休哥看来，很不应该。老子在《道德经》中有云：慎终如始，则无败事。真是至理名言。
其次说说规章制度编写。规章制度编写是一项严肃的工作，大到结构层次，小到用词和表述，都必须严谨。关于规章制度的格式、层次等等，有不少的书籍可以学习，在这里就不详细阐述了。但在用词和表述上，个人觉得有必要在此强调。HR专业制度，涉及的都是每个员工的切身利益，也关系公司运营，一旦用词不准确、表述不清，则极有可能造成纠纷，也容易被一些“聪明”的员工钻空子，眼睁睁被“合理违规”。
案例：这是网上的一个《劳动合同管理办法》中的条款，大家一起来看看，都有那些问题。
这一条让我觉得惊讶！（试用期）劳动合同，劳动合同（试用期），到底是签订劳动合同，还是签订“试用期合同”？我看得很困惑，如果真是指“试用期合同”，那么还这么光明正大的写进制度，难道制度编写者不知道这是违反《劳动合同法》相关规定的么？或许是我的理解能力有问题吧。
再看看这条，我觉得用词真得斟酌。
大家看看：人力资源部可以根据员工要求，为其出具终止（解除）劳动合同证明书。这里用了一个词“可以”，而且还是“根据员工要求”出具证明书。那如果员工不要求出具证明书呢？是不是就不用出具终止（解除）劳动合同证明书了？
劳动合同法第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。这里用的是“应当”，也就是说，无论员工是否提出要求，人力资源部在办理解除或终止劳动合同的同时，都必须出具证明书。
一个严肃的《劳动合同管理办法》，竟然光明正大写了违规条款，还出现理解歧义，这会给公司带来很大的危害。编写一个制度，不但体现的是专业水平，更体现了制度编写者的严谨、负责和综合书写表达能力。康熙大帝有句名言，“一事不谨，即贻四海之忧；一念不慎，即贻百年之患。”小朋友们，记得别给自己挖坑哈，慎重！
再说说关于各类工作方案。提到工作方案，可能不少人都觉得头痛，编制工作方案是一件特别考验人的工作。十六年来，一休哥已经数不清编写了多少个工作方案，每次都累得呕血。
工作方案特点是具有较强的方向性、指引性，一方面要有明确的目标，要考虑问题的复杂程度，有时候还必须起草多种可供选择工作方案，方案要有可执行依据，要有可行性分析，还要有存在问题分析、利弊分析、应急预案或措施等。
一个好的工作方案，是一项工作能否顺利推进的基础，方案的内容是否严谨、是否具有可操作性、是否能引导好方向，都至关重要。受篇幅限制，关于工作方案编写方面，一休哥就不展开说了，如有机会，我们再行探讨。
总之，写公文就应该有公文的样子，写制度就必须是制度的格式，公文、制度、方案一定要严谨，散文、诗歌要有些韵味，但别混在一起了。那么这方面的能力如何提升呢？一休哥给大家提几点建议（包括但不限于）：
第一：熟悉各类公文的格式，案头可以备一本公文写作的参考书，经常翻阅，可供查询。
第二：不怕写，不怕改，养成认真修改、反复修改的习惯，逼着自己去进步。个人的习惯，文章写好以后，认真读一次，通顺了吗？词用准了吗？别人能读懂吗？几易其稿，是很经常的事。
第三：向别人学习和请教，多看看一些好的范文，多思考别人为何这么写，好处在哪，如果我来写会怎么写，为什么。
第四：阶段性的把自己以前写的东西拿出来看看，或许你会发现，以前怎么会这样子写东西呢？应该可以这么改，应该从那个角度去描述。恭喜你，你自己已经有了很大的进步，当自己的水平层次提高了，往往就会鄙视以前自己的作品。
“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于垒土；千里之行,始于足下”。小朋友们，撸起袖子干吧！学无止境，勤于积累。
2.缺乏“读者意识”，自己写得很清楚别人却看不清楚。
有些时候，我也会抱怨，为什么我写得已经这么清楚了，别人还是不明白！后来才明白，就是因为我自己心里太清楚了，所以反而说不明白，自己没有站在读者（他们并不清楚始末）的角度去思考如何写。这就是写作必须具备的“读者意识”。
我们来看看一个小案例，这是一个网友写的2016年感悟和2017年的目标，当时我看到的时候觉得很累，不知道大家有没有这个感觉，试试哈！
案例：对于人力资源工作刚刚3个月，大学专业又完全不对口的我，其实刚入手还是挺吃力的，不过慢慢来，在这三个月中我主要了解的是社保，在之后的2017我希望自己在招聘、培训等方面都有基本的了解；尤其是招聘和培训公司在即，社保方面大致我也有了一定的了解，2017我也会关注最新消息的。其实对于招聘之前想着不就招个人吗，在网上发布一下职位，搜搜相关的简历，然后打电话让面试不就好了，面试的时候自我介绍一下，问问家庭方面，工作经历等没什么难的。不过现在知道了哪有这么简单啊要想做好，需要学习的地方好多呢，要掌握招聘技巧、识人技巧、心理学、管理学、人际沟通知识等；平时闲暇的时候多看看这方面的书籍或视频，总要一步一步来，一口吃不成一个胖子不是；培训其实对于公司我觉得还是挺重要的，公司不忙的时候普及普及相关知识，即巩固了公司要求所要掌握的知识，专员自己也可以培训一些相关的，当然是在自己理解彻底的时候，自己也长知识了，我想员工也会喜欢的，不过要将的生动，不然你在讲别人都睡着了怎么办。离开学校我的人生可以说才刚刚开始，我想谁都不愿意做无用功，每天忙也不去想忙的最后自己到底学到了什么，每过几天静静的思考一会坚持一段时间，再坚持一下，我想5年后的人生会比现在要好很多，而且自己所掌握的东西会更多，以后的生活也会越来越好，现在呢我要有一个小目标，那就是培训和招聘。我会一个一个的小目标定立，最后实现我的大目标，年终好好反思年后加倍努力，自己给自己加油。
这篇东西我努力看了2遍，看一遍心塞三遍，看得好累，真不知道这位网友到底想表述什么，感觉就是在自言自语，自己心里应该挺清楚自己想说什么，却让别人摸不着头脑。
通篇没有分段，一些句子读起来真心痛苦，如这段话：“培训其实对于公司我觉得还是挺重要的，公司不忙的时候普及普及相关知识，即巩固了公司要求所要掌握的知识，专员自己也可以培训一些相关的，当然是在自己理解彻底的时候，自己也长知识了，我想员工也会喜欢的，不过要将的生动，不然你在讲别人都睡着了怎么办。”我每读一次，就痛苦一次，这实在太折磨人了！
有些文章我觉得还能改一改、顺一顺，但面对这样一篇小文章，一休哥只能感慨，想修改都无从下手。这种痛，大家能体会吗？当然，能把文章写成这个样子，也是极少有的，物以稀为贵，我便把它收入了我的印象笔记，偶尔读之，提醒自己，很是受用。
咱们再来看看下面这段小总结，对比一下便知道了。
2017年，我的目标是：聚焦专业提升，兼顾工作和家庭。2016年节奏快，忙、散、累；2017年，抓住一个核心点。
工作上，提升我的专业能力，培训模块，课程开发是我的薄弱项，在这个维度加大学习和练习力度，开发出更多的精品课程；
家庭上，希望自己工作之余的时间多陪孩子，每天晚上2个小时亲子时光绝不能偷懒；
生活上，我要加强体育锻炼，先从瑜伽练起，坚持一个体育项目；
夫妻感情上，多沟通，争取每个月有一次深度沟通，遇到摩擦以体谅宽容为原则，家庭财务事项要分清。
这一小段话，条理清晰，用词较为精炼，至少看起来舒服多了。对于这样的文章，我愿意一直当他的读者。
两个小案例对比我们可以看出，写一篇文章不应该自己写给自己看，不应该自己说给自己听。写完了，自己读一读，看一看，多想想别人看到我写的这个东西，会明白吗？如果感觉有不明白的地方，那就改，改了还拿不准，那就找同事、朋友看一看，到底那里有问题。任何一篇文章，都代表着自己，不修改到自己满意，别轻易发出去，那是对自己和对别人的不负责。
“读者意识”其实讲的就是怎样获得读者的信任；如果你的表达中很多地方都很模糊、有歧义，那么对方接收不到你想表达的真实意思，可能就会不再信任你，从而放弃阅读。这个道理在我们日常生活中是完全适用的。人与人之间建立关系离不开语言的表达。人与人之间的信任，就像作者和读者的信任一样，如果表达不准确、不合适、不得体，都会对人际关系造成直接的影响。
有时候我们抱怨别人不理解自己，但退一步想想，你真的把自己的意思表达清楚了吗？可能很多人都相信这个世界上有一些东西是根本无法用语言表达的。这就是为什么有的时候我们需要借助别人的语言来表达自己，有时候看到一句话会突然觉得这就是我们长久以来想说却说不出来的。
一点建议：多写，多听听别人的意见，多换位思考别人会怎么看待你的文章，严格要求自己，一定要对得起读者。别无他法。
3.表述不够精准，产生歧义。
能够准确地表达自己并让别人明白你的意思，这件看来简单的事不是随便就能做到的。可以不夸张地说，在现代社会里，使用语言的能力很大程度上能够决定一个人的发展潜力，不论是口头语言表达还是书面写作，能够找到合适的词汇和表达方式来传达自己想要传达的信息，这是在现代社会立足所必需的一个能力。
如果表述不精准，产生歧义，不但会误导读者或执行者，还会给自己的工作或生活带来麻烦和苦恼。
写作的语言是一种非常讲究精确性的语言，特别是公文，其目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对对方行为的强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方“见仁见智”，按各自的理解而不是作者的意图去行事。
从这样的意义上，歧义对公文当然就是百分百地有害。能对这一点提供证明的实际例证举不胜举。
据说，第二次世界大战结束前，战败局面早定的日本之所以挨了两颗原子弹，其原因是多方面的；直接原因之一，就与日本政府针对“波茨坦公告”发表的声明中存在歧义有一定关联。日本政府称自己对“公告”的态度是“默殺”。“默殺”这个词在日语中是多解的，可以理解为“不予理睬”，也可以理解为“暂不作评论”，既然如此，美国自然可以作第一种理解，你“不予理睬”，那我就可以用“任何战争手段”，包括用原子弹了结战争。悲剧就这样发生了，小日本心里苦却无处说。
又如曾有一篇政府报道写出“我们要严厉打击少数犯罪分子”，这就有意思了，这句话的真实意图是什么？“打击少数”？那对多数还打击不？闹笑话了吧！也包括之前我举例讲到的，“人力资源部可以根据员工要求，为其出具终止（解除）劳动合同证明书。”那么如果员工不提出要求，还要不要终止（解除）劳动合同证明书呢？
小小建议：不要小看每一个词，它可能影响我们的工作、生活、名誉，充分把握关键词的使用，是写作的关键，据说“一言不合，友谊的小船说翻就翻”，或许“一词不当，明天的自己泪流两行”。写完一个句子，多读几遍，这样写准确吗？会不会产生第二种理解？我还能再改精准一点吗？差之毫厘，谬以千里。丝毫大意不得。
4.文章缺乏层次，重点内容不够突出。
这也算是当前文章的一个通病了。其实很多年轻人都不喜欢“党八股”，讨厌文章一上来就是一二三四，标题提炼的都一个模样。当然，党八股确实不能多用，但对于初学者来说，党八股可以锻炼我们的概括提炼能力，可以锻炼我们写文章的思路，可以帮我们分清层次，突出重点内容。我们来看一个例子：
《某单位群众路线教育实践活动情况》提纲
一、主要做法
1.坚持严字当头，精细管理，环环紧扣抓组织。
2.坚持联系实际，循序渐进，步步深入抓学习。
3.坚持开门纳谏，动真碰硬，层层“剥笋”抓剖析。
4.坚持项目推动，立行立改，项项落地抓整改。
二、主要成效
（一）形成了认识成果。
（二）形成了实践成果。
（三）形成了制度成果。
三、主要体会
1.必须坚持自上而下，一级做给一级看，一级带着一级干，用示范来带动。
2.必须坚持问题导向，一个问题一个问题抓落实，一个问题一个问题来解决，用成果来说话。
3.必须坚持标本兼治，既要解决当前突出问题，又要立足长远建章立制，用制度来保证。
大家看看，这就是“党八股”格式，但各位有没有看出来，这样的文章层次分明，重点突出。也只有在这种格式下，我们才容易将文章的内容组织起来，完善起来。如果真的讨厌这样的格式，也可以先从这个格式入手先写，然后在此基础上，进行修改美化。个人看法，一个层次分明的“党八股”，总比一篇杂乱无章、读不懂的文章要好，你说呢？
我记得董章裕老师曾经教导，写好一个材料，可以从十个方面入手，在这里分享给大家，希望大家都能从中受益：
一、列好提纲
二、炼好标题
三、写好前言
四、摆好过渡
五、述好重点
六、讲好体会
七、收好结尾
八、抓好修改
九、把好场合
十、用好新语
5.千篇一律，缺乏个性。
“天下文章一大抄”，写材料的人都知道，实在没法子了，就找一些范文来抄一抄，抄着抄着，便千篇一律了。我个人不反对抄文章，有时候抄一抄可以节省时间，也可以学到别人是如何写文章的；但我强烈反对照抄，要抄也得抄出个性来！
对了，有个热词叫“套路”，我们就抄个套路，我觉得内容还得踏踏实实的写，至少我们得用自己的语言，把自己想说的说出来；也只有用自己的语言，我们才能说出个性，说出别人说不出来的话。这样的文章，至少能让我们掌握沟通交流的主动权。
一篇有个性的文章，应该具有鲜明的特点，或抑扬顿挫，或行云流水。在表达方式上，也必须有自己的特点。我个人喜欢比较正面的表达，尽量减少负能量。比如有一次我修改一份材料，关于员工待遇部分，我是这么改的：
原文：建议公司组织对各层次员工收入待遇对比外部同行业水平情况进行调研，解决各层次员工收入待遇低、市场竞争力差的现状。
修改后：建议公司组织对各层次员工收入待遇对比外部同行业水平情况进行调研，根据实际情况适当提升各层次员工薪酬待遇水平，增强吸引力和市场竞争力。
虽然只是简单修改一句话，但至少感觉上修改后比较有正能量。像这样的“小事”我是经常会干的，不厌其烦。
6.错漏百出，不忍直视。
刚刚又在三茅看到“茶毒”，我这个天天喝茶的茶鬼吓了一跳，茶解百毒，怎么茶会有毒？后来想想，这位仁兄莫非是想写“荼毒”，兄弟啊，少一横呢！
再有诸如年收入“55000万元”，还有落款日期“2017年17月11日”，甚至还有一时敲错的“他奶奶”。反正啥都有，不忍直视。写文章，能少点闹笑话么？
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写一篇文章真不容易啊！断断续续，我已经码了将近1万字，感觉还是没说清楚这文章怎么写。想想自己写作水平也确实有限，心中有很多话要对大家说，却说得甚是凌乱。或许是因为这几天北风有点大的缘故吧。
末了，借一些大神总结过的经验，再给大家建议如下10点，作为“书写能力篇”的结尾：
1.多阅读优秀的作品。这是立竿见影的方法。写作可以从阅读别人的佳作开始，接着开始模仿，最后超越他们。
2.形成自己的风格。尽可能的多读好材料，在看内容的时候，更要留意文章的问题和写作的技巧。
3.尽可能多的写。要不怕写，坚持每天都写，如果可能话，每天写几次。你写得多了，也就写得好了。学习如何写作和其他的学问道理是一样的，熟能生巧。写写你自己，写写博客，只是写，全情投入的写，练得越多，你的写作水平就提升得越快。
4.放开思路写。一份材料开始写，可以放开思路漫无边际的写，只有开始写了，慢慢才能理清思路和内容。一定要马上开始写，马上打字，你写什么没有关系，只要你开始写了，什么都好办了。
5.先计划，再写。这好像和“随便涂鸦”有些矛盾，实际上不是这样。在坐下来正式写之前，先做个计划或是脑子里先预演一下，这是非常管用的办法。
6.创新。你需要模仿名家，这并不意味你要跟他们写得一模一样。你可以试试新的写法，从这里学一点，从那里学一点。渐渐地，你就会有了自己的风格，自己的文体，自己的思路。试试一些不一样的表达，或创造一些与众不同的表达方式，每一方法你都可以尝试，看看它到底怎么样，不好就不用呗。
7.修改。这点很重要，很多人一旦写好就不想修改，已经费时费力地写好了，还要再花时间修改，实在是一件吃力不讨好的活。但如果你想写得更好，你就要学会如何修改。好的作品是经过反复的推敲和修改而成的，这会让你的作品从平庸中脱颖而出。修改的目标是：更清晰，更简洁，更有个性。
8.简明扼要。这是你在修改的过程中，最重要的一件事情。一句句，一段段的修改，把无关主题的统统都删掉。一个短句比一段冗长的废话更具说服力，大白话比晦涩的专业术语更受欢迎。记得：简单就是力量。
9.获取别人的反馈。闭门造车不会有任何进步，让别人读读你的文章给你回馈，即使是一些批评，也接受它，忠言逆耳，这样只会让你写得更好。
10.好开头和结尾。作为一个材料来说，开头和结尾是文章的重点。特别是开头。如果你不能在开始阶段就吸引读者，那他们就很难有耐心把整篇文章读完。所以投入更多的时间去考虑怎么写好开头，读者一旦对你开头感兴趣，他们会想知道得更多…写好开头后，再弄一个精彩的结尾，OK！
最后，再来一个年终广告，想要拥有精益求精的修炼时间，那就应该先寻找更加高效的做事方法，2号人事部从万千HR的需求中来，更珍惜你的时间！而且，还有越来越多的新功能，快来体验吧！
我是林牧（云舞一休）
你的收获，便是乐事
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