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《HR意见领袖》电子杂志[2014年6月刊] 本期杂志主题:薪酬、绩效、考证、美文大PK 阅读(20970)

美文篇

你不适合做HR(番外篇)

亚瑟超人
亚瑟超人

我不会写工作计划


刚进公司的第一天,美女经理给了我一个电子表格。

 

经理:“这个是工作计划表,你先看看,填好了明早跟我汇报,以后每周五要写好计划,周一一来公司就要跟我汇报。”

 

我:“没问题,这个很简单。”

 

打开计划表一看,大致有这么几项:本周工作内容、需要的时间、各项工作的重要程度(权重)、紧急程度(权重)、类型、上周工作完成情况、未完成工作的原因、未完成工作的后续解决方案及所需时间,还有一个工作所需资源。

 

非常详细的一张表,除了类型、所需资源没弄懂,其他也都比较好理解,但是看着这个表格,心中也觉得很有压力,以后工作的进度都要被这么详细的罗列出来,可见工作严谨度非常之高。反正暂时还没什么上周未完成工作,我也一会儿就填完了,打印出来等着第二天汇报。

 

第二天到了公司,一早就去找经理了。

 

我:“经理,我的计划表已经填好了,本周的计划是……”正在我要把计划念给经理听的时候,她把我计划表拿了过去。

 

我有些不知所措:“经理,我再去打印一份吧?”

 

经理:“不用了,所有的计划你应该了然于心,这样你做事的时候才不至于忘记,时刻都能想着未完成的工作需要及时处理,以后都只准打一份,跟我汇报的时候,你要很迅速的脱稿将表格上的上周工作情况和本周工作计划说清楚。”

 

这一下弄得我有些措不及防,好在当周工作不是很多,结结巴巴的回想还是说出来了,我觉得应该凑合过关了吧。

 

经理把表往桌子上一拍:“你没有认真的想过计划吧?第一,工作计划需要饱和,保证工作效率,没有工作的时间我也能从这里看出来,这样临时有事我也知道你什么时间有空可以处理,不行我就可以交给其他有空的人。你看你周四的计划,上午半天打印材料,你觉得这个工作饱和么?所有的工作计划时间要精确到小时,确保工作饱和。第二,为什么类型、所需资源你没有填?”

 

我:“经理,这个我不理解是什么意思。”

 

经理有点生气:“不理解你为什么不问我呢?类型根据你前面的重要和紧急的权重进行区分,有四类,重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急,这样以便于你分清楚工作次序,能合理安排这项任务的时间以及投入的时间。所需资源意思是指你做这件事的时候你需要什么资源,可以是人,也可以是物资。有些事你一个人做不了,你需要的资源可以是自己部门同事,也可以是其他部门的同事,前提是你自己得想清楚这件事所需要的人数。有些事你这个层面处理不了,需要我出面,甚至是总监出面,那么你就应该在表格里反馈出来。有些事情需要花钱,有时是台面上的开销,也可能是要送礼搞关系,都要写出来。总之,你能写出需要的资源,你自己肯定会认真去考虑这个工作怎么开展,而我也能知道你需要我为你做些什么,或者有些事是需要我帮忙协调的,我也好安排,这样更方便开展工作。好了,你把这个表拿去改好再找我。”

 

听经理这么一说,我有些惊讶,原来计划表里包含了这么多东西啊,真是万万没想到。果断跑去把表认真重新了一边,再交给经理,这下应该能满意了吧。


    经理瞥了一眼表,又生气了:“你学过中文的吧?那么工作计划中,请注意用词!一件工作需要完成的,一定要写‘完成’什么什么工作,表示会有一个完整的结果,不会拖拖拉拉!而不是只模糊的写‘做’什么什么工作!无法本周完成的,你要写出本周完成到哪一步!做事要认真,不能这么模棱两可!再去改!”


    就是这般的咬文嚼字的方式,我又改了两次,经理才点头过关。满肚子的怨气,无处发泄,毕竟经理说得都有道理,或许我只是在生自己的气,我连个工作计划都写不好。

 

分类汇总,集中办理


因为W同事的离职,公司社保缴纳的工作就落到我肩上了。然而员工进进出出时有发生,有时候又特别紧急的情况出现,我每个月都要跑两到三次社保局。我们公司所在地属于远城区,社保局离的非常远,每次都要公司车队派车送过去,往返路上都要2个小时。有一天,我异常疲惫的从社保局回来,经理把我叫过去了。

 

经理:“亚瑟啊,你本周的工作计划还记得么?”

 

我:“记得啊。”

 

经理:“那你今天下午本来的工作应该不是跑社保局吧?”

 

我:“恩,是的,但是我之前也跟你请示过,人家这个医疗的报销非常急,所以临时改变了工作计划。”

 

经理:“那如果每天都有急事,那么你原本工作计划上的工作怎么办,我要求你做计划的时候都是非常饱和的状态了,那么你原来那些工作就肯定没办法完成,时间被占用了。不要人家说急你就急,你自己要去分析判断,你每个月跑几次社保局,不觉得浪费时间么?你做好了计划,就要严格按计划执行,临时的紧急任务要安排在你计划的空档时间,而不是占用你本来要做重要事情的时间。以后你每月只准去一次社保局,自己把所有事情分类汇总好,抽一天的时间集中去办理。至于员工那边催你,你要明确的告诉他们公司社保办理的时间,除非类似工伤这类非常紧急的事情,你可以多去。集中解决问题,可以极大的提高工作效率。”


    我:“好的。”默默的走出了办公室,心里觉得挺委屈的,经理这明显是挖了坑等着我呢,之前出去跟她请示的时候不说,现在累死了,回来还要被她训。

 

不可能的任务也有办法解决


一天,美女经理走过来,小声对我说:“亚瑟啊,有个事需要你去办一下。”

 

我一脸狐疑的看着经理:“什么事,您说?”

 

经理四下看了看:“你还是跟我去我办公室说吧。”

 

什么事情,弄得这么神秘,该不是出什么大事了吧,我心里战战兢兢的跟着经理去了她办公室。

 

“经理,有什么事啊,弄得这么神秘?”刚坐下,我忍不住就问了。

 

“是这样的,你先看看这个。”经理递给我一份人员资料。

 

我看了看,没什么特别啊:“经理,这个是谁,我完全不知道这个人啊。”

 

经理:“这个不是我们公司的,是老板的一个亲戚。关系比较特殊,人家现在快要退休了,但是社保没有交足年限,所以需要你去补一下。”

 

我:“可是这不是我们公司的员工啊,而且社保不是不让补的么?”(各地社保政策不同,当时我所在区域的社保是不进行补缴操作的。)

 

经理:“你怎么听不懂呢,这是老板亲自交代的,事情很重要。不让补,你不会想想办法啊。弄了这么久的社保,该认识的该熟悉的人你不都也熟了么!”

 

我:“可是…….经理……

 

没等我话说完,经理带有气愤的语气打断我:“这事很急,赶紧去!”

 

每次经理找我,都没什么好事,回到座位上,心里很压抑,感觉心跳都漏了好几拍。


    坐了会儿,待自己平静下来后,我对自己说:“怕什么,尽力去做就是了,大不了走人,我这初生牛犊,也没什么可以损失的。”(也正是这个想法,让我日后在工作中做事胆量大了不少,敢去挑战,敢去做,毕竟最坏的结果我都能接受了。工作中难免会有压力,调整心态很重要,好的心态是做好事情的保障。)

 

理了理思路,我就开始准备资料了,做了一份假的合同,又做了几年的假工资单,加上了这个神秘人物,跑去财务盖好章,再进行复印,复印件回头交给社保局,原件需要出示给他们看一下,再填好一系列的社保表格等等。

 

所有的准备工作都做完,一如往常,又到了晚上7点多,坐班车回家的同事估计晚饭都吃完了。自己心里也有好多纠结,可是这是我自己的选择,我不能这么认输。

 

第二天一早,我就跟经理请示去社保局了,当时公司划分到远城区,公司去社保需要1个小时左右的车程,跟公司车队提前已经申请好车,我就奔赴社保局了。

 

那时候该区域的社保五险还未合并,不同险种要去不同的窗口分开办理,养老和医疗两个办公室的有两个科长负责。(当时进入公司,经理就带我到社保局,跟社保的各个科室的人员都认识过了,平时不管办理什么事情,也都交代我要去各个科室跑一跑,跟大家混熟关系,方便以后办事。)

 

到了医保办公室,远远就看到了负责的科长,我笑着跑过去:“郭科长!您好!我又来了,每次都要来麻烦您,真是不好意思。”

 

郭科长:“亚瑟啊,你们公司每次都是你来啊。”

 

我:“是啊,郭科长,我负责公司社保呢,多亏了您经常教我,有问题都直接告诉我,多往您这儿跑跑,学了不少东西呢!”

 

郭科长:“你还说呢,你看你之前交的东西,总是有些小毛病,现在好多了,看着你也挺用心的,说吧,今天又有什么事,增减员这些你直接找窗口人员办一下就好了。”

 

我:“郭科长,今天这个事情,我还得请教您,我们公司有个员工社保一直漏交了,所以今天想补一下。”

 

郭主任顿时脸就拉下来了:“你知道不能补缴的吧,你怎么还犯这种低级错误,养老那边可以往回补一点,你去问问。”

 

虽然在意料中,但也不免有点突破,至少听到养老可以补,就跑去养老科室那边。养老保险倒是可以补,不过只让我补一年,在我软磨硬泡之下,人家最后给我补了三年。(制度是制度,方法是方法,相信很多去过社保局的同行们会有类似的体会,所以跟社保局拉关系很必要。)不管怎么样,总算是有一个突破口了。

 

可是后面的情况就没这么顺利了,跑去失业保险科室找比较熟悉的李科长(他其实不是科长,但是我每次都这么叫,人情世故就是这么回事),人比较多,所以李科长一口回绝了我:“这个可不行,你们怎么会把这个人漏掉的,这又不关我们社保局的事,是你们自己的问题!”

 

李科长语气不太好,我只好应和:“是是,您说的是,这都是我们工作的疏忽,您看能不能麻烦下帮帮忙?”

 

李科长没理我,继续帮别人处理事情去了。

 

想想经理那个脾气,我就肝儿颤。硬着头皮赖在失业保险办公室没走,心里焦急的在想办法。这时候我发现了一个情况,李科长在弄复印机复印东西,半天了都没弄好。我两步就跨到复印机旁,看了下情况,刚好这个问题我会。(具体什么问题我已经不记得了,太久了,只记其实是一个小问题)

 

我:“李科长,这个我会弄,让我来试试吧。”

 

几下给弄好了,然后我又退到一边等待。等人都差不多散了,看到李科长终于闲下来的时候,我就又跑过去问补缴的事。可能是出于刚才的帮忙,李科长这回倒是松口了。(办理事情要审时度势,不能太过急躁,特别是求人办事的时候)

 

李科长:“这个事情我做不了主啊,要不这样,只要生育和工伤那边补,我就给你补。那边是夏主任负责,他答应了,我也好处理啊。”

 

这个夏主任呢,是统管五险,着重分管生育和工伤,所以生育和工伤是在一个办公室。获取了信息,我就跑去生育和工伤办公室了。果不其然,这边也是果断拒绝了,而且毫无突破口。

 

我走出办公室给经理打电话,电话嘟嘟的响了几声就被挂断了。我毫无头绪,也不知道怎么办了,只能硬着头皮再打,这回经理接了:“你事情办好了么?”

 

我:“没,还在处理中,经理……

 

经理打断我:“没办好你别给我打电话,你今天要是不办好,你也不用回来了,等办好了再说!”啪,就把电话挂了。

 

当时真有点快绝望的意思,坐在生育和工伤办公室门口,沉思了好久之后起身走了进去。


    我:“请问夏主任在么?”

 

工作人员:“夏主任出去办事了,下午三点左右才回来吧。”

 

我:“好的,谢谢您。”

 

看了看表,1026。我决定等夏主任回来。

 

等待的过程非常漫长且煎熬,一直等到下午约莫三点半的时候,夏主任终于回来了。我赶紧跑过去:“夏主任,您好,好久不见您了。”

 

夏主任:“亚瑟啊,今天又来办事啦?你们李经理呢?”(还好夏主任认识我,刚开始接手社保工作的时候,经理陪我来过两次,还特地带我认识了夏主任。经理厉害的是,她都已经掌握夏主任的喜好了,之前还让我特地送过夏主任喜欢的茶给他。)

 

我:“李经理比较忙,今天过来办事,她也嘱咐我过来问候您一下,您也挺辛苦的,这么热的天还在外面跑来跑去,您多注意身体啊。”

 

夏主任笑着说:“谢谢你,工作嘛,正常的,今天去开了会。你找我有什么事没有?”


    我把补缴的事情跟夏主任说了,他有些犹豫。

 

我:“您放心,我们公司也不是在这里一两年了,您也知道。我保证这个员工没有发生工伤,而且她年纪也大了,肯定不会涉及到生育问题。”(夏主任迟疑是怕已经发生了工伤或者即将要生孩子了才想到补缴,这样就非常麻烦了。)

 

夏主任还在沉思,这时候旁边的工作人员说话了:“夏主任,这小伙子等您一天了。”


    夏主任转而看了看,说:“好吧,你也挺辛苦的,这次帮你处理了,下不为例,回头也跟你们李经理打下招呼,她都好久没来坐坐了。”

 

我:“好的好的,一定一定,非常感谢您。”


    工伤生育补缴成功,失业那边也跟着补缴了,不过只能补一年,之前是打算补三年的,而医疗保险是完全不让补。

 

不管如何,有这样的结果,我走出社保局的时候鼻子都酸了,太不容易了。我立刻给经理打电话反馈结果,经理让我赶紧回公司。

 

由于公司派的车没办法等我那么久,毕竟从早上到下午了,我从社保局职能辗转几趟公交车才能到公司,到公司的时候已经晚上7点了,只剩经理一个人在。

 

经理:“怎么样,今天感觉如何?”

 

我:“感觉没有处理好,毕竟没有补全,时间也还差。”

 

经理:“别这么假,你没觉得很有成就感么?这个结果我很满意了,这本身就是一个几乎不可能的任务,我也想看看你会办成什么样,这个结果在我意料中也在我意料外,毕竟我相信你会有一个结果才会让你独自去处理,既然我相信你,那么你外出办事要记住,不要给我打电话,将在外军令有所不受,我在公司,你在现场,你对情况的了解比我深入,你问我,我缺乏对现场的了解,判断可能都没你准确,所以你应该学会去判断解决。而且你要知道,任何事情哪怕到最后你都解决不了,还有我,所以你大胆去做就是了。”


    听经理这么一说,我觉得一整天的辛苦劳累,都非常值得,原来经理考虑了这么多。之后出去办事,我基本没有再给经理打过电话,有一次打了,经理把我骂了一通就挂掉了,我想这是她培养我的方式吧。

 

你真的为员工想了么?


这一段是同事W给我讲的故事。

 

每个月公司缴纳社保都是要根据人员异动情况,我们自己做一张表,然后再跟社保局拷贝出来的表格进行核对。

 

那时候W刚进人力资源部,之前没有人系统的管理社保缴纳的东西,所有数据都非常乱。W经过三个月的整理,才差不多算是清楚了。


    故事发生在中秋节那一天,W跟家里人约好了再外面吃晚餐,餐厅已经订好了,可是到了7点多她还被留在公司加班。原因是我们自己的社保表格金额跟社保局的表格金额有出入,W想先走,结果经理不让。


一直对到8点多,基本算是搞定了,可是居然还差1毛钱。

 

W对经理说:“经理,要不这1毛钱算了吧。反正谁少这1毛钱也没太大关系。”

 

经理:“不行,绝对不行!”

 

W:“那我自己补1毛钱可以么?!”

 

经理:“不行!这是原则问题,而且作为HR,我们需要为员工服务的,怎么做好这个服务,换个角度,如果你的工资少了1毛钱,被你知道了,你心里会不会有意见,多少都会有不舒服的情绪吧,这种情绪不光会针对我们,甚至还会蔓延到对公司的不满,另外这个钱不做出来,财务也要处理,我们的工作做不好,会牵连到其他部门,换来的只会是其他部门的不满。员工的利益,哪怕是1分钱,也不能损失。”

 

W那天晚上一直对到9点多,才终于把两个表的金额对平了,当然中秋的家庭聚餐也泡汤了。(HR部门作为一个兼有服务职能的部门,从经理那里我学到服务方式就是将心比心,换位思考,任何时候把你当做被服务的对象,你渴望怎么样的服务,那么当你作为服务者时,请这样去服务你的员工。)

 

没有什么是应该的


有一天经理和我要外出办事,我之前一天给车队交了用车申请单,当天出发前我联系车队,准备好出发。

 

我:“张队长您好,昨天我给您递交过用车申请了,约的下午1点的车,还有15分钟,您那边准备好了么?”

 

张队:“1点要用车啊,那车都出去了,现在没有车了,你再等会儿吧。”

 

我:“可是昨天单子都给你们了,你们不是应该安排好的么?”

 

张队:“今天他们上午出去的几个车,都还没回来,这个时间我也控制不了的啊,外面办事都是这样的,说不准的,你再等等吧,车回来我告诉你。”说罢挂了电话。

 

经理收拾好东西过来问我车的情况,我告诉经理了:“他们说车都出去了,还没回来,现在没车了,经理,我昨天都给他们用车申请单了,他们接过去不是应该安排好么,怎么能这样?!”

 

经理:“他们这个理由充分么?我告诉你,很充分!确实不好估计外出车辆的时间,万一人家办事耽误也可以理解,那么下次约车出去办事,我们尽量都排在早上,就可以避免这样的事情了。没有什么是应该的,工作中总会有部门间合作的时候,甚至是同部门同事合作的时候,很多事情确实是他们应该负责处理的,可是他们不处理,你怎么办?你也不处理?那么你要担责任,你处理人家又不配合,怎么办?那就想办法让人家合作,不要想着什么是人家应该的。所以今天这个事情,你怎么处理?”

 

我:“不知道啊,都没车了,司机也都出去了。”

 

经理:“张队不是在么?他在,那就有司机了,至于车,公司楼下那么多车,借人家一辆很难么?”

 

我:“可是张队啊,我怎么请得动他,他不是老板的亲戚么?”

 

经理:“那就看你用什么方法沟通了。”经理拿起电话给张队拨了过去。

 

经理:“张队啊,你好,恩,我是。对了,上次你跟我介绍的那个人,我跟他聊过了,很机灵的小伙子,我感觉很不错,流程已经在走了,回头老板签字就可以进公司了。哪里哪里,应该的应该的,还要感谢你这边推荐人员进来,恩,没事没事。还有个事得麻烦你一下,今天我这边有点急事要外出一下,你看能不能安排下车子送我一下,啊?你亲自送我啊,那怎么好意思呢,好的好的,那就谢谢张队了,待会见。”

 

我听呆了,简直不敢相信,张队居然愿意亲自开车送我们。

 

经理看了一眼呆呆的我:“走吧,张队开老板娘的车送我们。”

 

我:“可是,他怎么同意的呢,因为你是经理么?”我很直接的问经理。

 

经理:“依他跟老板的关系,哪怕我是经理,他也完全可以不买我账。原因是这样的,你找人办事的时候,你想一想,人家为什么要给你办,他有什么好处,哪怕是他应该做的工作,他有好处也会更积极的办。找人办事千万不要上来就一副高姿态说要求,认为是他分内的工作,你应该先说别人的事,再说自己的事,这样就好切入了。张队介绍了他朋友家的一个孩子来公司,我先告诉他这件事我给他办好了,他欠我份人情,自然也会帮我,关系就是这么互相帮忙建立起来的,明白了么?”

 

我连连点头,太佩服经理了!(后来我工作中跟人沟通,特别是有求于人的时候,我都会想想想对方的事情,是否之前有什么时候拜托过,我先把结果反馈给他,然后再说我的事情,此方法屡试不爽。)

 

我说错话了


有一次做校招回来的路上,经理和公司司机在聊天(我当时觉得经理这方面很厉害,每次坐车都能找到共同话题。)突然司机问我们今天校招结果,经理说还成。

 

我插了句话:“经理啊,今天那个公司宣传片里有外国人诶,那个假得太明显了吧,公司项目里哪有外国员工!”

 

刚说完,经理就怒目看着我,我就不说话了,虽然我不知道什么情况。

 

回到公司,经理就冲我发火了:“你刚才那话是什么意思?!”

 

我:“没什么意思啊,就觉得那个宣传片很奇怪啊。”

 

经理:“那你也不能在车上说啊!”

 

我:“可是,都是自己人,怕什么!”我不服气。

 

经理:“谁说是自己人了?你怎么知道人家不会传出去,而且这个话是对公司负面的话,你就不能说。一旦传出去,就会影响到你,甚至影响到部门形象,我们HR部门是需要极力维护公司形象的,这样的话永远不能从我们部门说出来。另外你要记住一条原则,任何时候,哪怕是对着我,你要做到你说的每一句话,都要是可以当着全公司面说的,如果不行,那就请闭嘴。”

 

我想了想,觉得的确如此,经理每次在车上聊天,都不会聊到部门的事情,有时候会是对员工生活的关心,了解员工情绪,有时候会从他们口中套出一些信息,但是她自己都是说得少,听得多,关键是所说的话,真的都是没什么厉害关系的,完全可以公之于众,想到这里,再想想刚才经理的话,我深以为然。

 

也正是因为这一件小事,我在之后哪怕是人际关系特别复杂的公司里的时候,我都能一次次避开那些办公室斗争,而且从来不会给别人抓住我把柄的机会,毕竟我工作认真完成,说话也都没什么不能公开的,自然是很难攻击到我了。

 

分清楚自己的工作


有一阵子,公司新增部门,公司一下排不出空的办公室,而人力资源部当时就我跟经理两个人,所以我们就搬到了行政部,跟他们合用一个办公室,当然哪怕是合用,也非常宽敞。

 

有一天大家都在非常忙碌,我如此,经理也如此,包括旁边行政部的同事也如此,这时候有人来行政办公室打印,发现纸没有了。那人就去问行政部的同事,行政部的同事头转向我:“亚瑟啊,我现在手头这份文件非常急,你帮下忙,去楼下策划部拿点纸上来吧,谢谢。”

 

我:“好的!”

 

就在这时候,经理大声的说:“亚瑟,你看你刚给我的这个文件,做的什么东西,你跟到会议室来一下,马上!”

 

我向行政部的同事摊了摊手,就跑去会议室了。

 

我:“经理,刚给您的文件您之前看过确认了的,没什么问题啊,怎么现在又觉得有问题了么?”

 

经理:“你是真笨还是假笨?”

 

我:“我……不明白您的意思。”

 

经理:“你现在忙么?”

 

我:“周计划您之前应该看了,今天下午我工作非常饱和。”

 

经理:“那好,你告诉我,这么忙,为什么还要答应行政部去拿纸,这是你的工作么?”

 

我:“不是啊,可是人家找我帮忙,我总不能不帮吧,而且只是小事。”

 

经理:“第一,这不是你的工作,她忙,你也忙,如果同时都忙,她没时间做小事,你有,那么人家会觉得你工作不饱和,会对部门产生质疑,毕竟我们现在在同一个办公室,而且这种质疑也可能会传到其他部门去。第二,越是小事越不能帮!”

 

我:“为什么小事不能帮啊,举手之劳。”

 

经理:“你帮忙搬个纸,别人能记你好记多久?下次再有其他小事你帮不帮?帮?那你以后就会成为半个行政专员,行政部琐事非常多,按你的理解,你都可以去帮了;不帮?人家会觉得你之前帮忙都是装出来的,现在连点小事都不帮。所以,要帮人,请在你份内的工作里去帮大忙,而且要有理有据,让人觉得你帮了忙,但是你也并没违背工作的原则。别人工作内的小忙,尽量少帮,也不绝对,这个分人,现在你还达不到准确识人的水平,你就都拒绝掉,但是拒绝要讲技巧,找好理由,最好是以工作为出发点。请分清楚你的工作,不然你就可能做了很多事,而且还都是错的,因为那不是你的工作!”

 

听完经理这话,我才明白刚才经理的用心良苦。

 

写在最后:之前一篇里,可能让大家对经理有些误解,本篇的一些事例中,其实可以看出经理挺用心在教我的,只是方法比较特别。本篇内容比较散,没有系统的讲述一个模块的内容,毕竟那段时光太短暂,但是这些小事情,却让我在一直以来的工作中,都受益匪浅,分享给大家,希望你们也有启发。

 

在此,还是想感谢一下美女经理,谢谢她当年的良苦用心;

 

也谢谢大家的耐心,又是一长段文。



    《你不适合做HR》正篇:http://www.hrloo.com/rz/160758.html

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