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基础岗位分析——工作日志法和观察法

更新时间 2021-12-03 15:24:15 播放量 16,455 总时长 10:02

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是“基础岗位分析——工作日志法和观察法”。

人力资源管理担负着人才选、用、育、留的基本职责，重中之重是实现人和岗位的最佳匹配。岗位是承载工作的基本单元，企业战略目标逐层逐级向部门和岗位分解，最终将每一项具体的工作落实到每一个岗位和员工，因此，要将企业的人才置于适合的岗位，使得人尽其才、才尽其用，就必须对岗位进行分析和评价。

很多HR不知道怎么做岗位分析，下面就为大家介绍集中比较常见的岗位分析方法，分别是适用于基础岗位的工作日志法、观察法，适用于管理岗位的访谈法和为绩效考核提供依据的关键事件法。本节内容为大家介绍的是工作日志法和观察法，访谈法和关键事件法将在后面两节内容中为大家介绍。

工作日志法的实施主体实际上是岗位任职者本人，这种方法通常需要配合其他岗位分析方法一起使用，一般不单独运用。

工作日志法也称为岗位写实法或岗位工作自我描述法，是由岗位任职者在规定的时间周期内，通过填写《工作日志》表单，记录各项岗位工作内容，收集各种工作信息的方法。

工作日志法将岗位分析的注意力集中于工作中各项活动的过程而不是结果，因此，这种方法主要适用于工作内容重复性高、工作循环周期较短、工作状态相对比较稳定的岗位。

工作日志法最重要的是要设计工作日志表，工作日志表上要有员工姓名，工作岗位，所属部门，直属上级以及工作的开始时间、结束时间，工作内容以及工作成果，还可以加上工作类别等相关信息。

设计好工作日志表之后，要求岗位任职者按照工作日志表上“填表说明”的要求，在规定的记录周期内填写工作日志表。填表说明一般可以对工作时间、工作内容、工作成果提出要求，比如：请每隔半小时记录前面的工作内容，如果任务连续不可间断，可在任务完成后填写；请记录具体的工作活动以及完成或未完成这项工作的具体行为；工作的直接成果，请尽量用数字填写，定性工作请按照1至5级描述所完成的工作质量情况，等等。

最后，岗位分析人员在确定的时间收回工作日志表，对收集到的信息进行归纳、整理和分析。

观察法是岗位分析人员亲临工作现场或借助辅助设备，根据事先制定的观察提纲或任务观察清单，对一个或多个观察对象的劳动过程、劳动环境以及劳动工具的使用情况等进行细致的观察和全面的记录。

观察法适用于工作内容简单或重复、操作标准化程度高、以体力劳动为主的岗位，例如，前台接待员、停车场管理员、流水线作业工人、标准件生产加工工人等。观察法不适用于业务岗位、管理岗位，更不适用于需要脑力劳动或具有实践创新性质的工作岗位，例如，销售代表、部门经理、软件开发工程师等。

使用观察法的主体是观察者，观察法运用得成功与否，与观察者自身的素质高低密切相关，因此，对观察者要具备养成良好的观察习惯。

观察者要能够集中精力，多角度、全方位地开展观察工作，敏锐地捕捉需要的信息。不能只观察工作的表面，更应该注重观察工作的细节和关键环节，将点面结合，构成完整的工作内容。观察者需要在开展观察工作前，根据观察的目的和要求，熟悉所观察岗位的基本工作内容和工作标准，拟定观察提纲或任务观察清单，提前做好准备工作；在观察过程中应详细、准确记录相关信息，结合自己的思考，随时记录心得体会和疑问，对于一些观察难点应就地重复观察，以确保获取准确的信息。在观察工作结束后，应及时整理和分析资料，形成相关文档，对于文档中描述尚不清晰的地方及时查缺补漏，最终形成完整、准确的观察分析报告。

结合观察法的实践经验，一般情况下开展此项工作大体需要5个步骤，分别是工作准备、选择观察方法、观察记录、信息整理分析和反馈以及形成结论。

工作准备阶段，在选定观察法适用岗位的情况下，观察者应提前和被观察岗位的上级主管进行通报并阅读有关岗位的文件和资料，了解被观察岗位的工作内容、工作标准、工作环境条件、业绩考核指标、考核方法以及薪酬等级等信息。如果是首次进行岗位分析，没有相应的文字资料，可以事先和被观察岗位的上级主管进行充分的交流沟通，获取基本信息，结合了解到的信息再准备观察提纲或任务观察清单。

观察清单除了岗位名称以及所属部门之外，还需要记录工作时间，工作的主要成果，以及工作本身对于员工基本素质的要求，比如注意力、眼手配合度以及工作危险性等事项。

用公司行政前台举例来说，观察内容就以天为单位，记录开始工作时间，总共工作时间、接待来访人员数量、转接电话数量、接收快递数量、发送快递数量以及离开前台次数和原因等信息。

在工作准备完成后，根据对岗位的了解，选择相应的观察方法。如果选用自然观察法，应事先和岗位任职者交流沟通，说明工作的流程和目的，建立良好的关系，寻求理解和配合。如果选择隐蔽观察法，除了事先和被观察岗位的上级沟通，还要做好录音、录像等相关信息采集设备的安装调试等准备工作。

观察记录是应用观察法的重点步骤，除了全面、细致，点面结合，力求准确外，还需要对观察记录的信息反复核实，避免人为因素导致的偏差。例如，可以对同一岗位采取多次连续或间断性的观察，也可以采用自然观察和隐蔽观察相结合的方式。

接下来就是信息分析整理和反馈。

将实施观察法前获取的资料和信息，结合观察提纲或任务观察清单进行分类整理和分析，重点突出所观察岗位的工作内容、各项工作之间的联系和可以优化改进的问题等，汇总编制岗位分析报告或岗位工作描述文档。就相关文件与被观察岗位的任职者和上级主管进行反馈沟通，对存在异议或描述不清的问题进行补充观察，对相关文件作出进一步的修改。

反复加工所收集的信息之后，要形成正式的结论。对于从事简单、重复性劳动的岗位，最终结论的体现形式是编制岗位说明书。如果是为了通过采用观察法发现岗位工作中亟待改进的问题，最终结论应该是在归纳问题的基础上作出改进建议报告或整体解决方案。对于有必要采用观察法的非适用岗位来说，最终形成的文档资料应和采用其他方式获取的信息资料结合使用。

工作日志法和观察法是岗位分析最简单的方法，看似简单的方法在实施时需要注意很多事项，只有事前做好各项准备工作，才能用最简单的方法获得岗位分析所需要的各种信息，最终完成岗位分析的工作目标。

以上就是今天的全部内容了，下一期将继续为大家介绍适用于管理岗的岗位分析方法访谈法，感谢您的收听，我们下期再见！

本节部分内容选自《岗位分析和评价从入门到精通》。

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