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公积金未及时办理封存手续，要怎么补救？

更新时间 2021-07-30 15:29:39 播放量 10,035 总时长 09:14

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——“公积金未及时办理封存手续，要怎么补救？”本节内容选自三茅专栏作家李志勇。

前些天看到一个HRM的求助，说她手下犯错了不知道怎么处理，仔细一看，原来是下属在处理员工离职的时候，忘记给两位离职员工做社保公积金减员，导致公司多支出了好几千块钱。目前老板还不知道此事，这位HRM不知道要私下处理还是上报罚款。今天我们就来讲一讲，当公积金未及时办理封存手续时，我们要怎么补救跟处理后续。

其实，这类事情时常发生，下属犯了错，作为上级，就得想着怎么收尾。对于这位HRM，我的建议是一边补救，一边汇报，事后再完善工作流程。这里可以分为七个步骤去实施：

首先是咨询。

你可以向企业所在县/市公积金管理中心咨询，把企业所面临的实际问题说明白，能不能进行退费处理？可以实地前去，也可以电话问询。一般来说，公积金中心是可以退费的，大致流程是：需要前去领回两张申请表填写/退缴情况说明均盖公章、当事员工签字同意并盖公章、公积金专管员审核、公积金领导审批、归集科会计办理，同时需要办理员工公积金封存，并且当事员工和办事同事均需持身份证/公司营业执照到公积金中心办理。具体流程和细节还需要与当地公积金管理中心联系。同时，公积金中心工作人员也提供了另外一个解决办法，也就是让员工将这两个月的公积金费用用现金的形式退回公司财务，毕竟这是员工的“不当得利”。当你咨询或了解到这两个可以解决的办法后，心里稍微有底，就没那么慌了，接下来就是需要动脑筋、想办法、有技巧有艺术的处理。

接着是把处理责任交给下属去操作。

为了警戒员工和今后便于管理，我建议你不要越厨代庖，你只需把具体处理操作告诉负责社保的下属，让他去执行就好了。在交待工作时，可以这样来安排：

一是说服他马上去公积金中心。你可以对同事说：“这事儿，你有责任，现在先不说责任的问题，而是怎么妥善的处理。据了解，类似我们这样的情况，是可以退费的，具体流程和需要的资料、手续等，要到公积金中心去了解。当然，去公积金中心，不单是了解情况，还应该同时给这两个人办理封存。“

二是突破重点。钱已经到了员工的公积金个人账上，要拿出来，是需要员工签字同意并且要到现场去的。所以，可以与同事商量对策，先打感情牌，毕竟员工离职时，HR办理各种手续都很快，共事这么久，还是有点感情的；再是表明自己的处境，这事儿如果办得不好，公司追究责任，自己不但要受处分、扣工资，还可能丢掉工作；最后是名誉影响，如果员工不配合退费，公司可以找员工新公司的HR，那对员工声誉的影响就不好了，一般对方听到这里，想着钱也不多，就会配合你了。只要员工同意退费，不管是到公积金中心办理，还是自己拿现金来公司，都是可以的。

其次是挨个突破。

你可以要求先下属主攻当事员工，由于是两个人，需要一个一个的单独拿下，不能两个叫到一起来谈，而且必须要限期处理，不能拖久了。由于员工并不知道还有谁也是这样的情况，所以，只要你们不说，他们串通的可能性并不大。拿下了其中一人，另一个就有心得体会和处理技巧、办法了。只要全力拿下员工，不管是员工现金退回来，还是到公积金中心去办理，都是相对容易的事儿。

第四步也是最重要的，分情况处理事情。一般会出现两种情况：

一是退了费。经过你和下属的努力后，两名员工如数退了费，但这事儿不能因为退费而结束。需要你们好好反省，分别写情况说明。同时，为了表示惩戒作用，下属要承担主要责任，你要承担管理责任，这可以是HR部门内部处理，比如你们出几百块请部门喝奶茶。如果想加强教训，也可以以公司名义开出处理单子，扣了工资，还留下了证据。

第二种情况是没退费。你努力了，员工也可能不买账而不愿意退费，这也是没有办法的，至少一时半会还难以退费。为了弥补公司的损失，我认为，你需要和下属商量，先共同承担这笔损失，比如每人出一半。这样，在公司领导和其他部门面前，你至少做到了“牺牲个人利益，维护公司利益，不让公司利益受损”。至于今后想办法追回费用，再从公司账上转给你和下属，或者追回的费用直接到你们手上，都是可以的。这样的处理，就需要全公司公告处理了，填了空缺，还要进行行政处分，还需要继续想办法追回损失。

第五步也很重要，那就是主动告诉老板。

即使老板现在不知情，这事也保不了密，与其让老板追究，还不如主动上报。工作失误或者是赔一点钱都不可怕，只要能够及时担责、补救和改善，防止今后出现类似情况，站在老板的角度，是可以理解的。可怕的是出了错，不去改善、补救，而是遮盖或推责任，那就不可原谅，老板知道后不但要处理，还可能直接开掉你。所以，我们可以第一时间告诉老板，既要如实陈述，更要积极想办法解决并且正在按办法行动，包括可能出现的结果以及如何处理当事人等，当然，还要请示老板这样处理是否妥当，如果老板有新的要求，就按要求办。

第六步是保护好下属。

如果老板建议你严惩下属或者想办法辞退，这时，你要想清楚，如果部门人数不多，你跟下属就是一种唇亡齿寒的关系，下属离开，说不定老板安排他信得过的来，时间一到就顶替你，或者干脆不再给你配下属了，你就是光杆司令，专员/主管/经理都是你，这样的工作，你很难干长久。相反，下属有错，自己主动承担管理责任，既保护了下属，又体现了自己的担当，方法得当，多方受益，这是上级应有的胆识和胸襟，这样做，才有愿意跟随你的下属。

最后是完善离职流程。

导致员工离职未及时办理公积金封存，我认为，这与你们公司的管理流程不完善有关。所以在处理完这件事以后，你要及时完善这方面的流程。比如在离职单上增加一行“员工公积金封存办理”，并且在公司员工离职管理办法中完善规定。这样，就能够较好杜绝今后类似情况再发生。

总的来说，我们作为管理者，管理的就是员工的目标，行动的方向和工作的结果。尤其当下属出现错误，甚至是低级错误时，我们最先要审视的是工作流程，以及思考避免措施。发生错误的员工联络离职员工追回损失，执行赔偿这些都是本分，作为主管领导与其共同承担是价值传递，但让员工参与到流程优化，才是真正的从错误之中吸取教训。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

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