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行政人事必备——会议接待管理

更新时间 2021-04-02 15:23:44 播放量 27,536 总时长 09:18

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——“会议接待管理” 本节内容选自《一本书读懂行政管理》。

在企业中，人与人之间要商量一些事情，一般通过会议的方式进行讨论，这些会议有股东大会、部门会议等；另外，正如一个人有正常的社会交往需求和行为，企业也有自己的“社交”行为，这就需要企业做好接待工作。实际上，企业的会议工作与企业的执行力直接相关，接待工作则直接关系到企业的形象。那么，如何高效而有序地开展会议与接待工作呢？这就是我们接下来要解决的问题。

会议不仅是政府机关的一项重要工作，也是企业的一项重要工作。会议质量直接关系到企业的运营效率。在实际工作中，会议工作通常由行政部负责具体组织与落实，因此，行政人员增加对会议知识的了解，有助于改进工作质量。

从大的类别上区分，会议通常可分为三类：第一类属于常规会议，第二类属于特种会议，第三类属于专业会议。

常规会议主要是按《公司法》和惯例召开，有一定的程序性和规范性。常规会议又可以分为股东会，董事会，监事会、总经理办公会，公司中层干部会议，员工代表大会等。

再来看特种会议。

特种会议的“特殊性”在于既没有法规规定，又不是例行会议，在会议的时间、规模、议程上也不受限制，通常是以经济、贸易、技术等为主要内容的多边主体的一种会议形式。特种会议又可以分为庆典型会议，会展型会议以及招商洽谈会等等。

而专业性会议是指，为了解决企业内部经营、生产、管理等过程中的实际问题而召开的一种会议，一般没有固定模式、规定时间、参加人数，而是依据企业的具体情况来定，比如企业的安全生产会议、质量检验会议、技术研究会议、财务分析会议等等。

了解完会议的种类，那么我们该如何筹备以及成功举办一场会议呢？

一般情况下，不同种类的会议，其筹备方式也会有所区别。我们透过纷繁芜杂的会议表象，从中总结出筹备会议的一般步骤，给大家提供参考。

会议开始前，确定好会议名称。规范的会议名称通常由三部分组成，分别是会议范围、会议内容和会议性质。

接下来，初步确定会议步骤。会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础；程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排；日程是对会议的活动逐日做出安排，是程序的具体化。一般来说，会议步骤是会议有序进行的保证，一经确定，不可随意变动。

第三步，准备会议材料。会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持稿。

第四步，选择布置会场。凡是开会，总不可避免地需要借助一定的场所。会场条件的好坏、舒适与否，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，甚至直接影响会议的效果。因此，行政人员要重视会场的选择和布置。

一场会议开始正式举办后，就进入了会议期间管理的环节。一般来说，行政人员在会议期间的管理工作主要包括以下内容：

一是会议签到。为了准确了解与会人员的出席情况，在会议开始时，行政经理要吩咐会议工作人员做好入场签到工作，统计好出席、列席和缺席人数。

第二是管理会议资料。当会议资料较多时，资料的管理也成为会议工作中的难点。会议工作人员不仅要将资料分类，还要掌握好资料的剩余量，做到对会议资料心中有数。

第三是，做好会议记录。在会议期间，会议工作人员还要安排好人员如实做好会议记录，记录的措辞要符合实际且简明扼要。

第四是，做好会议后勤工作。这主要包括安排与会人员食宿和交通、组织会议安保、进行会场清洁等。

当会议结束后，会议工作人员往往要报销所有的会议费用。为此，会议工作人员要依照规定将所有会议费用清单按时交给财务部门，由财务部审核。每一场会议下来，负责组织会议的企业不可避免地要支出一定费用。如何确保会议费用不浪费，控制好会议成本呢？这就是我们接下来要了解的内容。

开会通常需要耗费一定的成本，成本的计算公式为：会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本

“会议工时成本”是指将与会者的会议准备时间、到达会场需要的时间以及会议工作人员的时间等因素转化为金钱成本。这个金钱成本主要由与会者和会议工作人员的平均工资构成。

“效益损失成本”是指由与会者参加会议，离开原来的工作岗位而造成的生产、管理、市场反应的滞后等损失。举例来说，在公司的周例会召开时，可能正好有潜在客户打来电话，由于前台或者秘书未能恰当地处理好，造成这项本可能成交的业务归于失败。这就属于一种效益损失成本。

“会议直接成本”包括与会者到达会场的旅行费用以及会议期间的住宿、交通、会场的租金、相关文件资料等费用。一般来说，这些费用都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。

在了解会议成本的构成之后，接下来要面对的是如何有效控制会议成本。这里可以根据优化会议成本的三个构成因素，探讨降低会议成本的方法。

“会议工时成本”涉及人员越多，占用人员的工作时间越多，无形当中在会议期间支付的薪酬就越多，工时成本就会越高。因此，行政部作为具体组织会议的部门，应该了解清楚会议需要哪些人参加、不需要哪些人参加，这样有利于尽可能降低不必要的工时成本。

关于“效益损失成本”，行政部在组织会议时，应该明确通知与会人员要交代好业务情况，从而确保与会人员在开会期间也不会影响正常的业务往来。同时，与会者要明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢，以积极、正面的心态面对会议，从而使得自己参加的会议有效果。关于“会议直接成本”，对于公司内部的会议，一般来说，由于基本不涉及场地租金、交通费等费用，因此产生的直接会议成本非常低；对于在公司外召开的会议，就要考虑租用场地、交通位置是否方便、住宿费用等问题，要在确保不影响会议规定质量的前提下，尽可能降低不必要的会议成本。

总的来说，在企业的发展中，很多好的决策就源于会议。当然，会议不宜过多，要努力让每一次会议都开得充实而有必要，并积极落实会议中形成的各项决策，即让会议“接地气”。这样，不仅会议成本得到管控，而且从会议中获得的效益能更好地促进企业的发展。

以上就是今天的全部内容了，感谢您的收听，我们下期再见！

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