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离职交接有哪些风险，HR如何妥善处理？

更新时间 2021-03-19 13:55:04 播放量 13,325 总时长 08:29

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，本期为你分享的主题是——离职交接有哪些风险，HR如何妥善处理？本节内容选自三茅专栏作家黄兰兰。

年后企业往往会有一波较大的人员流动，其中不可避免的要涉及到离职交接。在实际工作中，很多企业的离职交接做得并不好，存在诸多风险，例如离职员工对企业抱有负面情绪，交接时间不充足等等。那么本节就来说说，离职交接有哪些风险？我们又应该如何妥善处理和应对呢？

根据《劳动合同法》第50条规定，劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。也就是说，对于员工离职是否需要办理交接手续，答案是肯定的。但是对于员工必须做到何种程度的交接，法律并没有明确规定，而是将这部分权利交给了用人单位。

这里补充一点，有些工作岗位是有法律明确规定的，比如会计岗位，专门有《会计法》第41条规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续，同时《会计基础工作规范》对于交接的内容有明确规定。

但对于大多数岗位，在公司管理机制不健全，以及情况比较复杂的时候就会容易出现离职交接的风险。比如因为交接不完整、不到位，后面接替这份工作的人不了解过去的资料、文件、以及重大事项的背景，后续工作难以有序开展，甚至影响后续业务的开展。

以及因为交接的对象定位不清晰，责任认定边界模糊，导致交而不接或者接而不做，从而导致公司的运营效率出现折扣，对于相关合作方产生负面影响。同时对接手工作的相关员工心理产生情绪，处理不好还可能产生其他一系列衍生风险。

我就遇到过，一家企业的某一个项目员工出现违规，公司与其协商解除劳动关系后，本来安排另一位项目员工接替工作，但在工作交接期间，这名被动离职的员工不仅配合度不好，接替人还发现其电脑里的资料也是零散而混乱，同时有多个重要且棘手的待办任务还挂在那里。这名员工当时就有点不愿意接手了，后经上级、HR分别和其沟通，界定清楚工作任务，划分清楚责任后才同意。

离职交接只是离职管理的其中一环，如果离职管理机制本身不完善，有漏洞，给企业造成的风险和损失会更大，所以这里我叫它“战略离职管理”。

如何进行战略离职管理？我简单从离职前、离职中、离职后分享三点：

首先，离职前：关键岗位早做准备、辨别问题员工；

对于关键岗位，需要建立岗位经验萃取与传承，适当培养或指定后备人选。同时，要做好关键岗位相应工作的定期备份，而不是等到骨干员工提出辞职的时候才来拷贝资料。比如公司在制度中规定，管理层及某些岗位需要定期进行岗位资料备份。说明备份的意义、需要备份的岗位、备份的时间、备份的内容、备份的要求等等。

这里注意一点，定期备份的时间不要固定，设置HR团队里专门人员来执行和管理这项工作，以备后患。

同时，通过观察和沟通，辨别出团队里的问题员工。分析原因，是走是留，应对的方案是什么，一旦出问题马上启动有针对性的行动。关键的是，HR还要提前将识别离职的行为特征传递给各个管理者，给予辅导，帮助他们及时发现员工的问题，并进行适当提前干预。这点非常重要，因为相对HR，部门管理者与员工的距离更近。

其次，离职过程中：明确离职交接要求和细节、明确落实交接责任人；

可以在员工手册、规章制度中，对员工离职交接手续进行约定，需要达到什么样的程度才算办理完成交接。另外定期进行查缺补漏，检查公司离职管理是否合法、专业、规范。比如一年可分为年初、年中、年底三个节点进行检查，结合特定场景，比如每次人才盘点时，季度绩效评估时，离职交接时等进行审视和评估其中有无风险。

比如流程手续是否规范、机制是否有漏洞，相关资料，例如辞职报告、离职交接单、离职面谈表等离职文本是否齐全、规范，离后管理是否完备。不应该是临时提出要求员工的离职交接手续要怎么进行，而是在员工入职时培训时进行宣讲并签字确认。同时就离职过程中出现的重大问题或其他未预料到的情况进行复盘后上报公司，再进行制度的更新迭代。

明确落实交接责任人，尤其是涉及到关键岗位的技术文件、关键客户的技术服务、关键领域的技术成果，更是要充分重视。必要时HR可以组织公司高层、部门、离职人员共同参与交接会，提出具体要求，防止出现重要信息不对称的情况。

同时还有一点，无论是主动离职员工还是被动离职员工，部门管理者与HR需要抱着同样积极友好的心态去与他们沟通。既然有缘成为同事，既然当时是你们招对方进来的，那走的时候，就让他们离开得更体面一些。

在不触犯公司利益和原则的基础上，尽量为离职员工着想，比如离职面谈时对其过往工作的肯定和感谢，比如询问是否需要相关的帮助等等，让他们感受到公司基本的格局。

最后，在离职后：维持良好互动，建立离后管理。

妥善处理离职关系，挽留不成功，要尊重他的选择。同时与离职的核心员工保持良好互动，离职员工是个“金矿”，用心经营会让他们成为公司永久的财富。

在国外相当数量的离职员工最终都变成了原公司的拥护者、客户或商业伙伴，继续为公司创造着大量财富，还有的离职员工回来继续为老东家效力。员工和企业间不单是纯粹的雇佣关系，更多会朝着商业合作伙伴的关系发展，与平台、企业共创才是未来的大势所趋。

最后，总结一下本节的内容：离职交接是离职管理的其中一环，要做好离职交接，需要完善离职管理机制。我们可以从离职前、离职中、离职后分别做好这三点：首先，离职前：要做好关键岗位相应工作的定期备份。同时，通过观察和沟通，辨别出团队里的问题员工；其次，离职过程中：明确离职交接要求和细节、明确落实交接责任人；最后，在离职后：与离职员工维持良好互动，建立离后管理。

好了，今天的分享就到这里，感谢您的收听。我们下期再见~

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