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本课内容取自：三茅专栏作家、打卡牛人韩小良 2015-7-9 发表的打卡总结《用EXCEL整理员工培训档案》

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一、为什么要建立员工培训档案

现在企业中，公司管理者和HR从业者都清楚培训对企业的重要性，企业培训理论也相对成熟，在培训管理工作中，培训需求调查、培训计划、培训实施、结果反馈、培训评估一系列工作相信很多HR都很熟悉。就企业管理而言，员工是否参加入职培训、安全培训教育是否到位、必修的课程是否参加、调岗培训是否进行等等，这些情况都是需要去掌握的。另外还有员工有没有参加不必要的培训造成资源浪费、有没有落下必需的培训造成培训断档等，这些也是需要引起人力资源部的重视。有公司在制度中明确规定员工每年培训课时不得低于一定的学时，培训的学时和次数如何统计，也会涉及培训档案的问题。所以从规范化管理角度来说，企业必须要建立员工培训档案。

二、如何建立员工培训档案

如图一，为员工培训档案表，它需要将员工一年的培训记录都要填写入下表中。

图一

如果公司人数多，而且每年的培训项目很多的情况下，有不少人会感觉这项工作很麻烦，因为无论是电子表格输入信息还是手抄，都是一项很费时费力的工作。但如果我们将EXCEL表格设计好，同时日常做好记录的话，生成这个表可以说毫不费力，就是打印的时候占用一些时间而已。

首先，员工基本信息我们在员工信息表中用公式提取即可，这需要公司将员工信息表建立完善，可以将员工编号用数据有效性设置下拉菜单，其它信息通过员工编号进行检索。

其次，培训记录中，我们日常需要记录的是培训班的情况汇总，如建立培训班情况汇总表，见图二，然后再有每次培训项目结束后员工的考核成绩汇总，如员工培训情况汇总表，见图三。通过培训编号和员工编号作为检索号，利用公式将两个统计表中的数据引用到上表中，最终我们会得到图四中的结果。

图二

图三

图四

以上的工作完成后，设置页面布局，再剩下的工作是由培训专员或其他人员在员工编号下拉菜单中选择不同的员工编号进行打印，然后归入到员工档案中即可。

前述只是通过一项工作来讲解EXCEL给我们带来的便利，同样EXCEL给我们带来的便利还有很多，很多时候并不是工作占用时间太多我们没精力去完成，而是我们利用工具太少或者想法太少造成的。EXCEL给我们的工作带来的便利很多，需要我们在日常工作中去深入挖掘。