HR事务性工作：全局纽带的关节点

作者刘裕书 2025-09-25 05:54 9243

内容来自 2025-09-26 打卡话题

HR自由主题知识分享

又到周五啦！忙碌一周后，是HR们放松学习的好时机。今日开启自由主题分享，不管是最新的人力资源管理趋势，还是工作中总结的实用技巧，亦或是难忘的职场故事，都欢迎各位大咖老师畅所欲言。大家相互交流，共同进步，期待思维碰撞出精彩火花。

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摘要：之前听同行说过个事儿：有家公司招了批新人，HR忙得忘了在30天内签合同，后来有员工提仲裁，公司不仅赔了双倍工资，那段时间招聘口碑也差了，新人入职率咔咔往下掉。HR里签合同、缴社保、续合同这些看似不起眼的工作，根本不是单独的“小事”——它们像串珠子的线，没串好，整个HR链条都容易散。

一、HR事务性工作的常见漏洞

先说说不同阶段里，这些事容易出的问题，以及对其他模块的影响。

入职阶段最关键的就是那30天——签合同、缴社保、收入职材料。之前有个同事，招了个技术岗新人，光顾着催业务部门对接工作，忘了签合同，超期后员工提了异议，最后公司赔了钱。更麻烦的是，没签合同就没法录薪资，薪酬组只能手工算，算错了又被员工投诉，员工关系组还得去安抚。还有次，社保增员时没等招聘组确认入职材料，后来发现员工离职证明是假的，社保得注销，招聘组又得重新招人，白忙活一场。

到了员工在职的时候，合同到期续约、社保基数调整这些事也容易断档。有回公司给一个核心销售续合同，HR没先问业务部门他的绩效，直接续了约，结果业务主管说这人最近业绩差，想换新人，最后两边都尴尬。社保基数调整也一样，去年有次HR没跟财务和薪酬组同步，基数按老标准交，后来被稽核查到，财务补了钱，薪酬组又得重新调核算公式，来回折腾了快一个月。

员工离职时也不能掉以轻心。之前有个客服岗员工离职，HR只盯着交接资料，没跟招聘组说，岗位空了一周才启动招聘，业务部门催得不行。还有次，社保减员晚了，薪酬组没及时停薪，多给员工发了半个月工资，后来要追回来时，员工不乐意，最后还是员工关系组出面协调才解决。

二、用“联动思维”堵住漏洞

其实解决这些问题，关键是把“单独做事”改成“联动做事”，分三层来推进就好。

基础层先做好“提醒+同步”。别只自己记着签合同的日子，用手机日历设提醒时，顺便在工作群里@薪酬组的同事，让他们提前准备录薪资；社保增员前，先跟招聘组确认入职材料齐不齐，避免白忙活。之前我们团队用共享表格，每个待办事项后面都写着要同步的同事，谁确认了就打勾，再也没出现过“我以为他知道”的情况。

然后要搭一套标准的跨模块流程。比如续约，不能只HR自己跟员工聊，得先找业务部门要最近的绩效数据，判断要不要续；续完之后，再把信息同步给薪酬组，确认薪资有没有调整。我们去年整理了一本操作手册，里面每个步骤都写着要找哪个模块的人、要什么资料，新人入职时学一遍，上手快多了。比如转正评估，手册里写着“提前7天找业务部门要考核表，同步给员工关系组准备谈话提纲”，再也不会出现忘了评估的情况。

如果公司规模大，数字化工具能省不少事。小公司用Excel就行，设个公式，没签合同的员工信息会自动标红，还能联动薪酬数据；中公司可以用钉钉这类工具，入职登记完，系统会自动给招聘、薪酬、社保的同事发提醒；大公司用专业的HR系统更好，比如员工离职交接完，系统会自动告诉招聘组“这个岗位要招人了”，还能关掉员工的薪资权限，避免多发钱。

三、关键动作让方案落地

组织各专业口定期自查。比如社保同事说“这周有3个增员”，招聘同事就核对“这3个人的材料齐不齐”，薪酬同事确认“薪资录了没”，有问题当场说，别拖到下周。每月末还会复盘，比如“这个月有1起合同超期，是因为新人没同步薪酬组”，然后就给新人加了个“师徒带教”，让老员工盯着前三个月的流程。

责任也要分清楚，每个事不仅有主负责人，还要有协同的人。比如社保增员，社保HR是主责，招聘HR要协同确认材料，薪酬HR协同确认基数，谁没做到位都要担责。新人培训时，我们还会特意讲“你做的事会影响谁”，比如告诉招聘同事“漏交离职证明，社保那边就没法增员，薪酬也录不了薪资”，让大家知道不是只做好自己的就行。

最后还要跟着公司的目标走。如果公司明年要扩张，那入职流程就得提前优化，确保新人能快速合规入职，别拖业务后腿；如果要准备上市，社保、合同这些合规性工作就得更严，避免出问题影响上市。我们每季度会跟管理层同步“内控情况”，比如“这个季度合同超期率降了80%，员工投诉少了，招聘到岗率提了10%”，让大家看到这些琐事的价值。

四、HR事务内控的真正价值：从“救火”到“创价值”

其实做HR事务内控，不是要把流程搞得多复杂，而是要让这些琐事不再拖后腿。当签合同、缴社保这些事能顺顺利利，HR才能腾出时间去做员工关怀、人才发展这些更有意义的事。到最后你会发现，堵住这些小漏洞，不仅能帮公司稳住合规底线，还能让员工觉得“这家公司做事靠谱”，这才是HR该有的价值。

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