《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》共读笔记

作者小土19 更新于：2024-02-02 10:31 1216

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VIP《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》

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DAY 1

【00】沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上：沟通能力在职场中非常重要，特别是在向领导汇报工作时。在职场中，无论是与同事、领导还是客户交流，都需要高效的沟通能力。良好的沟通有助于提高工作效率、减少误解和提升个人形象。训练汇报基本功和方法论，对工作能有效提炼，准确表达，工作总结和反思，对于个人成长是至关重要的

【01】主动汇报工作，提高职场“能见度”：确定汇报目标和内容，精练、有条理，突出重点和亮点，汇报工作场景：

工作计划后（指导意见，避免计划有方向性错误）

工作进行时（帮助与支持，能及时补救）

工作出现意习惯按照思维发展的顺序进行叙述外时（寻求帮助，支持，避免了公司遭受更大的损失）

工作出错时（尽早汇报，减少损失，勇于承担责任）

超出权限时（尊重领导，避免经验不足决策失误）

完成工作时（展示成功，得失总结，领导提出意见）

DAY 2

【02】有效的工作汇报机制：减少沟通成本，本书能让新手构建汇报方式方法，理清汇思路报，案例更加清晰明确

有效汇报内容具备：进度、需求、业绩、困难问题、建议规划

1、进度：已完成，未完成，还需要多久完成

2、需求：需要得到支持

3、业绩：完成、未完成（未完成的原因，有什么解决方法，需要多少时间）

4、困难问题：主动汇报，给出自己的方案，征询领导的意见

5、建议规划：原因说清楚，能带来的利益

思路：逻辑层次、明确目的、抓住重点、注重结果、表达清晰

1、逻辑层次：以线带面：整体脉络，条理清晰

①线：整体思路，中心工作，

②面：做法、关节环节、遇到的问题、处理结果、收到成效

2、明确目的：会议主题，针对性准备材料

3、抓住重点：①领导关心的内容：重点汇报，②强调的事情：提前做到位，③要了解问题：提前考虑清楚

4、注重结果：①已经完成的，②未完成的（补救方案）

5、表达清晰：准备工作：STAR模型（背景、任务、行动、结果）

确定合适的汇报频率和方式

制定清晰的汇报提纲和要点

突出亮点和重点

提供数据和实例

听取领导意见和建议

跟进和落实

不断优化和改进

DAY 3

【03】多看多记多思考，提升书面表达能力：提升书面表达能力，加强职场优势，打好坚实的基础。

场景：

通知、大事记、会议记录、工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结、办法、规定、条例、调查报告、经验材料，工作方案、知识备忘等等

积累与训练：

第一，输入决定输出

看：形成一个可以随时取用的资料库

①读：经典书籍，优质媒体，日积月累

②见：与人直接交流、见识各种类别的书面写作形式

第二，输出刺激输入

写：①熟悉的领域——拓展其他领域

②易——难

③简单——复杂

第三，乐于思考

多思考：精心思考，动笔写作——结构严道，逻辑性、条理性强——平时就多思考，多积累

写作思路方法：

①列提纲：大题目-小题目（小题目各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目中）

②打腹稿 ：谋篇布局考虑清楚

第四，正确使用不同的文体。

一般工作汇报中常见的有请示、汇报、函这三种文体

1、依靠隶属关系确定适用文体：“请示”和“函”都有请求批准的功能

①请示：有隶属关系的上级机关行文（例：关于购置XX设备的请示）

②函：无隶属关系的机关行文（例：A公司关于与B单位建立合作关系的函）

2、依靠公文的具体事由确定适用文体：

报告与请示两种文件

两者区别：

①从性质上看：报告是陈述性公文，是阅件

请示是请求性公文，是批件、办件

②从内容上看：报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级

请示重在请求，要写清请示事项，要求上级批复

③从时限上看：报告是事后说明

请求是事前陈文

第五，善于修改：经常修改文章，写作能力也会提高

修改的方向主要包括以下四点：

①斟酌主题：看主题是否恰当、突出和深刻

②研究文章结构：看是否前后衔接得体，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，过度是否自然

③检查素材：看看素材是否真实、新颖、生动，是否是对主题的得体说明

④推敲文字：看里面用到的文字、标点、句子是否恰当

DAY 4

【04】KPT模板与图表，让汇报更有效：KPT模板和图表两种增强汇报有效性的方式

1、KPT模板：主要由三个部分组成，分别是Keep、Problem和Try

①Keep指当前正在做的事务

②Problem指今日所遇到的问题

③Try指明天要准备尝试的解决方案

KPTP：增加了一项Plan（计划）

比较类型主要有以下几种

第一种，成分。指各部分内容所占百分比的大小
第二种，排序。指的是不同元素之间并列、高于或者低于的相互关系
第三种，时间序列。指一段时间内某个要素的变化趋势
第四种，频率分布。指在渐进数列中的数量分布
第五种，关联性。指的是两种变量之间的关联程度

图表类型

饼形图可以用来表示成分；
条形图可以用来表示排序和关联性；
线形图和柱形图可以用来表示时间序列、频率分布；
散点图可以用来表示关联性

一份合格的图形主要包括信息标题、图表标题、脚注、标签和资料来源等内容

信息标题陈述了对所列数据的理解；
图表标题是对图表主题的介绍；
脚注是对图表中某一元素的评述；
标签是对图表内容的评述；
资料来源一般作为参考，让数据更可信

DAY 5

【05】金字塔结构，让汇报层次

演绎的顺序叙述：习惯按照思维发展的顺序进行叙述

金字塔结构的叙述方式：汇报人先从事情的结果说起，用逆向的顺序描述事物。

例如：

公司职员必须服从公司制度安排——某某是公司职员——所以某某必须服从公司制度安排

某某必须服从公司制度安排——因为她是公司职员——而公司职员必须服从公司制度安排

金字塔结构

结论：没有任何铺垫的结论告诉对方，能够吸引对方的注意，从而高效传递信息。

金字塔优点例子：

经理，根据目前市场情况及公司销售状况，我认为我们的产品应该涨价20%左右，有三个方面原因：
一方面，最近原材料都涨价20%以上了，而且物流成本也上涨了，产品综合成本不断上涨；
另一方面，竞争品牌都全面调价10%~20%，我们应该跟上，而且我们要保持一线品牌的价格策略。
还有一个方面是由于目前公司广告费投入也比较大，我们应该预留一定的空间做好广告宣传。
您觉得这个建议是否可行呢？"

金字塔结构的基本原则是：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进

要先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据

如何落实这些原则

1、确定范围。先明确当下讨论的问题是什么，想要达到的目的是什么。
2、寻找切入点。切入点就是分类依据，也就是各种事务的共同属性，比如是按照颜色或者按照时间等等，如果找不到分类切入点，可以试试二分法，将问题分为A和非A两种。
3、要考虑是不是分得足够细，分得越细，就更接近你想要达到的目的；
4、确认有没有重复或者遗漏。分完类之后重新检视以便，看看有没有明显遗漏或者重复。现实情况下可能出现这样的情况，那就是有几项不属于前面分出的几类，但又比较重要，这时就可以增加一个类别

确定主题和结论、组织思想、写出段落、检查逻辑关系和修改和完善等步骤