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职场中如何做到有效沟通?

作者 丛晓萌 2023-03-19 21:34 21133
内容来自 2023-03-20 打卡话题 观看本期直播
【干货分享】什么是有效沟通?
最近老板说要降低沟通成本,不要浪费太多的时间在沟通上。要做好有效沟通,提升工作效率。我一直都不能理解这个有效沟通到底是怎样的,各位大咖能说说怎样的沟通才算是有效沟通,要怎样做才能更好的降低沟通成本啊?
最近老板说要降低沟通成本,不要浪费太多的时间在沟通上。要做好有效沟通,提升工作效率。我一直都不能理解这个有效沟通到底是怎样的,各位大咖能说说怎样的沟通才算是有效沟通,要怎样做才能更好的降低沟通成本啊?
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摘要:本文分享了职场中不同沟通形式下有效沟通的技巧,仅供题主参考。

        本文系属原创,著作权归本人所有,任何形式的转载都请联系本人,抄袭者必究。

一、书面方式如何做到有效沟通:

         沟通的形式有很多种:口头或书面沟通、详细或简略沟通、正式或非正式沟通。本文就以职场上的书面、口头两种沟通形式为背景,来分别阐述书面、口头两种沟通形式之下如何进行有效沟通。

         书面的沟通方式一般分为:书面报告、通知、电子邮件、信件等形式。

         1、在撰写书面报告、通知时如何进行有效沟通呢?

         书面报告、通知在撰写时需要注意,这种沟通方式是单方面的沟通方式,在撰写时为了让受众(书面报告的沟通对象一般是领导、通知的沟通对象一般是全体员工)提升效率,一般要注意以下几点:

         1)明确撰写目的:报告或通知撰写的目的一定要事先明确好。

         比如撰写《2023年招聘预算报告》:撰写目的就是为了向公司申请一年的招聘预算——用途、额度都要说明(拟使用的招聘渠道及相应预算),报告的核心内容也要围绕目的而展开。

        2)明确时限:在撰写报告或通知的时候,一些必要的时限一定要明确。

         比如撰写《2023年招聘预算报告》:相关招聘渠道的到期日或新增渠道的时间要在报告中写明,以助领导决策。

         如果相关报告迟迟未能获得领导批复,那就要及时跟进,跟领导确认报告中是否还有需要补充说明或修改之处,石沉大海是绝对不行的,这也是提高报告审批效率的一个重点。

         对于已经发布的通知,可能会有员工来问询相关事宜,作为起草通知的部门,人力资源部耐心予以口头解释或说明即可。

        2、在以电子邮件为沟通方式时,如何进行有效沟通呢?

       1)增加辅助手段,提升沟通效率。

        在以电子邮件为沟通方式时,为了提升沟通效率,我一般都是“邮件+口头通知/微信通知”的形式来提升沟通效率:我在发出邮件之后,一般在微信上通知或者打电话通知对方及时查收邮件。

        比如,我给美女法务总监A发一封附件为某协议的邮件,在微信上,我及时发了个微信:“亲,我刚发了一份邮件给你,请注意查收。”

         对方:“好的,我现在有点忙,一会去看。”

         我:“没问题。”

         2)邮件正文尽可能把要点讲清楚并约定清楚回复时限。

         在邮件撰写时,我一般力求邮件正文把邮件要点言简意赅的讲清楚,并且约定清楚回复时间。

          比如,我给美女法务总监A发的那封邮件正文是这样的:

          “A律:

           您好,附件是XXX协议,请查收为盼。附件为审阅模式,系我改过一版的版本,您如果有修改意见,建议以审阅模式发我,下班前回复即可。如有任何问题,请及时沟通,多谢多谢!”

         文件正文中我把情况说清楚了, 并且给对方要求了回复协议要以审阅模式发我——而不是“clean版本”——为的就是我知道她修改的地方在哪里,以便为或有的沟通做好准备。

         在邮件正文最后,我给到了回复时限,这也是让对方知道我对她工作成果回复的时限要求。

          3)邮件沟通目的是留痕,沟通方式不限。

         关于那句“如有任何问题,请及时沟通”——这一句是说明遇到任何问题的时候,可以及时沟通——沟通方式不限。

         比如A律给我回复了邮件,里面有她的修改意见,我给乙方反馈之后,乙方发来了对方的修改意见而且做出了让步,我发给A律邮件进行再次审核,A律发了个微信给我再次阐述了自己的修改意见。

        我看到了微信,立即给A律打电话过去,我:“A律,您是不是在手机端看我发您的邮件?”

         A律:“对啊,这不是已经下班了吗,我在回家路上。”

        我:“哎呀,手机端看附件是看不到审阅痕迹的。乙方同意了您提出来的意见,您在电脑端可以看到对方的审阅版本的修改意见,您回家之后受累看一下,回复个邮件,多谢多谢~”

         A律:“好的,我回家看一下就回复。”

        不久,我收到了A律发来的“无异议”的回复邮件,以及她的微信:“亲,邮件已回复。”

       Tips:不管是书面报告、通知还是邮件,在沟通过程中要明确沟通的目的,并且要行文清楚、时限约定明白,辅助沟通手段要跟上,这都是可以时限有效沟通的小技巧。

二、口头方式如何做到有效沟通:

       口头沟通一般分为正式和非正式沟通两种。

       正式的口头沟通多见于培训、演讲、报告、会议、谈判等等,如何做好以上场景的有效沟通呢?需要注意的有以下几点:

        1)做好提前准备,知己知彼有备无患:

         不管是培训、演讲、报告、会议、谈判,为提升沟通效果,事先准备非常重要。

         受众的背景、受教育程度、利益点等等都是事先准备需要了解的内容,除了谈判之外,培训、演讲、当面报告、会议发言等等,都建议准备一个逐字稿。

         谈判之前除了要了解对方意外还要准备谈判策略,确定自己谈判的底线等等。如果跟我们有文化差异——比如谈判对方是外国人,我们还要对对方的文化差异、交易习惯等有很深的了解。

          2)控制时限,以免疲惫及走神。

         成年人可以集中精力的时间一般为40分钟左右,超过这个时间,就容易产生疲惫感或者走神,在进行正式的口头沟通的时候,尽量控制时限,以免产生疲惫及走神。

         那如果培训、演讲、报告、会议、谈判时间超过40分钟怎么办呢?那就要对时限提前做合理的评估,看是否到了一定时间增加茶歇环节或者休息10分钟。

        非正式的口头沟通在职场多见于工作汇报或者工作任务布置,在这种情况下,我建议题主要做好以下几种准备:

        1)平常积累识人功夫。

        在工作中,要明白哪些领导和员工喜欢哪种沟通方式或者用哪种沟通方式有效,哪些是无效的,这种识人功夫要在平常工作中积累。

         比如,有的领导是D特质,我在工作汇报中就会应用这种组合“结论+原因+请示。"先说结论,再说形成结论的原因,最后请示领导意见。这样的沟通方式就很符合领导特质,效率也很高。

         题主也许会说:“你这不是走捷径吗?”

         还真不是,针对不同特质的人喜欢的沟通方式“对症下药”绝对不是走捷径,而是为了提升效率——因为沟通的内容实质是不会改变的,只不过针对某种特质的人喜欢的沟通方式来进行沟通,一方面节省时间,另一方面还容易让对方短时间内理解沟通内容,何乐而不为呢?

        2)口头沟通言简意赅。

       在口头沟通的过程中,我尽量使用短句子来进行表述,尽量减少长而晦涩的句式表达,这样做的目的是尽量让语言不要成为沟通的障碍。

       3)及时确认非常重要。

       口头沟通的最后,一般我都会以确认沟通内容做结,这个环节非常重要。

        比如,在跟领导汇报完工作,领导有了工作指示之后,我一般会这样跟领导确认:“X总,您刚刚指示的是不是我理解的这个意思——(用自己的语言重复一下自己对领导指示的理解)。”

        领导如果认为我理解的到位,他就会说:“对的或没问题”,如果我理解的有问题,他会说:“不是这样的”再跟上他的解释,直到我理解正确为止。

       在跟下属布置完任务的时候,我一般跟下属这样确认:“不知道我刚刚说的,你还有什么不理解的吗?如果没有不理解的,请用你的语言重复一下。”

        通过这个环节,来确保我和下属对工作指令的同步。

        Tips:口头沟通要做到高效很重要的工作就是平常的识人,除此之外口头沟通的言简意赅以及及时确认都非常重要。

 

 

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2024-03-28 10:22
大卡

1楼 大卡

丛晓萌老师——
本篇文章来自丛晓萌老师的分享。丛老师善于从实际案例入手,大家可以点击老师头像订阅,也可以在评论区留言和老师多多交流哦~

2023-03-20 09:19:01 回复 赞(0)

丛晓萌

@大卡:感谢大卡老师推荐~

2023-03-20 12:17:46回复
淼

11楼

学习

2023-03-20 14:06:18 回复 赞(0)
lenka_lian

10楼 lenka_lian

邮件不要乱发,会议不要乱开就是有效沟通的基础

2023-03-20 13:00:36 回复 赞(0)
fadsfa

9楼 fadsfa

打卡

2023-03-20 12:24:13 回复 赞(0)
guigui123

8楼 guigui123

沟通方式的选择很重要,不要没事就开会~

2023-03-20 12:01:47 回复 赞(0)

丛晓萌

@guigui123:开会有的时候是效率最高的一种沟通方式~
这个要因事、因时而异,适合的才是最好的~

2023-03-20 12:20:48回复
Michaelshen

7楼 Michaelshen

沟通效率的提升也要靠大家的努力才行

2023-03-20 11:32:22 回复 赞(0)

丛晓萌

@Michaelshen:沟通的效率其实真的是因人而异的~这个靠自己还是比较靠谱~

2023-03-20 12:20:00回复
戴草帽的将军

6楼 戴草帽的将军

沟通,最重要的是言之有物

2023-03-20 11:27:06 回复 赞(0)

丛晓萌

@戴草帽的将军:我不太认可,如果言之有物——但离题万里怎么破?

2023-03-20 12:19:01回复
Robreo19

5楼 Robreo19

打卡

2023-03-20 11:03:30 回复 赞(0)

丛晓萌

@Robreo19:欢迎~

2023-03-20 12:18:14回复
小姨子123

4楼 小姨子123

老师的梳理很清晰

2023-03-20 10:38:22 回复 赞(0)

丛晓萌

@小姨子123:多谢认可~

2023-03-20 12:18:06回复
津津乐道

3楼 津津乐道

学习了

2023-03-20 10:02:02 回复 赞(0)

丛晓萌

@津津乐道:欢迎~

2023-03-20 12:17:58回复
爱我所爱1112

2楼 爱我所爱1112

谢谢分享

2023-03-20 09:51:09 回复 赞(0)

丛晓萌

@爱我所爱1112:不客气~

2023-03-20 12:17:52回复

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人大MBA(人力资源管理方向),工学学士,一级人力资源管理师、二级心理咨询师。 房地产行业十二年人力资源管理经验,金融行..
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