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时间管理终极奥义——“重要不紧急的事”要放80%的精力

作者 威廉王Wong 更新于:2022-09-05 10:29 1058
专注为HR提供个人成长和专业提升工具。
撰文:睿启读书——王威老师,千亿集团HR&OD、知名咨询公司合伙人、咨询公司创始人,三茅人力资源网打卡牛人·课程讲师·专栏作家
本文整理自史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》

 

哪些事儿算“重要不紧急”的事?

重要不紧急的事,是很多人熟知的“时间管理四象限”里的第二个象限。

跟你个人或组织的长期目标相关的事,比如:

  • 提升某方面的专业能力
  • 建立良好的人际关系
  • 做中长期规划
  • 预防风险
  • ……

为啥要把更多的精力和时间放到“重要不紧急”的事情上?

 

  • 避免救火或做不重要的事。重要、紧急排序法,大家应该都听说过。重要紧急的事情是救火,越少越好;不重要的事儿,无论紧急还是不紧急,都应该尽量少投入,甚至不投入,这样才能保证你把有限的时间和精力投入到真正重要的事情上——重要但不紧急的事项。

  • 重要且紧急”的事情会不断蔓延。如果你满足甚至享受不断处理重要紧急的事带来的满足感、成就感,重要紧急的事就会不断变多。比如:你是一个知识工作者或者管理者,你满足处理重要且紧急的任务,包括上级下达的指令、亲手处理下属应该处理的问题而不是去辅导培养他们的能力、匆忙做完而非思考如何更快做好,长此以往,你就会满足或受困于这种状态,甚至会吧处理不重要但紧急的事当初“勤劳”,成为那个“战术勤奋掩盖战略懒惰者”。

  • 不重要的事”会浪费掉你的时间和精力。你不关注自己时间和精力的投入,势必会浪费时间在更多“不重要”或“紧急”的事情上去,把“不重要不紧急”的事情当成消遣,这无疑也是一种时间和精力的浪费。如果没有建立做“重要不紧急”的事情的信念,就很容易满足“战术上的勤奋”,比如:来事就干,而不去掂量一下重要度,不排优先级,学不会拒绝。

如何聚焦“重要不紧急”的事?两个原则和四个步骤

两个原则之一——学会拒绝

在不清楚自己的原则之前,在没有“要事第一”的原则之前,你也许往往对待所有事情、他人的要求都难以开口去说“不”。但是,一旦我们每周每天有了清晰的“要事”、目标和计划,对于其他象限的事项我们就可以选择性的说“不”了,否则很快你又会淹没在琐事的旋涡。

两个原则之二——学会授权

不要包揽所有事情,在定出目标、计划、列出所有要务后,看看哪些是可以找家人、朋友、同事、下属代理或授权的,尽可以释放出去,让你聚焦、聚焦再聚焦。

自我管理的四个步骤

  • 确定角色
  • 制定目标
  • 分配时间
  • 每天调整

 

  1. 确定角色

为什么要先确定角色,这和前面两个习惯有强关联,因为只有做到“积极主动”、“以终为始”,才能真正明白对自己而言什么是“重要不紧急”的事。当然,如果确实还没有完成“积极主动”的思维模式转变,也没有想清楚自己的“人生宗旨与原则”,也没关系,“增加自己土地肥力”的事儿,自己总是有感知的。所以,这里柯维先生就提出先要理清楚自己在工作和生活中承担的重要角色:如父母/配偶、部门负责人、朋友、某协会主席等等。

而以角色为起点的周计划,有个非常重要、非常重要的原因,就是一切要人为出发点,以良好“人际关系”为出发点,这是柯维先生的核心洞察之一,也和我们中国文化非常契合,做事先做人嘛。

  1. 制定目标

在确认自己的角色后,最好以一个星期为周期,为每个角色写下你认为重要的1-2件事,选择其中重要的制定目标,而这些目标最好大部分落在“第二象限——重要不紧急”。书中也给出了例子。

  1. 安排进度

如果你给自己定的目标之一是通过锻炼增强体质,那么就可以安排一周三到四天,每天一小时的锻炼,当然也可以每天锻炼,以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成,有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧?

制定好目标后,就是把计划安排放到周计划里面去,有的是可以灵活时间完成的,有的是约会/定时任务,需要在固定时间完成,所以柯维先生给出的范例表格,上面是“要务”下面是日程安排。这是我从2010年开始学习自我管理来,看过最好的周计划表格了,强烈推荐使用。