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招聘新员工入职,风险防范七技巧

作者 李昊峰 2022-05-09 20:36 2512

        在人力资源六大模块中,招聘最难。在招聘新员工入职时不懂法律风险防范,即使招到人,也会更难。企业招聘活动从一开始就注定有很多法律风险,从企业招聘信息对外发布,到企业招聘职位的要求等,内容上的缺陷都会带来很大的法律风险,比如就业歧视、招聘信息与实际用工不相符等。

针对企业招聘活动中的法律风险,需要掌握七个技巧来防范风险:

 

 

 1、 对录用条件明确要求

 

        录用条件是企业对新员工的考核要求,当企业通过试用考核发现新员工不符合录用,就可以终止新员工试用期,其中录用条件的要求是关键。

 

        根据我国《劳动合同法》的规定,劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的,用人单位可以解除劳动合同,且无需支付经济补偿金。需要提醒的是,在录用条件的要求上,企业需要做到明确化、清晰化、可量化。

 

        不符合录用条件,首先是不能有就业歧视的内容,比如年龄、性别、民族等歧视,其次再要求上能具体化,比如岗位所需要的相应资格证书、岗位技能等。

 

        最重要的也是容易被企业忽视的一个环节,就是向新员工公示,以尽到告知义务,也就是新员工已知晓录用条件的要求,并在录用条件的相关文件上签字确认,或是在劳动合同中明确约定录用条件的要求。

 

        这样操作的目的,是为了日后因新员工不符合录用条件,企业可以终止新员工试用期,又不存在很大的法律风险。

 

 2、审查新员工提供的信息是否真实有效

 

        在新员工面试填写应聘登记表、入职登记表等相关表格的时候,作为HR需要对新员工填写的相关信息进行必要的核实,新员工的身份证信息,可以通过新员工身份复印件来进行核实,也可以通过电话联系新员工所在地派出所来进行核实;新员工的学历信息,可以通过新员工的毕业证复印件来进行核实,也可以通过学信网进行核实……等等。

 

        核实的目的是为了确保新员工向企业提供的信息是真实有效的,企业正是因为新员工所填写的信息达到企业的要求,所以企业才录用了求职者。

 

        为了有效规避风险,在入职登记表上,可以加上这样一段话:员工填写的以上信息是真实有效的,如果其中存在不实的内容,本人愿意承担一切不利后果,甚至终止试用期或解除劳动合同。

 

        加上这样一句话,目的是为了让新员工了解其用虚假的信息骗取企业的信任,构成了以欺诈的方式与企业签订劳动合同,其后果也将由员工承担。

 

 3、对新员工进行健康体检

 

        特殊行业,对员工进行健康体检是行业规则,比如食品餐饮行业,就要求对员工进行健康体检,并有健康证,持证上岗。

 

        实践中,除了特殊行业有特殊的要求之外,很多企业都忽视了对新员工进行健康体检的必要性。因为当新员工入职之后,发现其患有疾病或职业病,在医疗期内,企业是不能随意解除劳动合同的,除非该员工严重违反公司的规章制度,企业是不能以身体为由解除劳动合同。

 

        需要等员工医疗期满后,证明不能从事原工作,也不能从事由企业安排的工作岗位,才能解除劳动合同,这其中的限制性规定,对于企业来说是很被动的。不仅被动,而且解除成本还很高,需要支付经济补偿金。

 

        如果是职业病的话,那企业所承担的费用将很大。依据是《中华人民共和国职业病防治法》第五十三条规定,劳动者被诊断患有职业病,但用人单位没有依法参加工伤社会保险的,其医疗和生活保障由最后的用人单位承担;最后的用人单位有证据证明该职业病是先前用人单位的职业病危害造成的,由先前的用人单位承担。但如果最后的企业不能证明是先前企业的职业病危害造成的,难么最后的企业就要承担相应的责任。

 

        所以,对新员工在入职前进行健康体检是必要的,不要为省体检费而草率让新员工尽快入职,那么对于企业来说是存在很大风险隐患的,因为新员工入职时带着风险隐患入职的,其中不可控的因素太多,非企业是能掌控得了的。

 

        对新员工进行健康体检,不仅必要,而且还需要指定体检的医院和体检项目,但对乙a肝携带者需要注意,不能构成就业歧视。

 

 

 

 4、核实新员工是否办理好离职手续

 

        一般情况下,新员工入职前需要提供上一家公司的离职证明。但在实践中,往往对于新员工提供离职证明,没有硬性要求,这就存在很大的风险隐患。

 

        依据是我国《劳动合同法》有明确规定,用人单位招用尚未解除劳动关系的劳动者,对原用人单位造成经济损失的,该用人单位应依法承担连带赔偿责任。

 

        因此,企业在招聘新员工的时候,需要核实新员工是否办理好离职手续,最有效的方式是要求新员工提供上一家公司的离职证明,对于不能提供离职证明的新员工,先延缓其入职时间,等企业这边通过核实无误之后再为通知其办理入职手续。要核实新员工是否办理好离职手续,一方面可以要求新员工提供离职证明,另一方面在新员工不能提供离职证明的情况下,可以通过背景调查的方式,以电话核实的方式,核实新员工的上一家公司是否办理好离职手续,并将背景调查的过程进行全程录音。

 

        为了安全起见,企业需要新员工签署一份承诺书,承诺的内容主要是本人承诺没有与其他单位建立劳动关系,若本人隐瞒了与其他单位建立劳动关系的事实,将为此承诺一切后果,愿承担给公司造成的一切经济损失。

 

 5、核实新员工是否负有竞业限制的法定义务

 

        负有竞业限制义务的劳动者,往往都是公司的核心员工,或掌握公司一定商业机密的员工。对于这类员工,一旦他们离职,原用人单位往往会跟其签订竞业限制协议书,能为对其就业进行限制性要求。

 

        对于这类人,作为用人单位需要谨慎,因为一旦企业录用了负有竞业限制义务的员工,那么将会受到牵连,原用人单位会将员工和新单位一起告到法院,要求因该员工泄露其商业机密给其造成经济损失,该员工和新单位一起承担赔偿责任。

 

        在招聘类似高管或是核心技术岗位的时候,企业要进行必要的核查,一方面在新员工没有入职之前,核实其是否属于负有竞业限制义务的员工,如果有要提供竞业限制协议书原件。另一方面如果新员工不提供竞业限制协议书,或有意隐瞒的话,企业可以通过背调的方式,核实其是否属于负有竞业限制义务的员工。

 

        一旦经过核实,确定其属于竞业限制义务的员工,那么企业就不能录用该员工,如果不属于竞业限制义务的员工,或竞业限制义务已经结束,那么企业就可以放心录用该员工。

 

        为了安全起见,企业可以要求新员工签署一份保证书,保证的主要内容是本人不负有竞业限制义务,若本人有意隐瞒实情,将承担一切责任,给公司造成的经济损失也将由本人承担。当然这个保证书,不是所有新员工都要签署,只有属于高管或是技术岗位级别的新员工才要求其签,其他的则不需要签这份保证书。

 

 

 

 6、核实其是否在法定工作年龄之内

 

        法定工作年龄是十六周岁以上及法定退休年龄以下。要核实新员工是否在法定工作年龄之内,一方面可以查验其身份证的出生日期信息,另一方面可以通过登录公安部网站进行核对,还可以通过颁发机构进行核对,或是其居委会、社区来核对。

 

        企业招用未满十六周岁的求职者,构成了雇佣未成年人工,也就是通常说的童工,不仅要面临行政处罚,对情节恶劣的,将会被吊销企业的营业执照,对使用童工的有关责任人员给予行政处分,构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任。

 

        企业招用达到法定退休年龄的求职者,从法律上没有明令禁止,但企业雇佣达到法定退休年龄的求职者,还是存在一定风险的,除非企业懂得如何去规避其中的风险,否则建议还是尽量少用达到法定退休年龄的求职者。

 

  7、入职手续要健全

 

        新员工入职需要提供必要的材料,并签署相关的入职文件,这是必要,也是必须的。对于新员工需要提供的材料和签署相关文件有:

1、入职登记表或个人简历各一份;

2、身份证复印件一张;

3、本人相片2张;

4、毕业证复印件一张;

5、体检证明一份;

6、离职证明复印件一张;

7、保密协议、保证书、承诺书各一份;

……

 

        不同企业对新员工入职所需提供的材料和文件都有不同的要求,但必要的文件还是要有的,比如身份证复印件、离职证明、体检证明等。入职所需的文件和材料越齐全,风险就越小。

 

 

 

        明确的录用要求,严格的信息审查,必要的健康体检,必须的离职证明,非竞业限制人员,法定工作年龄之内人员,健全的入职手续,是一整套完备的新员工入职管理流程,可以最大程度上降低企业的用工风险。

 

 

 

 

 

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国家一级人力资源管理师、国家二级心理咨询师,苏州市十佳HR经理人,法国鲁昂高等商学院MBA。
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