企业制度拟定及发布标准流程

作者他乡沈冬青 2022-01-22 19:35 27595

内容来自 2022-01-26 打卡话题观看本期直播

我们是一家小公司，以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监，他喜欢直接将财务制度发布到公司群，可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革，很多同事都不清楚导致报销不了，结果这些员工却来找我们部门麻烦，说我们HR没有起到通知作用。我想问问老师们，制度发布的管理流程要怎么做，是统一发布还是让部门自己发布呢？面对这一案例大家又有哪些想说的？

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摘要：企业制度起草完以后,通过层层审核、审批,公司总经理等有最终审批权的人员签批后制度能不能执行?建议不要执行,因为它程序不合法,是无效的,按制度中的内容与员工有劳动纠纷后,公司就会处于被动状态，这就是为何很多企业打起劳动官司，会输在规章制度上的原因之一。像打卡话题中的财务制度直接下发，说明这个财务总监也是“空壳子”一个，工作了这么多年，连最基本的制度发布都搞不清楚。我们不奢求每家企业都像上述四条流程一样，做的尽善尽美，但是“样子”要有吧？如果没有，那就不能称之为制度了。

企业制度拟定及发布标准流程

企业制度起草完以后,通过层层审核、审批,公司总经理等有最终审批权的人员签批后制度能不能执行?建议不要执行,因为它程序不合法,是无效的,按制度中的内容与员工有劳动纠纷后,公司就会处于被动状态，这就是为何很多企业打起劳动官司，会输在规章制度上的原因之一。

下面笔者就和各位HR伙伴“唠嗑唠嗑”制度的来龙去脉，如果你的企业制度拟定发布流程与下面的要求有些差异的，请大家根据平时工作进行修订，如果基本上符合下列特征的，就尽量尽善尽美。

规草制要合法,除了内容合法,就是程序合法。一般制定规章制度的程序分为四个步骤：

一、起草制度草案要求：

部门根据业务需求,来决走是否制定新的制度。制度的制定不能想当然,制走前要广泛的征集意见或者深入调研。起草草案要先列框架、标注重点、列明和其它制度的关联性,有的还要考虑新制定制度与其它制度有冲突的地方如何来解决;然后再完善内容,将语言严谨、合法、合理。

二、集体讨论及修订要求：

制定的规章制度要经过公司员工讨论程序,法律依据:《劳动合同法》第四条用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决走公示,或者告知劳动者。

到底是采用职工代表大会还是职工大会,这个各地的《职工代表大会条例》都有指导意见,可以参照指导意来确走,如果公司有《职工代表大会制度》的,按公司制度执行会上职或全体职工对制度草案进行讨论并提出修改意见,这个一般不是一次就能成功的,可能需要与会人员多次的讨论修改。讨论修改完善后形成制度讨论最终稿,经与会人员投票通过。

需要注意的是,要将会议组织的通知、与会人员签到表、会议照片、修改建议或意见、会议记录等归档,留作证据资料备查。

三、审批通过要求：

会议上投票通过了制度最终稿,才能进入审批流程,按照公司内容的审批流程,经过逐级签字、加盖公章后公布执行。

四、制度公示及培训要求：

1、网络公示:如通过OA系统、公司内网、电子邮件、QQ等向员工公示。注意制作学习确认表或免读表让员工签字。

2、公示栏公示:通过公司公示栏张贴向员工公示。注意保留制度公示时的照片,制作学习确认表或阅读表让员工签字。

3、员工手册公示:修改员工手册,向员工发放公示。注意制作签收表让员工签字。

4、制度下发:向每位员工发下制度。注意制作签收表让员工签字。

5、劳动合同附件:将制度作为劳动合同附件。(补充劳动合同签收表让员工签字。

6、培训公示:进行全员培训,留下培训记录、签到表等,建议最好有考试试卷作为证据。

7、制度传阅:打印一份或多份制度让员工传阅。注意制作传阅表让员工签字。

上述方法中,可以采用几种方法同时进行,最重要的是留下员工知道或应该知道的证据,各种表单制作没有规范格式,如在督种表单中体现员工姓名、部门、签字时间,并在里面增加几句话:我已经认真学习阅读完《XX管理制度》全部内容,并知晓制度的生效时间、具体要求、不执行或违反制度的处罚措施等。