此前,我们分享和学习了如何采集企业组织信息。我们通过各种渠道、各种方法采集到的信息,很多、很杂,不能直接拿来用。这时候,我们就需要对采集到的信息,进行相应的处理。
企业组织信息的处理包括对获得的资料进行筛选、科学统计、综合分析、撰写调研报告等一些列过程。
那么,我们对资料(信息)进行分析,主要又是分析哪些方面呢?我们在分析企业组织信息时,通常从以下三个方面入手:
信息是否可靠,取决于信息的准确度和信息源可靠性。一条信息是否准确,我们通常用其他信息加以验证。从不同渠道获取的同类信息,他们高度一致,甚至完全相同的部分,通常就是准确的。至于信息源是否可靠,我们主要从以下方面来判断:
1、过去提供信息的可信度;
2、提供信息的动因;
3、是否拥有所提供信息的所有权。
假设我们现在要了解明天的天气情况,那么从以往的信息可信度来说,电视台的天气预报就肯定比各种类型的公众号、小程序准确的多。又比如,我们现在想知道相声演员郭德纲到底是一个什么样的人。这时候,普通观众对郭德纲的评价,就比相声同行对郭德纲的评价要客观的多,因为从动因上来说,同行在评价郭德纲时,有方方面面的顾虑,甚至有先入为主的偏见与私人恩怨。
信息的数理统计分析,说白了就是通过计算,发现信息背后所存在的规律与趋势。
我们在对企业组织信息进行综合比较分析时,最常用的方法是SWOT分析法。SWOT是四个英文单词的首写字母,他们分别代表的含义如下:
S——strength——组织的优势
W——weakness——组织的劣势
O——opportunity——组织面临的机会
T——threats——组织面临的威胁
所以,从方向上来说,我们利用SWOT方法对企业组织信息进行综合分析时,有两个大的方向,一个方向是内部,一个方向是外部。企业本身所具有的优势或劣势,这是内部层面。而企业所面临的机会和威胁则来自企业外部(如:国家政策、市场环境、经济发展水平等)。
当我们完成了对企业组织信息的一系列处理以后,就要撰写调研报告,以此作为管理决策的依据和参考。我们在撰写调研报告时,应当注意以下几个问题:
1、必须明确说明调研资料的来源,以示资料的可靠性;
2、必须说明对资料进行分析统计的方法,以示资料的科学性;
3、必须说明被调查对象的基本情况,如:姓名、性别、年龄、职业、职务、职称等,以示资料的可信性;
4、必须对企业组织信息进行分类。
经过处理,并且形成调研报告或其他文件形式的企业组织信息,就可以产生利用价值了。那么在日常工作中,企业又是如何应用信息的呢?企业在应用信息的时候,通常会采取三种方式。
企业组织信息最常见的应用方式是传输——让信息在不同部门、不同人员之间流动,从而形成信息流。
对于重要的企业组织信息,比如:年度工作计划、政府部门下达的通知、薪酬市场调研报告等,必须采取有效的方式进行存储、保留,以备后用。
当企业信息积累到一定程度时,就会出现一个问题:相关信息或文件,查找起来比较麻烦。这个时候,我们就要不定期的对各类信息、文件进行归类、整理;给不同的信息、文件设置编号、关键词......以便于我们在搜索相关信息和文件时,更加快捷。
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