作为部门老大，你干吗去了？

作者韦秀更新于：2021-03-17 10:28 39209

内容来自 2021-03-18 打卡话题观看本期直播

我是一家中小企业的HRM，最近部门里负责社保的同事由于粗心大意导致未能及时给两名离职员工做社保公积金减员，使得公司多给员工缴纳了两个月的社保公积金费用，总计支出4000元左右，目前老板还不知道此事。请问我该如何处理此事比较好呢？是私下解决还是上报老板？这种错误能对员工罚款处理么？请各位大咖帮我出出主意。

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看完以上案例，我能想象得到，这个公司的HRM到底有多忙？人事部的工作流程到底有多混乱？这个处理社保公积金的人员能力到底如何？这些都是充满了疑问号。

那么先来说说这件事情目前的处理办法，之后在谈谈后期工作如何优化的操作。

第一：员工已经离职两个月，还在给员工缴纳社保公积金，总计支出4000元，这个明显就是人力资源部严重失职了，那么现在要如何解决呢？找到这两个员工的联系方式，打电话给对方，跟对方解释这件事情，争取得到对方的理解，因为社保与公积金公司购买了，获益的还是员工本人，但是由于对方已经离职，公司没有义务在支付公司该出的部分，希望对方把这两个月公司承担的部分跟员工个人承担的部分的费用支付给公司，告诉对方是多少钱？如果对方不答应，那么在选择另外一个方式，看看对方能不能承担员工个人承担的部分，把员工个人承担的部分的钱告诉对方，然后委婉的说，这个事情也是我自己的错，那么公司承担的那部分，我自己来承担了，可是你个人承担的部分，你出一下吧，非常感谢你了，毕竟我的工资也不高，一次性承担这么多，对我压力也是比较大，看看员工能否答应。一般对方都会答应，但是如果对方一直不答应甚至选择拒绝接电话，那么你只能找社保局帮忙了，让社保局的工作人员帮你出面，一般如果是社保局的工作人员打电话说的话，员工都会同意。这些都要看实际操作后，才能知道结果了。

第二：如果第一步员工愿意承担社保与公积金费用，而且已经把钱给了你之后，那么就好办了，直接汇报老板，由于人力资源部的原因，导致两名员工离职两个月，公司还在购买社保与公积金，但是经过与对方沟通，对方已经把钱返回公司，总金额是多少，员工姓名是什么，然后告诉老板，接下来你的工作将会如何优化，说完以后，看老板的反应，一般钱回来了，又看到你的工作将进行哪些改动，你的反思，老板都会原谅。但是如果经过第一步，员工只愿意承担自己的个人部分，公司承担的部分不愿意承担，那么核算一下公司承担的部分费用是多少，找到公积金核算的那个人，告诉对方，这个事情是你的错误，由于你的失误给公司造成了总金额4000元，但是经过我的调节后，现在员工愿意承担个人出的部分，而公司承担的部分，对方不愿意承担，费用是多少？告诉对方，这个造成的损失，要由你承担，一般这个员工都会答应，那么按照劳动合同法标准来，员工由于个人工作失误给公司造成损失，可以进行处罚，但是处罚金额不能超过员工本月工资的20%，你就看看需要承担的金额有没有超过这个员工的本月工资的20%，如果超过了，那么下个月再扣除20%了。当然了，如果你想要做一个好的领导，那么你可以跟着这个员工一起共同承担，但是如果是我，我不会承担，因为你是专门负责购买社保公积金的，这么严重的错误都没有发现，为什么还要我跟你一起承担呢？只有把这些跟下属讲清楚，对方才会长记性。

其次，如果经过与离职员工沟通后，也找了社保局出面，员工还是不愿意承担任何支出，那么这个4000元，就只能人事部的人承担了，是由购买社保公积金的人承担呢还是部门老大、办理离职手续人员以及购买社保公积金的人员共同承担，这个就看你了。作为部门老大，对部门人员的工作从来不进行检查监督吗？办理离职手续的人员，难道人员离职了，当天不给离职人员名单给部门老大以及购买社保与公积金的人吗？当然了，如果办理员工离职手续跟购买公积金的人都是同一个人，那么就没有什么好追究的了，就是这个人做事能力不行。处罚的话，就要看当月处罚的金额有没有超过员工当月工资的20%。

沟通好之后，拿出解决方案之后，写好处罚通告，做好后期工作改良方案后，找到老板，一一汇报。

第三：后期工作改良

1、对公司组织架构、人员架构再次进行梳理

2、对公司每个部门每个流程进行重新梳理

3、对公司所有表单再次进行更新，表单下方没有写好流程的，全部写进去，例如离职单，离职单最下方写好流程：最后一步流程是，离职单需要复印一份提交购买公积金以及社保人员，购买社保人员拿到离职单后，做好离职人员的减保工作。

4、对各个岗位说明书再次进行梳理，把岗位核心工作任务重点写进去，职责是什么，汇报对象是谁。

5、对人事行政事务流程进行重新梳理，把流程梳理清楚，对人事行政各个表单标注清楚流程，越清晰越好。这样不管是内部员工还是新员工，只要拿到你的表单之后，看到表单下方流程，就能知道事情如何处理，该找谁。

6、作为人资部老大，必须每日做好工作计划，每天你的工作需要检查哪些事项、部门人员需要给你汇报什么工作，自己都要了然于心，把控好整个部门的工作，时刻监督好，永远都要比下属积极，下属不汇报时，主动问，而不是等。

出了问题不要逃避，不要惊慌，冷静思考解决方案，事情解决之后，如何做好下一步工作，杜绝此类事情再次发生。作为人资部负责人，如果公司人员比较多，而人资部门人员比较少，那么可以考虑借助管理系统。如果管理系统能杜绝公司诸多事情发生，给公司省去很多用工成本，而且提高部门工作效率，我相信老板应该也会答应的，但是如果由于你的下属能力平平还做事非常马虎，我想你应该可以考虑换人了。

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