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企业组织信息采集是怎样炼成的?

作者 戴登科 2021-03-12 21:17 1053

        信息的概念源于通信理论,通常是指一方传递给另一方的某种消息。而企业组织信息则是指经过加工整理,在企业生产经营活动中可以被利用又发作用于生产经营的数据和资料。

        企业组织信息具有社会性流动性不规则性连续性新陈代谢性浓缩性替代性七个突出特点。

        所谓社会性,是指企业信息不仅来自企业内部,也来自社会。如:企业在做各种类型的市场调研时,其数据就来源于社会,而不是企业内部。

所谓流动性,是指企业组织信息在企业内部流动,以及企业与其外部环境的信息交流。信息如果不流动、不传播,就会失去意义,失去价值,成为锁在保险柜里的机密档案。

企业组织信息的不规则性,是由其传播顺序决定的。通常情况下,一条信心不可能同时被所有人知道,而是有人先知道,有人后知道。于是,在我们的日常生活中,就有了“小道消息”的说法。从时间上来说,先掌握信息的人,会占据主动权。但是这时候的信息,有一个弊端:无法判断其真实性、信息不够准确。等到所有人都知道信息的时候,该信息在传播的过程中,已经得到了反复的验证和梳理,从而更加真实、更加完整,但其时效性大打折扣。这就是企业组织信息的不规则性:由于传递顺序有先后,信息并不是始终一样,而是会经历从模糊到准确,从片面到完整这样一个变化过程。

        所谓连续性,是指企业的生产经营活动在不断的发展变化,与之对应的信息自然也就处于连续的运动变化之中。

        事物的发展与变化,可能是进步,也可能是倒退。当企业组织信息不断地去粗取精、去伪存真之后,剩下的就是精华了。这也就是企业组织信息的新陈代谢性。

在当今这样一个信息大爆炸的时代,信息的数量是十分巨大的。为了在企业管理中,快速获得信息,做出决策。我们就有必要对信息进行整理和归纳,把重要的、关键的内容呈现出来,这就是企业组织信息的浓缩性。

        所谓替代性,是指企业组织信息如果运用得当,可以减少人力、财力、物力的消耗,提高经济效益。对于一个新成立的公司来说,在给员工制定薪酬标准时,必须花费大量时间,去收集和研究市场上的薪酬水平和行情。但是,对于一个成立多年的公司来说,由于拥有大量的历史薪酬数据,就不必耗费大量的人力和时间从市场上收集薪酬数据了。

我们在采集和处理企业组织信息的时候,需要遵循以下几条原则:

        一、准确性原则

        准确的信息,能够给企业管理带来参考作用,而错误的信息,只会给企业带来误导。

        二、系统性原则

        有效的信息应该是全面的、系统的,而不是支离破碎的。

        三、针对性原则

        如果我们接下来要制定招聘计划,就要收集劳动力的供求信息,而不是去关注市场上的培训动态。

        四、及时性原则

        关于明天的事,后天就知道了。但是有些事情,只有在今天知道,才有价值和意义。

        五、适用性原则

同样一份薪酬市场调研报告,给老板看时,要重点展现总额和对比情况。而给部门负责人看时,要重点说明薪酬构成情况。总而言之,要用不同的形式,来满足不同人的需求。

        六、经济性原则

获取信息,是需要付出人力、物力和财力的,这时候,就需要根据企业的实际条件,量力而行。

         企业对组织信息的采集,主要是通过调研的方式。从调研的过程来说,包括调研准备和正式调研两个阶段。

        在调研准备阶段,调研人员需要通过对企业的相关信息进行初步分析和非正式调研,确定调研的主题内容和范围。

        以培训调研为例,假设某公司培训主管,为了制定一份有效的2021年培训计划,在制定培训计划前,就有必要对企业以往的培训情况进行一个完整、详细的了解。通过对以往培训情况和资料的查阅,发现一个问题:以往的培训不停地变换培训方式(企业内训、拓展培训、参加培训班、员工自学、脱产封闭式培训……)。这个时候,我们就可以把调研的主题确定为:什么样的培训形式更有效?接下来,我们可以通过非正式调研,随机抽取一部分员工进行面谈。通过面谈,发现第二个问题:新入职没多久的员工,说不清楚到底什么样的培训方式更有效,而入职时间较长的老员工,有比较统一的意见。这个时候,我们就可以把调研的对象确定为:入职一年以上的老员工。这就是调研前的准备工作。

        而在正式调研阶段,我们要重点解决调查问卷的问题。理想的、有效的调查问卷,必须是通俗易懂的,让被调查对象能够快速的、准确的作答。所以,我们在设计调查问卷的时候,要尽量采取选择或者判断题型,而不要过多地让被调查对象做问答题。

企业在进行组织信息采集的时候,有一种常用的方法——调查研究法。具体来说,调查研究法又可分为询问法和观察法。至于询问的方式,可以当面询问、电话询问、召开专题会议询问、发送邮件询问、下发问卷询问等等。观察的方式,则包括现场观察和借助仪器设备进行观察(比如监控设备)

        欢迎继续关注登科老师的“怎样炼成”系列,更多干货,持续更新。

 

关于作者
戴登科——”登科HR工作室“创始人;“登科大讲堂”创始人;高级企业培训师;湖南培训师联盟讲师;资深人力资源管理专家。微信..
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