【克服形式主义的几项专业建议】
结合以上分析,要对症下药,第一:建立科学的分授权机制,科学授权给执行层与基层单位,不断提高执行层或者基层单位的适应环境的能力,另一个,及时建立有效科学的信息共享机制与监督体制,让作假的人无法立足与生存,第三,提升管理机关的专业素质,让检查有价值,让决策与分析有意义。
当然,针对疫情期间,各级组织需要提高自身的应对能力,积极建立应急管理机制,例如,美国建立了几种等级的预警机制,不同等级的预警机制,让政府机关建立不同等级临时组织形式,适应救灾防灾的需要,而不是临时指定一个领导去救火。
让专业的人做专业的事情,做好最佳决策与判断,再调动资源完成急难险重的任务,比如:懂业务的专业人员成为决策小组的主要成员,或者参谋,建立配套机制,授权其拥有解决问题中的各项权利,让真正的项目制在组织建设中发挥作用。
疫情给我们压力,我们一方面需要及时调整,同时也要让类似防疫的各项管理机制及时建立起来,改善工作,不断提升。
从克服形式主义,提高管理效率的角度,结合长期咨询工作中的经验,我们先从信息共享机制建设方面提出如下思路,仅供参考。
1、建立公司级的信息共享平台,促进跨部门之间的信息共享。
很多信息的收集是管理工作的必要环节,从各部门的管理工作出发,收集信息并不是问题,但是各部门的重复收集,给下级带来较大的工作负担。而通过建立信息共享平台,可以保障信息的统一、及时,避免反复、重复收集信息。在当前时代,各个企业均有内部的信息技术平台,或是内部工作群,在疫情期间,各企业也采用了远程办公、云平台交流的手段,并不存在技术难点。
2、建立“能辅分开”的工作方式,将专业人才与管理人才的工作分开。
在很多企业中,都能看到让专业人才做辅助性工作的情况。例如某些生产企业,让工艺人员填写各种表格,在技术企业,让研发专员重复提交报表等,都属于类似的问题。部分企业专门设置了事务员,来做数据收集类工作,但是在实际操作中,由于职责规范不到位、事务员的能力不足,导致没有完全解放专业人才的精力。
3、在信息收集方面开展规范统一的培训,建立各项标准、简化流程。
很多部门要求的信息均是从各自部门出发的表格、口径。如果能建立统一的信息收集表单和规范,实现标准化,可以有效简化基层人员的管理成本。在建立统一标准后,开展相应的培训,确保大家形成统一认识,便于长期实施。
某生产企业梳理流程过程中,采用了类似的方式,建立标准化的信息提报流程,包括统一时间标准(各类信息提报统一在每周五下午开展)、统一信息标准(采用统一的集成表格,各部门从中取数)、统一质量标准(各类信息的规范、深度、来源等进行统一),通过改善,有效节省了一线人员的工作量,提高工作效率,降低了人工成本。
4、建立部门间协作机制和信息共享规范。
短期内要解决信息共享的问题,可以采用制定工具规范的方式,帮助各部门约定工作衔接的规范和信息提报、共享的方式。建立点对点、岗位对岗位、部门对部门的协作规范,提高日常工作效率。并通过案例培训的方式,帮助各级人员了解信息共享的原则和方法,培育共享协作的企业文化。
5、明确管理职责,对各类岗位的工作提出明确规范,减少无效工作。
很多部门之所以不断收集信息,一方面是上级领导需要数据信息的时候自身没有做好日常的数据积累和台账,另一方面是缺少岗位的明确规范,通过收集数据、整合数据增加工作量。虽然这样的工作成效有待商榷,但是在饱和度上确实增加了不少。对于这种情况,我们建议企业或部门对类似的岗位和员工要明确工作规范和要求,帮助该岗位优化职责,加强日常的检查监督,减少临时的信息收集,加强更有效的工作职责,减少低质量的信息收集汇总工作。例如对某些岗位,可以明确要求对每次收集的信息做出分析建议,供领导参谋使用。
6、建立信息共享的企业文化和规范。
在近几年逐渐为人熟知的《赋能》一书中,提到很多企业在规模发展壮大后,都面临着“深井病”的困扰,即每个部门都是一口“深井”,信息无法共享,导致组织效率低下。很多企业为了“信息保密”或者受到官僚主义的影响,信息局限在高层或少数人手中,大大影响了企业的整体组织绩效提升。而要推动企业改革,一方面要依靠建立部门协作和信息共享机制,作为短期的工具方法,从长期来看,要建立信息共享的文化和规范,让每个人都能了解到关键信息。例如美军在战场上,每个士兵都要及时反馈信息,同时,每个士兵也能收到战场全局态势图,更好地对自身行动和目的提供指导。