职场13—工作之2如何将工作进行的结构化

职场成长学习13—工作之2—如何将工作进行有效的结构化

——结构化工作的前提是结构化的思维

前情回顾：

        在上周五分享了职场成长系列的《学习12—职场学习工作方法之1——如何做一份优质可行的工作计划》告诉我们：做计划不止是为了安排工作的顺序，最主要的目的是协调资源与进度，使所有的资源都能达到效用最大化。

        使我们所有的工作都能实现真正的无缝链接，实现正在的高性价比。

本集目的：

        在本集的讲述中，将着重讲述如何形成一个有效的结构化思维，而通过结构化思维来将自己所负的职责与工作形成结构化的布局和行动。

主要内容：

        在工作中，我们时常听到有HR说我们做行政、人力工作的，往往被人视为做后勤的，打杂的，似乎工作都是毫无价值，找不到自己的工作方式与位置所在。这似乎就是一种现实和事实。因为有太多人都不知道自己一天天的在瞎忙些什么，又没有休息到，工作似乎也没有什么成果。

        其实这些都缘于两个原因：

        一是工作没有计划，或者有计划却没法执行。所以显得忙乱。到时如何制订一份优秀的工作计划，这在上周已经分享了。见上述链接。

        二是对于工作没有进行结构化。因此，清不到脉络，做个计划也只是一项项的工作内容的堆积与时间的递进而已。毫无章华，相互脱节，工作行为没有性价比。

        那么，如何让工作显得结构化，呈现脉络清晰，结构明了的工作链接呢？

        一、什么是结构化？——形成结构化思维的前提。

        结构化在书面的解释中为条理化、纲领化，做到纲举目张。而在我的职场成长系列的知识仓储管理其实有着类似的思想在内。

        而事实上结构化，没有那么复杂，我们平时在买房中一般会听到销售商告诉你，我们这个商品房是全框架的，从地下到楼顶，可以不要一面墙。

        而如果是砖混的，他们会告诉你，哪些墙动不得，是在承重的，哪些能动，是框架支撑的。

        如果你买的是全框架的房，你可以将你家里任何一面墙都拆了，不会影响安全。

        OK，这就是结构化。能有清晰的框列范围，也能找到清晰的相互链接，层层递进，既相互独立，也相互支撑。

        那么放在我们的工作中，其结构化就是：具有清楚的工作目标或者职责；知道实现目标所需的资源条件；能找到资源达成的具体方法和计划；能分清工作的先后轻疏缓急。能呈现出对工作的高度全面的概括。

        那么对于结构化的思维，我们就能理解了。

        结构化思维就是形成一种解决问题的思维习惯模式。如：从该项事务的核心本质抓起，通过树状图或者鱼骨图，思维导图等方式可以逐步推进从而找到对应的解决方法的一种思维习惯。

        这具有一些显著的特征：

        面对问题能多个侧面去思考。就如在建设时看框架房一样，可以四方通透观察。

        能够按多个块状、层次或链接去深入分析问题，寻找原因。比如在框架房中，可以看梁柱质量，房间格局，如何连通等。

        能够将所有问题及原因，进行单一行动或系统化行动。就如在装修中进行的整体布局。

        当我们拥有了这样的思维，往往在看待各种工作问题的时候，就不会再觉得那么复杂，而能够做到抽比剥茧，找到系列的问题原因。也能将自己看似复杂多样的工作内容进行有效的分化，统一，形成自己有效的工作计划。

        这其实在我们人力资源管理知识中，其实就有最好的例子。那就是人力资源管理的模块化——人资规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬福利、劳动关系等的六模块管理。

        本是一项行政后勤打杂的工作，在进行这样的分块结构化的分化理解后，瞬间高大上成为一项专业的独立科学。

        但在平时工作中，还没有进行思维升级的很多人，却还是会将人力资源管理工作视为没有专业性的工作。就是因为他们还没有具有结构化的工作思维。因此，模糊了他们对人力资源管理的认知，也模糊了他们对人力资源管理工作的开展。

        所以大多数HR都沉于事务成为人事专员。成为上林老师说的：勤劳小蜜蜂\好用万能工\全是我领导\背锅不落空。

        其原因就如“万卷万里无数的[热评]：迷茫是因为对自己没有清晰的认知，不知道自己要干什么，要怎么干。

        二、如何形成结构化思维？——熟能生巧，唯练而已

        在前两天有关如何进行总结的分享中，我在《以结果呈现价值，要全有亮点为未来》一文中借用写作文的写作提纲表达了作总结要有全局观的思想。

        而事实上结构化思维的形成同样如此。

        我们完全可以借助笔和纸，通过写作来形成自己的结构化思维。

        1、思维结构化，首先要有一种结构化的布局。

        在我们的三茅各老师的分享中，我们能发现每个老师基本都有他自己的分享风格，在解决话题中的问题时，都有他自己独特的风格，但也同样能有条有理的解决问题作为。这其实就是各位老师不同的格式化思维模式。

        而在我的分享中，习惯于这样的结构：

        首先，以一种事物的普通现象来阐述一种隐含的道理。而这种道理将与我们的话题内容相联系，也许是同一种更好理解的现象，也许是解决问题的一种可行方法。

        其次，以一种较有逻辑比较严谨的推导过程，对上述道理的论证。以此实现一种认识理论，同时找到解决方向和解决的方法，

        如果有第三层次的时候，一般就是对如何通过上述的道理来解决实际的问题了。基本呈现一种总分总的结构。以此，实现一种首尾响应的效果。让人有一种对通篇文章，眼前蓦然一明的感觉。

        虽然事实上我的这种解决问题的结构思维，可能并没有达到这样的效果。但至少我一直是这样的思维模式。只是水平还不够而已。但我相信，随着自己的不断练习，这样的结构将越来    越成熟，而最终的效果也一定会越来越好。

        因此，在锻炼养成自己的结构化思维过程中，我们首先一定要有这样的整体的结构化想法。有一定的全面结构布局。

        2、思维结构化，要能开始并坚持去练习结构化。

        在进行结构化练习的时候，有人却不知道如何去练。就如我们有时看到一堆工作放在哪，就感觉手脚无措，不知道如何着手一样。其实其中最大的问题，不是事情多，而是我们没有开始着手。

        万事开头难，我们必须尝试着要求自己一定要开始，必须开始。

        一是要学会认识复杂去找中心。——确定我们的目标。

        大部分人觉得复杂，所以就不愿去做。其实很多时候，是我们不理解什么叫复杂，为什么复杂？

        复杂不是因为不一样的东西多，而是因为重复并交叉所以显得杂乱。

        一圈线，在整齐的时候，我们可以从头一直就拉到底，很轻松愉快。但当一团线被有意无意形成了交叉重叠，我们找不到线头的时候，就会感觉复杂。不知道如何开始，想的就是快刀斩乱麻。但斩了后，还是那团麻线吗？

        因此，任何一件事，一项工作都一定会有一个中心。也就是一个开头。而我们的职位名称往往就就代表着我们工作的中心。正如招聘专员，那其工作的中心就是如何招到人。一个销售经理，其主要工作就是如何将产品销售出去。

        所以，结构化思维的首要第一点，就是要找到事物的中心——即确定我们的目标是什么。

        二是要找到我们对目标进行分解或分层的脉络和支撑。——实现目标的资源。

        在写文章的时候，我们会有开头的中心表述，也会有接下来的分段陈述。而每个段落都有其自身的意义。但都是围绕我们中心思想而服务。是为证实我们中心思想而进行的分步论证。

这在工作中就是为了实现我们的目标而进行的分解后的区块任务的实现。这就代表着一块块资源的实现、聚集与蜕变。最终层层递进，勾连成形最终形成一条条主线和清晰的结构。

        如果我们能在思维中将他们都具体呈现的话，其实就形成了我们的主体结构。

        如果放在文章中的话，其实就已经功成大半，实现了前期最主要的工作。只是差的一种执行和实现而已。

三是要拟定各结构中的线条与梁柱的成型与组合。——将资源进行变现。

        这在结构化思维中就是对资源的实现计划与组合计划的协调进行了。主要在于一种思维的运行。

        任何事情也许我们想象很完好，但事实上做起来并没有那么完美。更多的都是各种缺点在不断涌现。如果我们没有做，就发现不了。

        这其实是一种转化过程，将我们厘罗的线与梁柱等，通过资源与蜕变实现成为一个个块状面，最终通过不断的发现问题解决问题，修正与调整，最终实现一个整体。

        因此，在进行结构化的思维与工作任务的分解中，如果我们遇到各种障碍。我们必须要坚持，就算是推翻重来，我们也必须要下定决心坚持下去西市。最终自然能熟能生巧。

        将形成自己固有的思维习惯。就能将结构化很自然的运用到各种事物中去。最终形成这样的模式：分析目标——资源分析——制订计划——执行与调整——成功。

        三、总结：如何将工作进行结构化？——从思维找结构方法

        1、结构化的过程详解。

        其实通过上述的论述我们已经知道如何进行结构化了。

        如何细化来说就是这样一个过程：

        一是确定任务中心。那就是先找到整件事的中心思想。即确定工作目标。

        二是进行目标分解。这其实是对总目标的必要条件的确认。即递分的层级目标。

        三是确定任务资源。各层级的目标存在是必须要实现作为铺垫的。那么其呈现的目标的资源是什么，在哪里，通过什么手段可以获取，资源又如何如何转化。这是一个分析的过程。

        四是有实现资源与转化的计划。在结构化中，资源是一种可以创造、演变的东西。有时没有第一层的资源就不会找到第二层资源。就如你没有眼睛，怎么实现看图说话呢？这必须是有一个过程和协调的。

        五是对各层级计划的协调实施。没有行动再好的结构化计划也都是枉然。

        六是整体结果的组合与论证。就如我们做计算题一样，算了一个结果可正确吗？有时是需要验算的。而在结构化中，就是要将各层级的小结果进行组合验证。

        2、结构化中的工具分解。

        其实整体的结构化思维一个综合思维，在其中我们运用到的工具及思维模式有几种，在生活工作中如果有意识的运用，都能取得很好的效果。

        如：

        辅助工具可借助：用思维导图，树状图，鱼骨图等思维工具。

        思维方式可借助：金字塔思维的聚顶功能，逻辑思维的推导功能，而在推导思维中又一定会借用到归纳及演绎等思维模式。

        如图： 

        未完待续。在下期的成长系列分享将是职场成长系列的工作实施篇第1篇。

        小结：

        在工作中我们一定要拥有自己的化繁为简的能力。而这种能力就是将复杂的事物结构化分解。将复杂的事情简单化，这简单的来源就在于解剖复杂，形成单一。

        而这种结构化的思维来源于我们的不断练习。从整体布局中抓中心，通过推导与演绎去细分析再分解，寻资源抓落实，行论证。就自然会形成我们的结构化思维习惯。

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