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三封EMS,合法解除所有问题员工!

三茅班主任

在日常工作中,身为HR的我们总会遇到各种各样的员工。有的员工兢兢业业工作认真负责,但也有那种“不服管”、不负责甚至给公司造成损失的员工。

面对这些问题员工,HR小伙伴都会感到十分头疼,不知道要怎么才能合法合规的处理这一部分员工。这种时候,就可以用上“三封EMS”的方法。

HR小伙伴们或多或少都听说过这种方法,但是可能还没有完整的学习过这套方法。今天,就给大家系统全面的分享一下,如何利用三封EMS,合法解除问题员工。

1、什么是三封EMS?

 

三封EMS的方法实质是一种思路,一种重视程序和合理行使权利的思路。目的是:

①降低用人单位的恶意程度;
②有效规避员工的反击;
③严谨严密的思维方式。

 

简单总结起来,三封EMS程序方法,是指用人单位为了合理有效地解决劳动纠纷,分期向有争议的劳动者通过录音、录像、短信、微信、电子邮件、邮寄EMS邮件为一封,总共三封(即三个程序)的方式,在邮件里阐述用人单位的依据、表达用人单位的意见或者下达用人单位的要求等。

三封其实也不一定非要三封,“三”意味着多。用人单位运用三封EMS,表明用人单位一而再、再而三地通知员工。

这样做首先说明用人单位在态度上是端正的,重视劳动者的,而不是骄傲的,也没有忽略劳动者的权利。

其次,每封EMS邮件的内容都表明用人单位在合理合情地行使用工管理权。

 

2、三封EMS程序的具体需求?

 

①三封EMS方法是程序手段,主要是体现了送达/通知方式的有效性。

为什么是三封EMS邮件,而不是三封顺丰快递、三封E-mail呢?

因为EMS是法律上较为有效的送达/通知方法,EMS是邮政快递,而其他诸如顺丰、京东等只是物流快递。

在法律意义上,邮政被认为是收件人的委托人,而物流只是寄件人的委托人。同时,EMS的管理系统也相对规范,更有利于证据保存。

需要注意的是,即使采用三封EMS方法,也需要一个有效的邮寄地址。这要求用人单位在管理中应当安排员工签署《送达/通知地址及方式确认书》,确认有效的送达/通知地址及方式。在没有员工留下的有效送达/通知地址及方式的情况下,对用人单位而言,最保守有效的是通过EMS邮寄到员工的身份证住址。

在员工签署了有效的《送达/通知地址及方式确认书》的情形下,只要用人单位按照确认的内容进行送达/通知,即使确认的内容不是采用EMS送达/通知,也都是有效的送达/通知。

因此,三封EMS方法揭示了用人单位在管理中应当保存员工签署确认有效的《送达/通知地址及方式确认书》,进行有效的送达/通知,该确认书的格式和内容可参照法院相关确认书结合实际来拟制。

 

②三封EMS方法是实体手段,主要体现了用人单位合理行使用工管理权,而非滥用用工管理权。

虽然“没有滥用用工管理权即非违法”的规则,在我国现阶段的劳动法实务界没有被得到广泛认同。

但该规则本身是经过市场检验认可的普适规则,即便没有被清晰认可,也总能在内心深处产生影响。

综上,在仲裁诉讼阶段,这三封EMS及该邮件内容对应的材料,就成了处理纠纷的证据材料。

这样当裁判者面对运用三封EMS方法行使用工管理权的用人单位时,他至少会初步同情该用人单位的良苦用心,产生同情心、同理心,进而更有可能不会认为该用人单位滥用了用工管理权。

这种方法的原理主要为:

①第一封是询问和要求;
②第二封告知及再次要求;
③第三封解除劳动合同。

每一封都是手机短信、电子邮件、EMS快递、录音录像、微信同时发送,做到穷尽送达方式。

注意:切忌只发EMS快递,因为这样耗时耗力,同时EMS快递封面一定要写清内容,否则员工会说收到的是白纸,同理员工给单位寄送也要快递封面写清内容(或者寄件封件全程录像)。

 

3、三封EMS应用的七种情形实操

 

情形一:对于突然离职或者考勤记录缺失的员工。

这类案件,企业的败诉点往往是因为员工用了一招“回马枪”的办法,比如有的员工突然不告而别不来了,结果单位一看高兴了,说严重违纪旷工。

结果人家回头拿着病假条来了,说我病了,但我送不来病假条,因为病了嘛,于是企业败诉。

 

情形二:对于客观形势发生重大变化,导致经协商后仍无法达成一致企业要解除的员工或者要求员工待岗的。

这类案件的关键点有两个要点:

①企业要证明客观形势发生重大变化;
②企业要和员工协商。

以上两点,少一个都是违法解除,而待岗也是需要这两点为前提来证明企业生产任务不足,协商后仍无岗位。

 

我们先看,法院一般判断客观形势发生重大变化,是从四个方面判定:

①要判断企业的业务量是否锐减,运营是否出现严重问题;
②判断金融危机对于企业业务的影响是长期还是短期;
③企业的财务状况是否出现严重亏损,通过对企业资产负债率、速动比率、流动比率等反映企业资金周转困难指标进行核定;
④人力资源是否过于闲余,企业业务未来的转向是否能承接现有人力资源。

所以要通过三封EMS的方式:第一封阐述原因提出要求,要求其交接工作(我们俗称拔牙),第二封让其人事部报道(协商的过程),第三封解除或安排待岗。

 

情形三:对于医疗期满仍不能从事原工作,也不能从事单位安排其他工作的员工。

这类案件的节点有两个:

①单位要证明仍不能从事原工作;
②证明不能从事单位安排的新工作。

第一点是比较好证明的,但是很多公司往往会忽略第二点,最终造成违法解除的后果。

 

情形四:对于消极怠工员工的处理。

一些员工天天上班什么活都不干,就是每天坚持打卡,到单位耗着,等着单位被逼急之后将他开除。

单位处理这类消极怠工的员工(同时适用绩效考核任务的下达,结果的确认等等),往往被员工提起仲裁,然后败诉。

其原因主要是:

①直接解除,但是因为没有任何证据,往往中了员工的圈套;
②下达的任务不够清晰客观,让员工有机可乘。比如说,员工是招聘专员,你下达一个任务,当月招聘不满100人视为消极怠工。这个就不够客观,员工有太多理由可以狡辩;
③结果确认不够量化,因为有的员工当知道自己没有完成工作任务时会本能的去找理由拒绝签字,所以足够量化的政策是必要的。

在法律看来绩效是1和0的关系而不是有中间地带,因此这类案件第一封是下达任务,第二封是告知催促,第三封处罚。

 

情形五:对于拒不交接工作员工的处理。

问:公司更换技术总监,老的技术总监掌握服务器密码,但是拒绝告知服务器密码,而服务器密码公司无法更换,找外部公司更换费用很高怎么办?

答:这个问题有一个关键点,就是单位有没有证据证明员工知道或掌握密码。

为什么这个问题关键?很简单,因为我让员工交出一桶金子,必须先证明员工拥有这桶金子,否则一切无从谈起。

后经询问得知单位有证据证明员工知道密码,那么接下来就好办了。

走三封EMS程序:

第一封要求限期提交密码,并告知不交接密码会造成的后果。

第二封再次告知并限期。

第三封解除合同,如果该员工已经辞职了,告知公司将要通过什么找回密码,并由此会产生多少费用将都由他承担,然后将相关费用票据整理好,可以告他赔偿损失。

 

情形六:对不胜任工作员工的处理。

一般情况下,要解除不胜任的员工,公司都要赔偿。因此解除不胜任工作的员工,不赔钱才是王道,如何不赔钱?

用三封EMS方法解除消极怠工的员工的方法来应对(文末会有相关案例)。

情形七:应对员工拒收解除通知或无法送达。

先分享几种解除劳动通知送达的情况:

①直接送达

这种送达就是面对面告知对方,但是如果劳动者不签字,因此往往企业没有证据败诉。

那么在这种情况下,单位可以录音。比较好的录音方法就是突击叫一下员工,比如“张三,来一下”,张三要说什么事,你这时念通知,张三即使一句话不说,跑了也没事,因为录音体现不出他跑了。

此外还有两种方式,短信、微信送达及电子邮件送达。

这两种方式前期都要求有证据证明员工使用该手机号、微信号及电子邮箱。

证明的办法是在入职登记表中明确约定手机短信作为送达的方式,电子邮箱个人的要在入职登记表及劳动合同中记录,企业邮箱要像领用办公用品似的让员工签字。

②挂号信、EMS、快递送达

挂号信不说了现在很少用,EMS快递封面一定写清内容的主要部分摘要,避免员工说收到的是张白纸(其实这一点员工经常用来破解三封EMS)拒收算送达。

因此,我们在做三封EMS程序时一般要三管齐下,发短信保存好以便日后当庭演示,电子邮件、快递、快递寄送身份证地址、户口本地址,单位留的通信地址做到穷尽送达方式。

③报纸公告送达

当以上方式都无法送达时,报纸公告,全国性报纸即可。

 

4、三封EMS方法的两个成功案例

 

三封EMS解决员工因为其严谨的思维逻辑,通常情况下很难被员工破解,这里给大家分享两个成功案例。

 

案例一:三封EMS解除三期女员工。

在我们辞退员工时,我们一般都知道要掌握两个关键点:

①规章制度的公示;
②劳动者的确认,也就是员工要签字。

这里讲讲如何让劳动者在不签字的情况下,确认他犯错。

某公司有个孕妇小红,任某部门文员,负责部门的一些事务性工作比如统计考勤等等。小红怀孕之后就不好好工作,三天两头请假,影响很不好。而小红以前做过HR,具备一些预防辞退的意识,并且仗着怀孕,工作更加懈怠。小红生育后,回到单位上班,哺乳期内依旧不好好工作。某天单位组织该部门去成都开会3天,小红和部门张经理说经理请假不去,张经理也口头同意了。等月底做考勤时,小红在考勤记录上记录自己去成都开会3天,制表人签字是小红本人,而考勤记录复核那里有张经理签字。在人事部门看到小红签字后第一个直觉是机会来了,有机会把小红辞退,因为觉得小红旷工和欺骗公司。

但是这个时候往往就是最关键的时候,单位千万别脑子一热就发辞退通知。我遇到过很多单位一看到劳动者没来就说劳动者旷工辞退,但事后因为证据不足被判赔偿的案子,主要是因为单位没有很好的掌握证据链。

我们先假设这个时候单位把小红辞退了,那么我如果是小红我怎么防呢?首先,我会说单位的考勤记录没有我签字,因此真实性不予认可。其次,我会找一张假条来,现在开假条其实真不是太难的事情。说我病了。我当时总不能爬着来单位吧?到时死路上算谁的?因此单位往往会在形势大好的情况下,因为自己的草率,输掉官司。

 

那么回到这个案子,在这个案子处理上,我采用的方法是,慢慢来。

在发三封EMS之前,先找到张经理,告知他注意自己的言行,小心小红录音。并在考勤表张经理复核签字的上面加上一行:小红并未去成都开会,是否请假,请人力资源部核实。首先,先发第一封EMS,在发EMS时同时手机短信和电子邮件并行,同时三管齐下,然后手机短信保存好,日后公证。EMS封面写上:关于您某月某日至某月某日未来工作的询问函。内容是:小红,你好,在公司复核某月的考勤记录中发现你称你某月某日至某月某日去成都开会。

但实际你并没有去,也没有来公司上班,因此公司特询问你,你那几天去哪里了。如果没来,请问是否有请假手续。如有请于某月某日前提供公司,已不耽误给你做工资。如没有请于某月某日前补请假手续,谢谢。

注意:这个内容里面”暗藏杀机“,如果小红回了信息。那么说明小红没来上班的事实有了。如果小红压根不回复。那么就属于小红不配合公司的工作。

 

接着,发第二封EMS,同时也是三管齐下。EMS封面写上:关于违反公司规章制度请写检查的通知。内容是:小红,你好,你称你那几天没来是因为有公司张经理的批准,但经公司核实张经理并未批准你休假,你也未在限期内提交请假手续。故,你的行为已经严重违反了公司某项规章制度第几条第几款,现请你限期写深刻检查。

注意:这里主要是把旷工坐实,然后降低公司恶意程度。表现公司给了劳动者机会,同时对公司制度的公示又起了辅助证据链的作用。

 

最后,发第三封EMS,同时也是三管齐下,当然如果无法送达就要走送达程序了。内容是:小红,你好,鉴于你于某年某日至某年某日,没有来公司上班,也没有提交请假手续,在公司提醒下也未按期提交请假手续。并且公司让你限期写检查,你也未提交。故根据某规章制度第几条第几款,公司现将你辞退。

这样做是一个完整的三封EMS步骤,看着似乎麻烦些,但是几乎可以说滴水不漏。当然有时根据实际情况可能要发四封。

最终这个案子,法院判决,小红的行为属于懈怠履行自己的权利,因此认为旷工属实,驳回了小红的全部诉求。

那么从这个案子中,有人可能会问,如果小红一直不回复怎么算呢?那么,不回复就属于懈怠履行。要是小红回复写检查了,怎么办呢?如果小红书面给的检查,对不起,收了也说没收。如果说电邮什么的,对不起,我们不认可真实性,公证去吧。如果公证了呢?对不起,我们觉得检查不够深刻。而且写了检查反而更证明小红的错误,公司第二封EMS,并没有说写检查就可以不辞退。当然有些回复EMS,也要结合实际情况。

 

案例二:三封EMS解除消极怠工员工。

王婆于20XX年1月,入职外企A公司,任市场经理职务,月薪2万元,签订了3年期的劳动合同。试用期过后开始天天”磨洋工“,出工不出力,就等着被单位开,如果被单位开了,她打算起诉,要求恢复劳动关系,并要求支付因单位违法解除劳动关系造成的工资收入损失。

这个案子我们来看,如果员工打恢复劳动关系一裁二审比较慢,至少1年的时间,员工工资又比较高,这样员工能获得较高的利益,目前打恢复劳动关系是比较流行的碰瓷手法。

经前期调查,发现两个关键点:

①单位通过有证据证明是员工使用的邮箱,可以给员工的邮箱发送电子邮件;
②单位有有效的员工手册对员工进行了公示,其中规定不服从公司安排的工作消极怠工的,属于严重违纪行为。

 

于是采用三封EMS的方式解除他。

第一封1:王婆你好,请于8月1日前,将工作总结交给公司,8月2日前提交工作计划。

第一封2:王婆你好,之前交给你的工作任务至今没有完成,请你于8月4日提交相关工作,否则你的行为将属于B类过失。

第一封3:王婆你好,之前公司要求你8月1日提交工作总结,8月2日提交工作计划。

但时至今日,你仍未提交任何总结计划,鉴于以上情形,你的行为已经对公司的正常工作进展带来了影响。给公司的正常工作带来了损失,因此,你不服从公司上级命令,没有按期完成工作,消极怠工故你的行为违反了员工手册某条某款,记B类过失一次。

 

第二封:王婆你好,你于20XX年8月5日,因你不服从公司上级命令,消极怠工收到一封B类过失通知单,2011年8月15日,你又因不服从公司上级命令消极怠工收到第二封B类过失通知单。根据员工手册第几条第几款,你已经严重违反公司规章制度,两张B类过失构成一次A类过失,因A类过失属于严重违纪行为,请你写深刻检查限8月18日提交。

 

法院认为:本案的争议焦点定为单位的解除通知是否合法。而解除是否合法,本院从以下三点判断王婆:

①是否存在违纪情形;
②公司做出的解除劳动关系依据是否充分;
③单位有无向王婆送达解除劳动关系手续。

 

根据一般工作惯例,双方工作期间会使用电子邮件进行沟通,单位提交了公证的电子邮件及王婆签字的电子邮箱领用记录,故形成了完整的证据链条,也即王婆在职期间,存在“不服从上级命令消极怠工的情形”。公司做出解除劳动关系决定的依据是否充分一事,公司主张王婆违反规章制度,并提交了几次王婆违反公司B类过失的电子邮件,该公司的规章制度王婆认可收到,对王婆具备约束力。综上,法院认为公司解除王婆的决定的依据合法充分。

值得注意的是,本案中,公司多次进到了履行告知,提醒的义务,作为受众方的劳动者,王婆未引以为戒并及时改正,故应承担相关法律后果。同时,公司也通过录音证明送达了王婆2次B类过失,1次A类过失,王婆虽对其真实性不予认可,但经法院明示不同意鉴定,应承担不利后果。

 

综上,没有什么是三封EMS程序所不能解决的,如果不能解决那么就六封。

 

最后
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---END---

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坚强的小猪Ww

3楼 坚强的小猪Ww

那三封邮件,王婆都做了,是不是就没有办法不给赔偿了?

2020-08-13 17:06:59 回复 赞(0)
坚强的小猪Ww

2楼 坚强的小猪Ww

那三封邮件,王婆都做了,是不是就没有办法不给赔偿了?

2020-08-13 17:06:52 回复 赞(0)
欧罗巴64616

1楼 欧罗巴64616

对于不胜任员工,前提还是员工得有违纪行为,否则还是要给补偿金的,所以招聘需谨慎呀

2020-07-29 17:37:03 回复 赞(0)

三茅班主任

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