提高企业部门间沟通与协作的六大方法

作者王泽强更新于：2020-07-07 10:56 95722

内容来自 2020-07-08 打卡话题

最近刚跳槽进入一家生产企业做人力资源经理，刚进公司老板就向我提出目前存在的一些问题，主要集中在销售、技术和生成部门经常吵架，推诿责任，同时销售与后端供应部门的沟通常常出错，导致内部供给不匹配，协作效率低下，希望我能在试用期解决这个问题。面对这种情况，我觉得应该首先帮助业务部门梳理部门职责，优化业务流程，但是具体如何帮助他们达成这一目标，却不知该怎么办。

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一般来讲，部门之间经常吵架，推诿责任，根源有三个方面：一是缺乏沟通机制。在企业中，是分级分部门的，当部门之间缺乏沟通的时候，往往会相互推诿，在沟通上容易情绪化。二是目标不一致。正常来讲，公司有总的战略目标，然后细分到每个部门、每个岗位。但因为部门容易站在自身的职责角度去考虑问题，忽视了企业的整体战略目标，以及与其他部门配合的有效衔接，从而导致部门间协调出现问题。三是权责不清晰。当部门都不知道自己的权责是什么的时候，或者公司层面没有规定各部门的具体权责的时候，往往会相互推诿。当找到问题的根源所在之后，就可以针对问题根源寻找合理的解决方法。为此，针对部门经常吵架、相互推诿责任的问题，可以采取以下措施加以解决：

一是从制度上明确各部门的职责和权限范围。

为什么企业会分各部门，就是为了进行合理分工，因为人不是万能的，专业的人做专业的事，所以分工是企业正常运行的需要。在这种情况下，作为刚入职的人力资源经理，首先就要从制度层面明确好各部门的职责和权限范围，在你部门工作职责范围的必须做好，并且公司会给予部门应有的权限，既然有权限就要有担当，出了问题，直接找部门负责人和具体负责这项工作的责任人。还有一个不可忽视的，就是除了明确各部门的职责和权限范围之外，还有就是明确部门间的协作范围，业务部门需要后勤部门配合的，后勤部门必须全力予以配合，后勤部门的工作流程，业务部门必须遵守执行。这样做的目的，就是强调各部门通力合作的重要性，而不是各司其职后各干各的，导致的结果就是一盘散沙，企业内部缺乏凝聚力。

二是建立企业内部有效沟通的机制。

各部门之间是由人来组成的，因此人与人之间沟通尤为重要。而提升企业内部沟通的顺畅性，可以从沟通意识、沟通机制、沟通技巧三个方面着手提高。沟通意识的培养，需要从员工入职就开始强调，不同岗位都有不同的工作范围和权限，因此，在企业中做任何事情，都需要进行必要和有效的沟通，包括与上级的沟通、跨部门同级沟通等。沟通的目的就是把事情讲明白，说清楚，达成一致，在沟通中增进不同部门间的相互了解、相互体谅。在沟通机制上，可以通过会议的形式建立起企业内部沟通与交流的平台，通过类似周会、月会、例会、销售会、管理会等形式搭建起跨部门沟通的桥梁。很多企业都会有类似开周会（每周一开一次）、月会（每月几号开一次月会），这种会议是必要的，通过会议的形式，可以把问题摆在桌面上去提出来，公司领导层从中进行协调，有问题大家畅所欲言，会上公司领导层进行协调解决，会后大家进行落实。沟通是一门艺术，因此沟通是有技巧的。沟通其实就是倾听和表达的两个过程，在表达上，需要避免言语的刺激，不进行人身攻击，以最简洁的语言让对方听明白，把关键信息传递给对方，适当婉转表达。在倾听上，要专注聆听，适时复述，复述的目的就是确认所聆听信息的一致性，避免误解和误读。

三是设立跨部门协调人机制。

跨部门协调人是部门间沟通的重要角色，是各部门沟通的中间人和协调人。在企业中，总经办、人力资源部、行政部都是跨部门协调人的重要部门，而秘书、助理则是跨部门日常沟通的联络人。在设立跨部门协调人机制上，需要设立一个总的跨部门协调机构，可以由总经办、人力资源部、行政部来担任，也可以专门设立一个协调组。总的跨部门协调机构设立好后，就需要设立各部门常驻协调人，部门负责人可以担任，部门负责人的助理和秘书也可以担任。总的跨部门协调机构职责是统筹和组织各部门协调人开会，传达公司的重要通知，解决各部门间难以解决的问题，上报各部门遇到的难以解决问题。各部门常驻协调人职责是传达公司的相关通知，与其他部门的日常工作协调，上报部门的遇到问题和困难。

四是规范企业统一的管理流程和操作流程。

在企业管理中，最忌讳就是没有一个统一的管理流程和操作流程，不同人经手有不同的流程，这样容易造成公司内部管理混乱。不同部门工作流程也应统一，否则就是今天这个部门这样做，明天又要求那样做，后天又是另一种要求。所以在制度上，就要从公司层面予以规范，公司有统一的管理流程和操作流程，各部门有统一的工作流程，各部门要修改本部门的工作流程，需要报请公司审批同意后才能执行。当有统一的管理流程和操作流程后，各部门就要按这个流程执行，按制度办事，有负责人和追踪人，权责明确，责任清晰，公司领导层不干涉各部门的具体工作。

五是统一各部门的思想和目标。

在企业中，凝聚力很重要，虽然企业内部有分工，各部门各司其职，但分工不分家，不分你我。一个企业内部没有凝聚力，何谈发展，何谈团队建设，那是空中楼阁，天方夜谭。当划分部门后，容易造成小团体利益，甚至部门间尔虞我诈，互相内斗，受伤害的还是企业，也包括部门中的每一个人。因此，需要从战略层面，统一各部门的思想和目标，无论是培训也好，还是开会也罢，或是日常的工作沟通和协作，都要以公司的目标为重，避免各自为政，保障公司大方向的目标得以实现，在绩效考核上有所侧重，在部门协调和沟通上有机制的保障。思想是最难统一的，但也不是比登天还难，最重要还是从企业文化上入手，入职就明确下来，必须服从公司的统一管理和统一制度文化，在会议、制度、绩效考核、培训、日常管理和沟通等都灌输统一的思想认识，这样大家的目标才能一致，思想也才能统一，行动也才能统一。

六是建立不同部门轮岗制度。

轮岗的目的就是为了提高换位思考的觉悟，因为不同部门的职责是不一样的，所以不在其中不知道其中的原因。轮岗制度的建立，可以让业务部门的人去了解后勤部门的工作流程和职责范围，以及日常的具体工作内容。后勤部门也可以通过去业务部门去轮岗，了解业务部门在前面冲锋陷阵的不容易和辛酸。为什么很多时候，业务部门和后勤部门会互不理解，很重要的原因就是没有相互了解和相互体谅，业务部门自认为自己在前面冲锋陷阵，为公司直接创造利润，养活了后勤部门一帮人，后勤部门没有为公司直接创造利润，却在后方“为难”业务部门。后勤部门觉得自己的工作不被业务部门理解，还被业务部门瞧不起，工作实在太难了。解决这一问题的办法就是轮岗制度，用轮岗制度的方式来去增进业务部门和后勤部门的相互了解和体谅，可以用换位思考的方式去从另一个角度看待问题，反而会达到意想不到的效果，这是提高部门沟通协作效率最有效的方法。

其实，不同部门经常吵架，推诿责任，沟通效率低下，根源在于沟通问题，起因是部门权责不明确，诱因是管理流程和操作流程不统一，长此以往，就是不同部门缺乏相互了解和相互体谅，各司其职本来是好的，却变成各自为政了。所以现代企业管理，需要发挥沟通和协作的重要性，用各种有效的方法提升企业内部的沟通和协作效率，才能推动企业不断发展的重要力量源泉。

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