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职责梳理按照业务“结点”去推进

作者 他乡沈冬青 更新于:2020-07-05 17:25 63017
最近刚跳槽进入一家生产企业做人力资源经理,刚进公司老板就向我提出目前存在的一些问题,主要集中在销售、技术和生成部门经常吵架,推诿责任,同时销售与后端供应部门的沟通常常出错,导致内部供给不匹配,协作效率低下,希望我能在试用期解决这个问题。面对这种情况,我觉得应该首先帮助业务部门梳理部门职责,优化业务流程,但是具体如何帮助他们达成这一目标,却不知该怎么办。
最近刚跳槽进入一家生产企业做人力资源经理,刚进公司老板就向我提出目前存在的一些问题,主要集中在销售、技术和生成部门经常吵架,推诿责任,同时销售与后端供应部门的沟通常常出错,导致内部供给不匹配,协作效率低下,希望我能在试用期解决这个问题。面对这种情况,我觉得应该首先帮助业务部门梳理部门职责,优化业务流程,但是具体如何帮助他们达成这一目标,却不知该怎么办。
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职责梳理按照业务“结点”去推进

 

部门职责的梳理是HR必备的基本功之一,只有做好这个才能明确组织内部中各职能部门的职责,提升跨部门沟通协作的效率,同时能够为其他组织设计工作做好铺垫。想要晋升核心HR,就必须要掌握这些基本功,那么HR如何做好部门职责梳理呢,有哪些方法和技巧?今天就借这个话题和各位伙伴们讨论一下梳理技巧,其实职责梳理的技巧就是按照业务“结点”去推进。

 

按照业务“结点”去推进,什么意思呢?其实就是按照业务流程的流向去设置,在业务流程流动过程中,可能会涉及到关键环节,这个关键环节会涉及到业务或者工作业绩的完成,那么我们就要在这个“结点”设置一个工作岗位,甚至N个相同工作岗位。

 

可能很多伙伴们有疑问,为何要说“结点”,而不是“节点”呢?现简单地跟大家普及一下这两个词的不同含义吧。结点中的“结”表示的是“结合、交结”的意思。所以,结点通常是指“交叉点”(比如,树杈)。但结也有“完结、截止”的含义,所以,偶尔指“终点”(比如,界碑)。而我们说“节点”的话,节点中的“节”表示的是“章节、竹节”的意思。所以,节点通常是指“划分点”(比如,里程碑)。

 

搞懂了这两个词语的区别之后,我就知道在流程流向过程中,应该有一个“交叉点”或者说“完结点、截止点”。比如在生产过程中,理论上讲,车间工人师傅们生产的产品,就应该是合格品,是不需要检验或抽检的;但是,预防万一出现残次品,会影响货物交付信誉度,所以在生产流程的“结点”设置一个检验员,甚至N个检验员,以便在流水线生产过程中,对产品进行检验或者抽检,确保产品质量是合格的。如果发现有大量不合格产品,停止生产,进行重点分析和检查,为何出现这么多不良品?

 

好了,在前面讲了这么多铺垫内容,下面就和大家正式进入到正题,我们以一个机床厂生产为例,跟大家一起跑一下流程,在跑流程过程中,看一下有多少结点,需要大家设置岗位,或者梳理岗位职责的?梳理岗位职责或者设置什么岗位,没有对与错之分,也没有好与坏之分,更没有优与劣之分,只有适合与不适合之分。掌握了这个原则,大家只要觉得合适就设置这个岗位,不合适,就取消这个职位,将此职位要做的工作分解给相邻岗位的人员即可。

 

我们以订单式业务销售流程为例,给大家梳理一下岗位职责内容。这家机床厂是订单式业务模式,即按照客户的定制要求生产机床,非批量生产机床然后再去销售。根据这个宏观内容分析,大家思考一下,在销售流程流向的过程中,需要哪些结点去完成这个销售过程呢?

 

我们从最简单、最直接的思维去思考分析,既然客户需要定制机床,那说明市场上的确存在客户定制产品,既然有定制产品需求,那么我们作为机床生产厂家,我们这里的就需要有与客户对接的人员,你可以理解为项目经理,或者项目销售工程师,叫什么名字都可以,你也可以叫销售代表或者销售经理,刚才前面讲铺垫的时候,跟大家说了,按照流程去梳理职责,我们设置岗位的目的也是为了这个职责,而不是为了岗位本身。所以,刚才和大家讲了,叫什么名称不重要,重要的是职责是什么,要做什么工作,或者说要干什么,这就是职责梳理的核心所在。

 

我们这里就和大家统一拟定一个岗位名称,就叫“项目销售工程师”这个岗位名称吧,这里只是为了和大家沟通思维统一,彼此都处于同一个信息平台上,而不是这个岗位名称就板上钉钉就叫“项目销售工程师”了,所以大家不要曲解了职责梳理的本质。下面就梳理一下“项目销售工程师”职责是什么?

 

首先,该销售工程师要与客户有一个简单的沟通。与客户沟通什么?主要内容就是机床生产什么产品?是要定制一条流水线,还是定制单独一台机器?机床用哪个电气化系统,进口的,还是国产的?机床生产零部件的精度达到多少,是粗加工,还是精加工?如果有必要的话,该销售工程师还要去客户那里直接考察拜访一下,面对面地交流上述细节,更便利、更有效。也有可能,是客户直接到机床厂来拜访洽谈上述细节。

 

其次,该销售工程师与客户洽谈机床大概性能与工作要求后,就要根据客户的要求与公司内部技术部门讨论,这台机器可否定制?定制的技术难度在哪里?零部件加工的工艺难度在哪里?内部需要开项目讨论会几次之后,给客户拟定相应的报价合同及报价清单方案,这个报价方案如果是销售工程师亲自操作,那就是亲力亲为,如果是不是销售工程师制作,那就是销售助理根据需求制作该方案。

 

第三,如果项目报价招投标成功,之后和客户签订销售定制合同。公司内部各部门配合项目工程师完成该项目。

 

第四,机床完工后,交付客户并到客户处安装调试。后期有机床功能异常的,需要安排售后工程师去负责维护。

 

根据上述简单的流程流向,该项目工程师主要职责或者工作职责如下:

(1)具备机械图纸、工艺加工等谈判技巧,与客户沟通时,对机床的加工流程比较熟悉。

(2)与内部技术研发部门沟通后,对项目的难易程度具有全面的了解,甚至要将这些难度在招投标之前与客户私下沟通。

(3)销售工程师拟定招投标文书,如果投标成功,还要与客户签订销售定制合同,并负责机床整个加工的进度。

(4)负责与客户对接机床的安装调试、售后服务等事宜。

(5)机床加工的预付定金、回笼资金、尾款追缴等事宜。

 

各位伙伴们可能觉得上述职责梳理的内容比较粗糙,梳理职责就是根据“结点”的重要性,去设置岗位或者产生工作内容的,我们首先要有粗线条的内容,然后后期经过“精加工”后,就会形成岗位职责或职位说明书,如果是相同岗位的,那么岗位说明书是同用、通用的。如果有关键性内容差异的,那么对岗位职责进行调整,产生新的职责。因此,为何每家企业的工作内容,有差异,企业文化有差异,工作流程有差异,其实就是这个道理。

 

前面我们以销售业务流程给大家梳理了一下职责内容,其它部门的梳理,大同小异,希望大家能够举一反三,掌握这个实战型技巧。可能,我这里没有和大家讲解那些大道理,讲那些管理学上面的专业术语,或者专业流程,我觉得那些东西不适用,也比较麻烦,在实际工作中,真正运用那些管理学方面的专业术语或流程去设定工作职责、工作流程的,又有多少人呢?所以,我的操作方法简单、有效,对你的实际工作有真正的借鉴就好,不能借鉴的话,谈那些虚无缥缈的东西,没有任何意义。

 

实际上,今天和大家的讲的这个销售岗位是属于“技术型销售”,技术型销售要求员工必须具备各种专业的技术知识和项目管理能力,实际上,在所有销售业务中,技术型销售相对来说,其实是最难的,而且人才培养的难度,也是比较大的,说的直白一点,就是这种类型的人才很难培养。因为看起来,很简单的销售洽谈工作,实际上背后需要很深的基础功底,因为你不懂专业知识,别人和你沟通的时候,你基本上就处于“盲区”,不知道人家跟你说的什么,就算你知道人家说的什么,但你不能提供专业的意见给客户,等于还是处于“盲区”之中。因此,岗位职责梳理起来相对简单,跟真正能不能干这个工作内容的人比起来,不可同日而语。

 

总而言之,部门职责的梳理是HR必备的基本功之一,只有做好这个才能明确组织内部中各职能部门的职责,提升跨部门沟通协作的效率,同时能够为其他组织设计工作做好铺垫。你可以不会设定复杂的薪酬体系,也可能不会设定高端的绩效方案,但是这些基本功,就像练武之人练习“蹲马步”一样,必须要勤加练习,达到熟能生巧的境地,最后练成我们HR领域的“易筋经”。希望大家都能从基础做起,练成“易筋经”的绝活指日可待!

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27楼 雅典娜23288

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26楼 丶灬戀愛方程式er

打卡

2020-07-08 16:05:02 回复 赞(1)
forever_bs

25楼 forever_bs

通俗易懂,非常实用,很受启发

2020-07-08 14:15:09 回复 赞(0)
forever_bs

24楼 forever_bs

通俗易懂,非常实用,很受启发

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小坏蛋jacky

23楼 小坏蛋jacky

学习

2020-07-08 11:51:44 回复 赞(0)
郭卫军

22楼 郭卫军

沿着流程梳理职责,是对的。一定是先有流程,后有岗位职责。所以,要解决这个问题,还是得回到流程及其运作上来。流程的目标是什么?这个流程的服务对象(客户)是谁?服务好客户,需要流程每个角色做哪些方面的努力?每个角色的主要职责是什么?需要具备的能力是什么?理清了这个逻辑,HR或者管理层的工作重点就清楚了。是在于:确定流程的目标和流程团队绩效标准;确定价值创造评价标准;制定依价值创造的分配方案。

2020-07-08 10:59:07 回复 赞(0)
郭卫军

21楼 郭卫军

沿着流程梳理职责,是对的。一定是先有流程,后有岗位职责。所以,要解决这个问题,还是得回到流程及其运作上来。流程的目标是什么?这个流程的服务对象(客户)是谁?服务好客户,需要流程每个角色做哪些方面的努力?每个角色的主要职责是什么?需要具备的能力是什么?理清了这个逻辑,HR或者管理层的工作重点就清楚了。是在于:确定流程的目标和流程团队绩效标准;确定价值创造评价标准;制定依价值创造的分配方案。

2020-07-08 10:58:59 回复 赞(0)
我知道一半是火焰

20楼 我知道一半是火焰

业务部门之间的责任推诿,需要在前期制定好责任书,并且要做好划分,尽量全面公平可达成,遇到问题形成主动担责的意识,对推诿责任的员工进行适当批评教育惩罚,在公司内部形成良好的文化氛围。

2020-07-08 10:35:04 回复 赞(10)
樱桃小丸子71542

19楼 樱桃小丸子71542

非常实用,很受启发

2020-07-08 10:32:14 回复 赞(0)
樱桃小丸子71542

18楼 樱桃小丸子71542

非常实用,很受启发

2020-07-08 10:32:11 回复 赞(0)
寻梦207

17楼 寻梦207

这个结点这个方法论总结非常实用,很受启发,都说磨刀不误砍柴工,也是这有这般道理,如何做何如理顺了去做,比稀里糊涂的去做要有效率很多,这个也类似岗位胜任力模型的加强型。受教了 谢谢老师

2020-07-08 10:17:06 回复 赞(12)
荣村大队东北队

16楼 荣村大队东北队

经验总结,学习了。

2020-07-08 09:59:36 回复 赞(0)
盛世光明软件

15楼 盛世光明软件

学习了,讲的非常全面、细致

2020-07-08 09:22:01 回复 赞(0)
兰天12345678

14楼 兰天12345678

部门职责的梳理是HR必备的基本功之一,只有做好这个才能明确组织内部中各职能部门的职责,提升跨部门沟通协作的效率,同时能够为其他组织设计工作做好铺垫。

2020-07-08 09:21:36 回复 赞(0)
Selenaa

13楼 Selenaa

分析得到位!受用,谢谢!

2020-07-08 09:21:22 回复 赞(0)
大河马520

12楼 大河马520

岗位职责梳理起来相对简单,跟真正能不能干这个工作内容的人比起来,不可同日而语。

2020-07-08 09:20:58 回复 赞(0)
努力的混混

11楼 努力的混混

经验总结,学习了

2020-07-08 09:20:50 回复 赞(0)
130605868

10楼 130605868

叫什么名称不重要,重要的是职责是什么,要做什么工作,或者说要干什么,这就是职责梳理的核心所在。

2020-07-08 09:20:35 回复 赞(0)
永远年轻868

9楼 永远年轻868

学习学习。

2020-07-08 09:20:29 回复 赞(0)

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