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【原创】岗位分析的方法与应用(10)——岗位职责描述中不清楚和模糊的情况

作者 何新云顾问 2019-11-12 17:03 1222 阅读 6 评论 13 收藏



在上一篇职责描述问题点中,我们讲述了是否需要描述输入和输出的问题。本篇我们继续分析职责描述中的错误点,以及改进方法和思路,重点讲述职责描述过程中的模糊和不清的地方,其具体情况表现如下。

1.  词汇使用不当造成的模糊和不清楚,描述过程中大量使用“参与”“协助”“配合”等词汇,造成工作职责描述的模糊性。正好今天就餐的时候,听到旁边的餐桌有个人问对方是做什么工作的,他回答说,就是协助代理商销售。确实,如果仅仅是在生活中,这样的表述没有任何问题。但在企业的管理工作中,这样的表述就属于职责不清的情况了,是需要进行澄清与梳理的。如何梳理这类用词造成的职责模糊情况?如果仅从表面上解决这类问题,则需要思考:参与的工作究竟是什么、协助的工作又具体是什么、究竟需要配合完成哪些工作。这些都要尽量观察和了解清楚,并通过具体的词汇表述。我们通过表格的方式呈现案例如下。



有些岗位,例如部门副经理,或者助理,其职责可能就确实没法描述清楚,这种情况,偶尔使用这类模糊的词汇也是可以理解的。但如果是大量的使用,则就需要考虑职位设置的问题了。所以,想要解决这类职责描述模糊和不清的问题,仅仅是从表象上处理,不一定能处理到位,最好的方式就是从岗位设置方面解决。这里存在两种情况。

一是,部门副职的设置。一些企业没有打通专业发展的通道,在一个部门内部人为设置了很多的副职的岗位。例如,我广州一家客户的销售部,就五六个人,却设置了部门经理、副经理、经理助理和助理经理以及销售员等岗位,这些管理岗位的工作,除了从事业务工作,无一例外,全部有一个职责就是协助部门经理开展工作。而事实上对于一个人数不多的部门而言,部门经理就足够可以应对整个部门的管理工作,其它人员则可以全部从事业务工作。所以,对于这类情况,去掉多余的管理岗位即可。

二是,岗位专业分工的设置问题。为了满足专业人员的晋升需要,某公司的设计部设置了高级设计师、中级设计师、初级设计师三个岗位,而在职责描述时,三个岗位的职责要么就几乎全部一样,唯一的不同,是高级设计师多了一个职责“指导低级别的工程师工作”;要么就是中级和初级工程师的职责描述中大量采用了“协助”和“参与”以及“配合”的词汇,尤其是初级设计师这个岗位,几乎所有的工作都是如此。所以,要解决这类职责描述模糊的问题,表象上是通过词汇进行处理。而本质上就需要从岗位设计方面着手,澄清一些不需要设置的岗位,例如上述三个岗位,实质就是一个岗位,即“设计师”岗位。

2.  本身的职责描述就是笼统的情况。很多进行岗位职责描述的人员,因为不了解岗位职责描述的重要性,也不清楚描述的方法和工具,也可能就是应付,为了完成而完成。因而输出的职责描述不能准确表达岗位的职责,过于笼统,或者很大很虚,通篇描述中都不具体,未能看到岗位究竟要做什么工作,要么将输出的结果当做职责,要么就是把口号当做职责,完全不能准确有效表达该岗位的职责。例如某公司销售部经理助理的岗位职责描述如下


3.  职责描述中大量使用夸张词汇,包括形容词、副词和量词等,造成职责描述的不清楚。例如上述提及的“努力工作”,就是一个很夸张的副词,“多做业务”就使用了很夸张的量词。要么就要将努力的行为和动作表达出来,否则是否努力工作以及是否是少做了还是多做了业务,都属于管理的问题,是属于任务分配和考核的工作。而如何努力工作,则是可以有流程和动作的。所以,就需要思考,这个岗位究竟需要做什么事情,才能定义为努力工作、多做业务。



乱人心Triste

6楼 乱人心Triste

嗯 写的很实用,受益很大。

2019-11-14 10:33:30 回复 赞(1)
杏子201

5楼 杏子201

今天的分享文简单简洁的说明了关系,好文

2019-11-14 10:33:01 回复 赞(1)
期盼未来

4楼 期盼未来

思维缜密,分析透彻,学习的榜样~

2019-11-14 10:32:40 回复 赞(1)
YAO110

3楼 YAO110

每天进步一点儿,谢谢分享,学习了

2019-11-14 10:32:16 回复 赞(1)
wodeair

2楼 wodeair

调理清晰 内容丰富 好文!!!欣赏收藏!!!

2019-11-14 10:32:07 回复 赞(1)
mmm123

1楼 mmm123

谢谢老师们的精彩分享,正在学习

2019-11-14 10:31:59 回复 赞(1)

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何新云,国内知名的组织及人力资源管理专家,曾任职于华为、金蝶等公司,深圳市合智企业管理咨询机构创始人。超过15年专职咨询..
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