岗位分析的方法与应用（10）——岗位职责描述中用词不清的情况

作者何新云顾问更新于：2020-11-10 16:27 6795

在上一篇职责描述问题点中，我们讲述了是否需要描述输入和输出的问题。本篇我们继续分析职责描述中的错误点，以及改进方法和思路，重点讲述职责描述过程中的模糊和不清的地方，其具体情况表现如下。

1. 词汇使用不当造成的模糊和不清楚，描述过程中大量使用“参与”“协助”“配合”等词汇，造成工作职责描述的模糊性。正好今天就餐的时候，听到旁边的餐桌有个人问对方是做什么工作的，他回答说，就是协助代理商销售。确实，如果仅仅是在生活中，这样的表述没有任何问题。但在企业的管理工作中，这样的表述就属于职责不清的情况了，是需要进行澄清与梳理的。如何梳理这类用词造成的职责模糊情况？如果仅从表面上解决这类问题，则需要思考：参与的工作究竟是什么、协助的工作又具体是什么、究竟需要配合完成哪些工作。这些都要尽量观察和了解清楚，并通过具体的词汇表述。我们通过表格的方式呈现案例如下。

有些岗位，例如部门副经理，或者助理，其职责可能就确实没法描述清楚，这种情况，偶尔使用这类模糊的词汇也是可以理解的。但如果是大量的使用，则就需要考虑职位设置的问题了。所以，想要解决这类职责描述模糊和不清的问题，仅仅是从表象上处理，不一定能处理到位，最好的方式就是从岗位设置方面解决。这里存在两种情况。

一是，部门副职的设置。一些企业没有打通专业发展的通道，在一个部门内部人为设置了很多的副职的岗位。例如，我广州一家客户的销售部，就五六个人，却设置了部门经理、副经理、经理助理和助理经理以及销售员等岗位，这些管理岗位的工作，除了从事业务工作，无一例外，全部有一个职责就是协助部门经理开展工作。而事实上对于一个人数不多的部门而言，部门经理就足够可以应对整个部门的管理工作，其它人员则可以全部从事业务工作。所以，对于这类情况，去掉多余的管理岗位即可。

二是，岗位专业分工的设置问题。为了满足专业人员的晋升需要，某公司的设计部设置了高级设计师、中级设计师、初级设计师三个岗位，而在职责描述时，三个岗位的职责要么就几乎全部一样，唯一的不同，是高级设计师多了一个职责“指导低级别的工程师工作”；要么就是中级和初级工程师的职责描述中大量采用了“协助”和“参与”以及“配合”的词汇，尤其是初级设计师这个岗位，几乎所有的工作都是如此。所以，要解决这类职责描述模糊的问题，表象上是通过词汇进行处理。而本质上就需要从岗位设计方面着手，澄清一些不需要设置的岗位，例如上述三个岗位，实质就是一个岗位，即“设计师”岗位。

2. 本身的职责描述就是笼统的情况。很多进行岗位职责描述的人员，因为不了解岗位职责描述的重要性，也不清楚描述的方法和工具，也可能就是应付，为了完成而完成。因而输出的职责描述不能准确表达岗位的职责，过于笼统，或者很大很虚，通篇描述中都不具体，未能看到岗位究竟要做什么工作，要么将输出的结果当做职责，要么就是把口号当做职责，完全不能准确有效表达该岗位的职责。例如某公司销售部经理助理的岗位职责描述如下

岗位分析的方法与应用（10）——岗位职责描述中用词不清的情况

3. 职责描述中大量使用夸张词汇，包括形容词、副词和量词等，造成职责描述的不清楚。例如上述提及的“努力工作”，就是一个很夸张的副词，“多做业务”就使用了很夸张的量词。要么就要将努力的行为和动作表达出来，否则是否努力工作以及是否是少做了还是多做了业务，都属于管理的问题，是属于任务分配和考核的工作。而如何努力工作，则是可以有流程和动作的。所以，就需要思考，这个岗位究竟需要做什么事情，才能定义为努力工作、多做业务。

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