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推荐 【原创】岗位分析的方法与应用(9)——岗位职责描述是否需要有输入和输出

2019-11-06 17:04:47 阅读(1140) 评论(8) 收藏(9)

前两节我们介绍了岗位职责梳理的方法和工具,也介绍了梳理职责过程中需要注意的地方。接下来,结合我本人多年帮助客户梳理职责的实践经验,将这些容易在梳理职责过程中出现的问题点总结出来,并提出解决的思路,以供大家参考和借鉴。首先提及的是,岗位职责描述的工作,是否需要有输入和输出。

在进行岗位职责的描述工作时,以前是有一个很严格的结构的,但大多数人员在描写岗位职责时,是随意而没有框架的,基本上是想到那里就描述到那里,尽管进行了很详尽的培训工作,但实际操作中还是会存在很多的问题。常用的岗位职责描述的结构框架是:输入+过程+输出,输入采用的标准格式是“依据+输入”,过程采用的标准格式是“动词+宾语”,输出采用的标准格式是“确保+结果”。

十年前我在辅导客户进行职责的描述过程中,都会采用这个严格的三段论结构。为了便于记忆,还会告诉编写者:依据什么开展工作+通过做什么事情=确保达成什么成果。那个时候,进行职责描述会强调一定要有输入,否则就没法产生输出。但现在,经过这么多年的管理实践,发现再采用这种格式已经失去了应有的意义和作用。因为在工作流中,往往一个输出的结果,并不一定只是一个输入产生的;而有时候一个输入,也可能会产生多个输出的结果,尤其是采用以人员为导向的职位分析方法的时候,这些客观的问题更是如此,而且,很多人在描述时,也很难找准输入项,要么就是太大,要么就是漏掉。因而在最近几年的职责描述中,已经不再建议写出输入与输出,而只是将过程描述清楚即可。例如,某公司PMC主管的其中一个职责描述,以前的描述情况是:根据营销中心订单要求,跟进物料到位情况,确保生产计划能按期实施。而现在则会调整为:跟进物料。因为在这个描述中,整个动作就是这个跟进物料。至于是否物料到位,则是属于考核的范畴,是下一步的一个应用。再例如,某公司仓储部的仓管员其中一个职责是:依据生产工单与有效领料单及时发放物料,确保生产顺利进行。现在则调整为:发放物料。至于是否及时,是否能确保生产顺畅,则是考核的范畴。    

如果非要保留输入和输出,则需要注意的问题点是,要么输入过于宏大,输出却是一个很微小的结果;要么输入不能导出应有的输出;要么就是有输入没有输出,或者没有输入而只有过程和输出;要么就是输入不够准确,随意冠上一个输入,不能形成一个统一的标准模式。例如,一个市场部的培训主管岗位的其中一条职责描述是:“依据公司战略规划的要求,深入理解政策,掌握业务流程,第一时间提出疑问并解决疑问,以确保公司培训的要求”。一个部门内部培训主管的岗位工作,其实还不用直接上升到公司战略的高度去开展工作,顶多上升到部门的目标层面,因而这个输入就显得很大,这也是很多公司在进行职责描述过程中存在的一个较为普遍的问题,这也是描述者本人生怕把自己的职责写小写低,各个都想着写的越大越高越好,以为这样就显得自己的工作非常的重要。再例如一个仓储部的库存主管岗位其中的一条职责是“每月库存数目真实明确”,只有输出,而没有输入和过程。这是典型的将输出结果当做职责来对待了。

由于不再采用“输入+过程+输出”的结构,因而就会对过程的描述要求很高,既要精炼还要准确,而且要严格采用动宾的结构来描述过程。例如,某公司精益工程师岗位的职责是“应用精益理念与技能,对生产中心精益推动工作进行评价和督导”,前一句是输入,可以去掉,中间的过程没有按照动宾结构。则可以调整为“评价并督导生产中心的精益推动工作”。简单而又明确。再例如,某部门研发助理的其中一条职责是“安排做好本部门所有工艺技术档案的收集和整理,并进行归档管理和监控工作。”这个职责没有输入和输出,只有过程,但描述很啰嗦,可以简化为“收集整理并监控工艺技术文档”。再例如,某生产车间统计员的其中一个职责描述是“负责如实统计、上报本部门的员工考勤;并在每月3号前上报人力资源部”。可以简化为“统计并上报员工考勤”。至于是否是如实的、是否要在每月三日前上报,以及上报到哪一个部门,这些都是属于管理及考核的范畴。

职责本身就是一种动作,是一种行为,所以先将岗位所需要的开展的事情描述出来即可,确实也不必使用输入和输出。只是在描述过程中,要做到精炼和简洁,按照动宾结构进行。

(本文版权归作者及三茅人力资源网所有,如需转载或摘录请注明出处!)
有点丝帅气

8楼 有点丝帅气

期待下篇,感谢分享

2019-11-07 13:56:17 回复 赞(1)
www45

7楼 www45

精彩!!!!!感谢!!!!!

2019-11-07 13:56:07 回复 赞(1)
dyt521

6楼 dyt521

酣畅淋漓。学生虽然阅历极浅,但收获不少

2019-11-07 13:55:58 回复 赞(1)
Bentleydda

5楼 Bentleydda

非常有启示,值得反复阅读,期待下篇,谢谢!

2019-11-07 13:55:29 回复 赞(1)
燃烧8

4楼 燃烧8

超级大干货。

2019-11-07 13:55:24 回复 赞(1)
每文520

3楼 每文520

写的不错,很有帮助

2019-11-07 13:55:03 回复 赞(1)
陆孝义

2楼 陆孝义

已经收藏了 谢谢!

2019-11-07 13:54:51 回复 赞(1)
高桃桃

1楼 高桃桃

受益颇多

2019-11-07 13:54:33 回复 赞(1)

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