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年底,如何做好“年终述职”丨职场演讲技巧的重要性

2019-11-02 22:33:53 阅读(691) 评论(12) 收藏(2)

如何用短时间做好年终述职丨乐训师费朝祥

快到年底啦,让人头疼的“年终述职”也要来了。我是乐训师费朝祥,今天和大家分享,如何“极速”写出一份高质量的PPT。当然,这个对于我们培训讲师而言,那一定是非常容易的事情!术业有专攻!而对于其他领域行业的职场人而言,恐怕就需要一点难度了!

那我们来看看到底有什么好的办法,可以让我们迅速制作出好的课件!


无提纲、不写作

想要极速写好一份PPT,先要从写Word 文档开始,什么意思?

在打开PPT 之前,先打开Word 拟好一份提纲。

PPT提纲,提供的是方向性的写作指引。

它并不是一个落实到细节内容上的写作方法,但是有了这份指引,接下来写PPT就会像工厂的生产流水线一样,一切按部就班,有条不紊。

一份好的PPT提纲,有两个关键因素:主题和受众

  • 主题,即这份PPT想要阐述的核心问题是什么;


  • 受众,即观看(或收听)这份PPT的人是谁。

比如我曾经接到一个主题是:在中国,如何做好足球营销?

受众是客户方的市场总监,而且他是一个外国人。

在动笔之前,我先通过同事打听到这位市场总监来中国不到半年,可以说对本土市场一无所知。

他突然接到总部的命令,要在中国开展足球营销来推广品牌和产品。

那么这份PPT实际上是对他进行一番“科普”,让他了解中国市场。

想要把这个问题讲清楚,首先要考虑应该从哪几个方向去写?这里有一个原则,叫:

先宏观再微观,先趋势再细节。

宏观,就是大的背景信息,它们并不一定和陈述的主题有直接关联,但却能够潜移默化地影响受众对主题的理解。

微观,就是能够直接回应主题的内容答案。

根据之前掌握的信息,想要为这位市场总监科普在中国如何做足球营销的问题,以下至少4个方向是必须涉及到的:

1. 宏观:中国足球的发展概况?2. 宏观:中国的足球文化是怎样的?3. 微观:有哪些比较成功的足球营销案例?4. 微观:对我们的品牌有什么启示?

这4个方向,基本上按照“是什么,为什么,怎样做”的逻辑顺序进行了铺陈,这叫一级提纲。

在确定了一级提纲之后,我们需要继续对一级提纲中的每一个方向进行纵深细化。

比如“中国足球的发展概况”这一条,继续向下拓展可以拆分成:

a. 中国足球的发展历史;b. 国家政策对中国足球发展的影响;c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件;

再比如“中国的足球文化是怎样的”这一条,继续向下可以拓展为:

a. 中国的球迷是怎样一群人?b. 中国的球迷文化有怎样的特点?c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题?d. 他们在哪里讨论?

这叫二级提纲。

当把一级提纲中的每个方向都细化完,就形成一份更具写作性的二级提纲,如下:

1. 宏观:中国足球的发展概况?a. 中国足球的发展历史;b. 国家政策对中国足球发展的影响;c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件;


2. 宏观:中国的足球文化是怎样的?a. 中国的球迷是怎样一群人?b. 中国的球迷文化有怎样的特点?c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题?d. 他们在哪里讨论?


3. 微观:有哪些比较成功的足球营销案例?a. 日化品牌;b. 汽车品牌;c. 金融品牌;


4. 微观:对我们的品牌有什么启示?a. 创意表现的启示;b. 平台资源的启示;c. 消费者互动的启示;d. 媒介策略的启示;

这个时候我们再打开PPT,把提纲中的每一个标题都作为PPT里一页(或几页)的标题,此时你就有了一份将近20页的PPT框架(如下图)。

以上就是撰写一份PPT提纲的大致流程。

需要重点说明的是,撰写提纲的时候一定要理解受众的需求,尽量保证所列出的内容方向是受众真正需要知道的信息。

还是以刚才的例子为例,假如我面对的市场总监是一个中国人,而且他自己还是个球迷,那么我们的提纲就不用花过多的笔墨在背景介绍上,而是着重在营销方法的分析上。

这时第四部分“对我们的品牌有什么启示” 就需要进行更详细的介绍。

记住,知己知彼,百战不殆。

 按标准化排版来填充内容

写好提纲之后,下面我们要做的是给每一页PPT填充内容。

打个比方,此时我们已经造好了PPT的生产流水线,接下来要把有价值的信息资料放在流水线上,生产出优质的PPT产品。

大家只用记住,之前PPT提纲中的每一个标题就规定了这一页所需要的信息内容。

比如“中国足球的发展历史” 这一页。

想要说清楚这个标题,我们需要在网络上找出各种相关文章,将中国足球的发展历史按照纪事年表的形式罗列出来(如下图,为表述方便,这里都写成中文)。

发展历史 

找到了每一页标题对应的内容,我们就需要把它们按照“标准化排版”来进行填充。

所谓标准化排版,就是最简单粗暴的“标题-文字-图片(或图表)”式排版法。

除此之外,所有花里胡哨的装饰,点缀,动画,字体效果等全部不要。

实际上,这是咨询公司最喜欢用的排版方式,因为它不仅能清楚地呈现信息,而且,非!常!节!约!时!间!

比如下面这两张PPT,就是经典的标准化排版。

乐训师费朝祥 



它们遵循的是下面这种排版形式:

 图标

另外一种比较常见的排版是“背景大图+标题+简略文字”,这种多使用在PPT的封面,结尾或者中间分章节的地方,作为“休息”页。

它起到承上启下,暂停舒缓的效果,比如下面这张:



举例 

它们遵循的是下面这种排版形式:

 排版

如果时间紧张,所有的PPT都会按照上面的标准化排版的方式来写作。它们基本上能满足90%的PPT制作需求。

如果时间充裕,后期可以根据需要,在这两种排版的基础上做一点变化。比如调整文字区域或缩小图片等等,让PPT看起来整齐划一,而不是绚丽缤纷。



想要极速做出一份PPT,就要把时间精力花在最重要的呈现信息上。PPT的美化只能是锦上添花,绝不是雪中送炭。

反复检查,逻辑自洽

到了这个阶段,我们按照前面搭好的PPT生产流水线,已经将所有信息填充在了PPT框架里。

 举例

如果按3小时为一个制作周期的话,这个时候我们应该只剩下半个小时时间检查。此时检查的重点有两个:

 a) 每一部分的内容配比是否合适 

还记得前面PPT提纲里提到的关键因素吗?PPT的主题和受众。

最后的检查,就是围绕这两点进行。受众的不同,决定了PPT呈现信息的比例侧重不同。

如果对方是一个“初级选手”,那么就要把主题内容放在科普教育上(内容占比60%以上),不要铺陈太多深刻的内容;

如果对方是一个“老司机”,那么宏观背景介绍的信息(最多10%)就一笔带过。

写好PPT初稿之后,从第一页到最后一页进行反复阅读。这时每一页PPT的标题就起到了很好的指引作用。

通过快速阅览标题来知晓内容信息的大致比例,根据受众的接受程度来调整信息的配比。

 b) PPT 是否讲述了一个完整的故事 

很多时候,我们做PPT容易做出虎头蛇尾的感觉。

有时,开头很宏大,提出了很多问题,但后面却没有一一对应的答案;

有时,中间部分写high了,完全不顾头尾的篇幅,听众听到一半就昏昏欲睡;

甚至有时,主题拔地太高,一下子不知道该怎么收尾,承上启下出现问题;

这些都是没有从讲故事的角度去设计PPT。

任何一份PPT,无论是调研报告,还是商业计划书,抑或是市场营销方案,它们都在讲述一个故事。

既然是讲故事,那么就得按讲故事的逻辑。它就要有:

起因:发现了什么现象?产生了什么问题?


过程:你如何克服困难?你有什么办法解决问题?


结果:最后产生了怎样的后果?你如何去评判这样的结果?

拿一份商业计划书举例,按照讲故事的逻辑线,它是这样的:

起因:你在市场上发现了一个没有解决的需求;


过程:为什么这个需求得不到解决?你有什么独到的解决方案?为什么你的解决方案能够成功?为什么你的产品能够吸引用户?为什么你的服务可以赚到钱?


结果:为了做成这件事,你需要什么资源?为什么偏偏是你能做这个事情?

拿一份市场营销方案举例,它可以是这样的:

起因:你的产品遇到了什么问题?(产品不好卖?品牌形象太差?...)


过程:你想通过哪些方法来推广你的产品?(传播策略?媒介策略?...)


结果:你用什么标准来评判成功?(市场声量?销量?...)

写好一份PPT后,按照基本的故事逻辑线去检查评估,这就叫逻辑自洽。

以上就是关于极速写作PPT的一些心得。

最后再多说一点。“极速”其实是一个相对的概念,它的重点是提升我们在日常PPT写作时的效率。

比如我以前写一份PPT要花三天,现在只要三个小时;你以前写一份PPT要一个星期,掌握了这些方法现在只要两天,这就是进步。

它只是技巧,但在这些技巧背后,很可能是300,甚至3000多个小时的刻意练习。

还是那句话,一切无他,唯手熟尔。好了,以上就是给大家分享关于年终汇报如何做好PPT。


(本文版权归作者及三茅人力资源网所有,如需转载或摘录请注明出处!)
S_1332902142

11楼 S_1332902142

总结很到位

2019-11-04 15:10:28 回复 赞(0)
zhouhr

10楼 zhouhr

满满的正能量,不满腹牢骚,什么时候都不晚

2019-11-04 15:10:16 回复 赞(0)
旺福

9楼 旺福

看了以后特别受用

2019-11-04 15:09:56 回复 赞(0)
qingtian123

8楼 qingtian123

希望与你们一起成长!

2019-11-04 15:09:50 回复 赞(0)
Hirede

7楼 Hirede

优秀的HR,值得我们学习

2019-11-04 15:09:21 回复 赞(0)
回归自我

6楼 回归自我

很专业,向你学习

2019-11-04 15:08:54 回复 赞(0)
S_1345694305

5楼 S_1345694305

分析得很有道理~

2019-11-04 15:08:27 回复 赞(0)
兰馨yuki

4楼 兰馨yuki

支持老师观点,是这样的

2019-11-04 15:08:16 回复 赞(0)
最美不过初相见

3楼 最美不过初相见

写的很全面,观点也很全面

2019-11-04 15:08:07 回复 赞(0)
传恒缚前

2楼 传恒缚前

完全同意

2019-11-04 15:08:00 回复 赞(0)
天啊这是啥

1楼 天啊这是啥

内容不错~

2019-11-04 15:07:38 回复 赞(0)

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费朝祥 国际注册职业高级培训师、国际注册高级心理咨询师、企业高级培训师、乐训鹰牌讲师 作为一名资深培训老鸟,多年来一直帮..
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