三茅

一个HRM的真实一天

2018-11-07 09:20:48 阅读(2688) 评论(16) 收藏(93)

作为一名HR每天都处理那么多事情,你是不是经常觉得:

1、你是不是感觉每天的事情特别多,但是领导却感觉你做工作没有意义,也就是意味着你一天的工作白忙了。

2、每天加班到很晚,才能忙完工作,感觉人生很灰暗。

3、一天盘点下来,其实根本就没做几件事,但是就是不知道这一天为什么会那么忙,都在忙了什么?

4、好不容易没那么多事情要做了,心里暗暗窃喜今天不用加班了,好不巧,领导给你安排了几件马上需要处理的事情,这时你体会到了什么叫欲哭无泪。

5、每天像消防员一样,到处救火,今天有个员工给劳动监察打电话,说公司克扣工资,明天那个员工打架了,需要去处理一下,后天另一个员工工作总结和计划未按时提交,要你给予处理,每天被这些异常问题烦透了。


以上种种掉的“坑”都是个人的时间管理出现了问题导致的结果。

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下面以曾经辅导过的一个学员的案例讲一讲如果通过时间管理提高工作效率。

主人公背景介绍:

女性

32岁

孩子读一年级

老公创业经常出差

珠三角区域百人制造型企业多年人事行政经理职位,主要负责公司的人事、行政、采购业务,有兼前台的助理一名。

近来明显感觉她不在状态,于是,赶紧做员工关怀主动了解她的情况。反馈的问题如下:

1、工作经常“救火”,生活上因为老公经常出差,孩子顾不上,每天疲于奔命人很憔悴;

2、老板喜欢临时布置很多很紧急的事,常常顾此失彼被老板批评;

3、给下属布置了工作任务,结果下属和老板娘告状,又被批了,以后都不敢给下属布置任务了;

4、同时报了一个HR课程和一个会计课程,学习时间无法兼顾,学习效果很差。

听完她的述说,我明白她是时间管理出问题了,于是赶紧让她做《时间管理分析表》、《时间紧急性重要性分析表》,结果比想象中的还要严重。

于是,根据表单内容和她一起分析问题,有图为证。

请注意起床和休息时间

实际上,就是这个时间,据说,还不能保证

再看表里当天的事情:

她要负责人事,行政,还有部门采购的事情,还有一名兼前台的下属。 同时,当事人有两份学习计划。一要学HR课程,另要学会计课程。 还要带小孩,因为当事人老公在创业。 不得不说,现在女性,厉害,尤其是兼行政的HR的。这节奏,反正我是扛不住,而且她本人还是急性子,执行力很强,人也要强,又很上进,还经常去学习线下。

看了这个表单之后,终于明白为什么那段时间她总是听起来很累的样子。 然后,我说了一句话,可能听起来不好听,但是却必须要讲的话。 “你现在就像一个高速陀螺一样,虽然质量很好,转速很快,但是由于方法不当,导致最终速度会越来越快,最终会扛不住,轰然倒下”。

执行力超强,是她的优势。但是现在也恰恰是导致她目前困境的核心原因之一,具体表现如下:

第一:缺少思考,主要是BOSS,还是老板娘,安排的事,大事小事,照单全收,而且比BOSS他们都着急。

第二:由于安排下属工作,被下属到老板娘那哭诉诉苦工作多忙不过来,结果老板娘说了她,就不敢再安排下属其他工作了。

第三:过分要强,学习的时候,急于求成,把自己的学习计划排的超负荷。

第四:对孩子要求太高,同时又过分包办了,导致在孩子身上占用时间过久。

所以,当这张表一步步的罗列分析出来之后,存在的问题,就逐渐暴漏了出来。

比如这里面的项目


如果不罗列出来分析,更多是凭大致的感觉去看,那么对操作的人要求就比较高。特别是对于她这个逻辑没形成的时候,不记录罗列下来去分析,就不知道该从哪里下手,能优化多少。

例如:这里,可以直接两三个项目,就搞定了。

类似于这种:

还有这种:

分析完以上的问题,接着,我给她以下改善操作思路:

1、提高效果

优化学习部分,由之前的每天早晚各一个小时改成,每周两次课程,一次1个小时。同时做行动计划,做方案,去执行,所以又和工作事情合并了,并不额外的多占用时间。

至于这种低级的操作,一个经理,完全没必要去做。

2、提高效率

要求她马上把那个前台用起来。

我说:“你是找个下属的,不是找个大爷的。要么听话,要么滚蛋。”安排点工作,就跑老板娘那告状,自己一个经理,累的跟什么似的,她一个前台倒是很潇洒。 如果老板娘为了包庇她,而让你受委屈,这家公司,可以直接SAY  GOODBYE了。 当然,先要和这个下属沟通,从人心,人性,需求,欲望上去管理好这个下属。 她怕什么,就给她什么,不听话,就收拾。大不了自己走人,干HR的,必要的时候,还是要有魄力的。

3、优化管理孩子的时间和方法

关于小孩子的事,小孩子的时间要改善需要优化方式,提高培养的质量,而不仅仅是数量。

4、学会“以终为始”的思维习惯

老板的角色导致了老板的跳跃性思维,重视结果,而比较忽略过程实施是否可行。

所以,对于老板提出的事情,要去思考。

老板反馈了几个问题——真的是老板关注的本质吗?

老板提出了几个想法——最终目的是想获得什么?

老板着急几个事情——他真正着急的到底是什么?

用逆向思维反问自己。

例如:老板同时安排了10件很着急的事情,要求在某个时间段之前完成,但是你发现,不管怎么样,这是不可能同时完成的。当与老板沟通无果的时候 ,就要去思考到底什么才是老板觉得最重要的?一个个用逆向思维过滤。

假如,第一件事完不成,以老板的个性,价值观和诉求,老板会怎么样,对我的影响是什么?

假如,第二件事完不成,以老板的个性,价值观和诉求,老板会怎么样,对我的影响是什么?

依次类推,排序,找出危害最大的,那就是目前对你最重要的!!!

抓住核心的问题并完成即可,这是两害相较取其轻,没有办法的办法。

实际上老板知道自己的一些要求下属是不可能全部按时达成的,但又担心下属不努力,再加上老板是结果导向的思维这几个因素叠加就导致了老板会经常下一些看似很着急,又多,又都说重要的事情。

自从这次辅导后,该学员按照优化后的《时间管理分析表》逐步开展工作,并开始见到了成效。

优化后每天节省出来3小时自由支配的时间,如图:

这里有合并的项目,节省时间,还有,优化操作流程和操作方式,节省时间


(大叔辅导的另一个学员用了时间管理的办法和配套表单后,每天时间节省了5个小时,详情请看《她用了这两张表,人生延长15年》文章地址:https://www.hrloo.com/rz/14327518.html

总结

当出现了时间管理方面的问题,我们该如何解决?思路如下:

首先,要逐一罗列问题清单;

其次,根据问题分析出现问题的原因,也就是表象原因;

然后,根据这些表象原因分析出这些问题背后的逻辑关系;

最后,针对根本原因找出对策,并实施。

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那么,究竟是什么原因导致出现这些问题呢,我们的时间都去哪儿了呢?


一、时间管理的困扰



1、缺少规律

举例:事务性的工作如新员工入职,可以在入职的前一天把入职所需填写的资料提前放在一个档案袋里面,再备放一张资料表单,以便日后查询,就算多人同时入职,也可以按照新员工入职流程做好,避免了手忙脚乱的尴尬。

2、流程不对

举例:当HR省掉招聘需求的挖掘环节,最后发现每天打了N个邀约电话,邀约到的候选人却寥寥无几,或者邀约过来的候选人屡屡放你鸽子,好不容易有个来面试的,用人部门却觉得约过来的人很渣,觉得HR部门水平很烂,连个合适的人都招不到。

3、大惊小怪

举例:HR日常工作中,其他部门的人找你来领办公用品,你可能会跟她唠上几句,你去别的部门办事情,可能这个部门的几个姐妹正在讨论最近热播的电视剧,你也跟着凑个热闹,时不时的还插上几句嘴,殊不知时间正在悄悄的流逝,你还浑然不知。

4、执行低下

也是工作、学习的一大误区,计划做的很好,就是没有按照计划来执行,总是给自己找借口,每天推脱,最后不了了之。

5、漫无目的

举例:当我们的规划没做好时,就会出现总是正在做事的时候想起另外一件比较着急的事,如此反复,每件事情都做不好,整天跟无头苍蝇一般,一会儿做这个一会儿做那个,最后哪个都做不好。

6、做无用功

举例:领导交代招聘一名有1-2年工作经验的行政专员,于是每天打电话约人、面试,过了几天领导又说该职位还要兼前台的工作,工作经验不重要,但形象一定要好。于是就按照这个标准调整招聘,好不容易招到了,领导却说暂时先不招了,又白白浪费了一周的时间。

7、重复浪费

举例:办理新入职员工的工资卡信息环节时,将工资卡信息统一整理到一个表格里面,那么在发工资的时候就不必要再重新翻找员工的入职材料去整理员工的工资卡信息了,节省了翻找材料的时间。

 二、时间管理的本质


1、目标管理:做正确的事、方向确保效果

时间管理究竟管理的是什么,以终为始,明确时间管理的方向,如果方向错了,那么做的一切都是无用功。

2、自我管理:正确的做事、方法确保效率

明确了时间管理的方向之后,正确的做事方法能起到事半功倍的效果。

三、时间管理的五大法则

1、应有一张思考的床,不要穷忙、瞎忙、无必要的忙

在文章的开头部分提到了几个时间管理掉的坑,为什么会掉这些坑呢?

首先,缺少思考的时间。

举例:在接到领导交代的任务的时候,应该先去思考 领导要达到什么目的;任务该不该做,做了有什么好处,有什么坏处;任务会不会和自己手头正在做的任务有关联,是否可以合并在一起做;任务是否会耽误手头上的工作;是否手头上的工作比这项任务更紧急。

2、心无旁骛地在一段时间内解决一件事情

举例:做一个策划方案,为了防止思路中断,是否可集中在某一个时间段内做完会比每天抽出一个小时来做会做的更快、更好呢?

3、遵循20:80定律


琐碎的多数事物:花费80%的时间达到20%的成效

重要的少数事物:花费20%的时间达到80%的成效


4、PDCA


举例:出去旅游,也是需要做规划的,根据4M1E的方法,把乘车的方式、酒店的预定、用餐的地点、每天游玩的景区、景区的路线、景区的介绍、需要带什么衣服、药品、何时购买当地的特产、费用预算以及返程的乘车方式等提前做一个整体的规划。


5、时间管理的四象限

第一象限(急):重要又紧急的事

第二象限(重):重要不紧急的事

第三象限(轻):紧急不重要的事

第四象限(缓):不紧急不重要的事

四、紧急性排序方法

1、(任务截止时间 — 任务领取时间)— 任务完成周期=剩余完成时间

A、任务截止时间:任务截止到某一天或某一天的哪个时间点必须完成的时间;

B、任务领取时间:日常工作开始的时间或者从接到任务的时间开始,就是任务的领取时间;

C、任务完成周期:完成某项工作正常需要的时间。


2、紧急性排序:剩余完成时间越少,紧急性排序越高!

综上所述,时间管理做好了,事情的效果就做对了,效率自然是事半功倍。


如果你也处在时间管理的迷茫阶段,遇到了以上时间管理过程中的各种问题也关于时间管理的文章,还可参照以下可以来找大叔,最后,不要忘记订阅点赞

《揭开时间管理冰山的真相》文章地址:https://www.hrloo.com/rz/14322848.html

《一张表帮你轻松识别时间管理的“轻重缓急”》文章地址:https://www.hrloo.com/rz/14469048.html


(本文版权归作者及三茅人力资源网所有,如需转载或摘录请注明出处!)

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Fanny00048

16楼 Fanny00048

温故知新,这个案例前期已阅读过,今天再次重温,印象更深,谢谢老师分享!

2018-11-10 09:46:58 回复 赞(0)

迷茫大叔瓮春春

@Fanny00048:改天再给一个新案例,哈哈

2018-11-10 11:04:40回复
北极的悯

15楼 北极的悯

真是一篇解读时间管理的好文章,人的大脑、体力都有限,需要合理安排,时间管理的制定,最重要的 是客服惰性去实践

2018-11-09 11:26:11 回复 赞(0)
韦小宝

14楼 韦小宝

谢谢,分享的很棒,订阅您了。

2018-11-09 11:01:01 回复 赞(0)
小毛毛

13楼 小毛毛

春春,感谢你的分享

2018-11-09 10:57:50 回复 赞(0)
酒来一碗羞

12楼 酒来一碗羞

哇···大叔的这个管理方法真高明,如果真按照这个方法做下来的话我估计每天也不会觉得有这么累了。

2018-11-08 21:33:19 回复 赞(0)
东北虎

11楼 东北虎

时间管理做好了,事情的效果就做对了,效率自然是事半功倍。

2018-11-08 18:16:18 回复 赞(0)
夜班屌凶

10楼 夜班屌凶

学习了谢谢

2018-11-08 18:12:50 回复 赞(0)
冥天使

9楼 冥天使

学会了时间管理

2018-11-08 17:59:32 回复 赞(0)
幽幽谷

8楼 幽幽谷

老师讲的很好,感谢分享,学到很多

2018-11-08 17:28:47 回复 赞(0)
追寻梦中的你

7楼 追寻梦中的你

这个HRM的工作和审核 真的是充满血泪,看到这里,泪目了。。。

2018-11-08 17:12:39 回复 赞(0)
不想说

6楼 不想说

对于女性HR来说找个能赚钱的老公真的比较实际

2018-11-08 16:37:21 回复 赞(0)
笑傲股林

5楼 笑傲股林

真是不敢想象,这么密密麻麻的表格

2018-11-08 16:31:22 回复 赞(0)
简小乐

4楼 简小乐

如何高效地利用时间,去工作学习,是一门很大的学问,事不在于做多少,而在于是否充实,感觉到充实,每天都是有价值的

2018-11-08 15:01:19 回复 赞(0)
恋上清咖

3楼 恋上清咖

人事行政工作临时性的工作太多了,而且都非常着急的。不在我们的可控范围内,怎么办呢?也正是这个原因才会让我们感觉到每天像在救火一样。

2018-11-08 14:54:12 回复 赞(0)
迈亚31833

2楼 迈亚31833

时间管理很重要,看到案例中,安排到分的事情处理,就感觉神经开始紧绷了。很多事情可以流程化,然后再穿插处理临时事件

2018-11-08 14:51:02 回复 赞(0)
宇文邕80767

1楼 宇文邕80767

每日拜读,感觉大叔越来越厉害了

2018-11-08 11:56:53 回复 赞(0)

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