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档案管理,如何实现“100%精准”和“80%效率提升”

2018-07-30 14:09:57 阅读(10278) 评论(9) 收藏(20)


新时代员工档案管理应该怎么定义?是,从入职到离职,工作期间全部信息的记录与管理。不仅是学历、工作证明、合同等基础信息,还包括在职期间审批、考勤、奖惩、晋升等信息,以及离职时的工作交接、财务归还等等全部信息。因为这些信息,涉及到社保、医保等的审核,也关系到法律和劳务纠纷的判决,是人资管理最最最重要的一环。

但是,传统的档案管理是个庞大的体系,会遇到很多问题,例如:

1. 管理信息种类多,需要几十类Excel表格分门别类管理,更新非常麻烦。

2. 涉及到考勤、审批、岗位调动、培训等多个模块,信息变动频繁,容易出现错误,而且相关记录不易追溯。

3. 需要专人、专地来进行汇总和管理,成本较高。

4. 管理和查阅不方便,无法实现各个模块的HR联动。

所以,新时代的档案管理应该如何操作?

答案是:以信息化管理为主,多人协同管理(不同权限),实时更新,即时留档,随时自定义导出,自由设置查阅权限。以纸质档案备份为辅,双保护。


一、高效档案管理核心-----拥有随时更新、自由管理、信息清晰的花名册。

花名册,是档案管理的核心,记录了员工从入职到离职的全部信息,需要具备以下特点:

1. HR快捷操作。可实现快速导入信息,包括单人和批量。

2. 可自由选择表头,以符合不同HR管理和查看要求。

3. 所有审批、考勤等信息即时更新和留档,并可快捷查看员工所有信息详情。

4. 可以快捷自定义导出。

◆2号人事部,可选择手动添加和快速导入两种模式,并可自定义搜索,实现快捷管理。
操作流程:【员工管理】---【员工花名册】---【添加员工】、【导入花名册】

图1 单个和批量导入截图


HR可自定义花名册展现表头,并且对于不同部门查看信息的需求,可进行自定义表头导出。

◆操作流程:【员工管理】----【员工管理】---【选择表头】、【导出】

图2 自定义表头展示和导出截图


每个员工的考勤、审批等信息会即时更新,点击员工姓名,可实现查询员工全部在职信息!

图3  员工详细信息查询截图

二、高效档案管理基础-----不同权限,即时管理,信息即时汇总。

由于考勤、审批、工资、医保、社保等一般都是由不同HR负责,对于高效管理,如何实现所有HR的联动,将不同模块串联成一个整体,即时的将各自的信息汇总到总档案中,尤为重要。

◆2号人事部,可设置多个子账号,并设置不同的权限,将管理不同模块的HR串联,实现考勤、审批、薪酬等模块的分别管理,并即时更新在系统中。
流程为:【设置】---【企业设置】---【添加子账号】---【设置权限】

图4 添加管理员,并开通不同权限


三、高效管理快捷工具-----员工自助填写信息。

除了上述审批、考勤等需要HR必须参与外,大量的员工个人信息整理,耗费了HR大量时间。但是,在高效管理中,这一步可以让员工入职时自主完成,信息收集更快,HR也可以将更多经历放在归档和查缺补漏的环节。

2号人事部,可自定义员工入职登记需要填写的信息,并通过二维码扫描,让员工自助完成信息填写。
流程为:【员工管理】---【入职登记二维码】---【表单设置】---【打印二维码】

图5 员工自助登记信息截图


当然,HR高效管理,还需要对员工信息的实时分析,以及快捷制作人事报表,以及时提醒用工风险。由于篇幅有限,我们将在下一期为您分析。同时,将对信息化条件下,“员工信息安全问题”进行全面分析。

其实在员工管理中,由于传统方式的不可变缺陷,导致HR做了很多重复繁琐的工作,费时间,又容易出错。利用信息化软件,通过协作管理和计算机系统自主计算,可以大大提高我们的效率和信息准确性。

新时代的HR,要在信息化的大潮中提升自我价值!勇于尝试新科技带来的便利!快来试一下吧!

(本文版权归作者及三茅人力资源网所有,如需转载或摘录请注明出处!)
人事糖

9楼 人事糖

有用过用友的吗?我们公司目前用的用友人事系统

2018-08-02 15:58:50 回复 赞(0)

傲娇的奥特曼

@人事糖:用友人事系统是付费的企业管理系统吗?

2018-08-02 17:34:30回复

课程学习委员

@傲娇的奥特曼:用友是订制化的系统哈,维护和更新都是要算费用的。

2018-08-06 11:34:01回复

课程学习委员

@人事糖:2号是针对所有HR标准办公软件,不需要定制化就能满足HR大部分需求,而且自动更新,不需要任何维护和更新费用,和用友做的是不同方向。

2018-08-06 11:36:15回复
王大拿

8楼 王大拿

为什么点按钮会提示浏览器不支持?

2018-07-30 14:40:58 回复 赞(0)

课程学习委员

@王大拿:因为2号人事部有很高的信息安全要求,所以只能用安全性更强的浏览器哦~

2018-07-30 14:43:00回复
玲玲tl

7楼 玲玲tl

还没用,不过看起来还不错的样子,去试试~

2018-07-30 14:40:07 回复 赞(0)

课程学习委员

@玲玲tl:试过就会爱上他的~

2018-07-30 14:43:10回复
玲玲tl

6楼 玲玲tl

还没用,不过看起来还不错的样子,去试试~

2018-07-30 14:40:06 回复 赞(0)
天使爱马力

5楼 天使爱马力

同楼上,我也比较喜欢能选择导出的功能~

2018-07-30 14:39:13 回复 赞(0)

课程学习委员

@天使爱马力:根据不同需求的,选择不同表头导出,用在不同用途哦~

2018-07-30 14:43:36回复
王小运

4楼 王小运

能选择表头导出?值得试一试~

2018-07-30 14:38:33 回复 赞(0)
lijuanyang

3楼 lijuanyang

比较喜欢能多个HR协同管理,而且能分配不同的权限~

2018-07-30 14:37:27 回复 赞(0)

课程学习委员

@lijuanyang:协同管理一直都是HR配合间的短板,2号人事部能为您完美解决哦~

2018-07-30 14:44:06回复
鸡小白

2楼 鸡小白

员工能自助填写信息省了很多时间~

2018-07-30 14:36:28 回复 赞(0)

课程学习委员

@鸡小白:是啊~HR很多时间都浪费在重要但是琐碎的事情上~

2018-07-30 14:44:35回复
小小小Student

1楼 小小小Student

2号人事部还是挺好用的,开始有点难上手,不过用一段时间确实能提高不少效率,HR间配合也更有效了。

2018-07-30 14:34:26 回复 赞(0)