(4)问题是以决策者下一步所需的行动为重点,要符合决策者的主张。
下面的一些例子说明了什么才是真正的商业问题。
例子1:“大家都抱怨现行组织结构下各部门各管一摊、各自为政,整体运行效率比较低。”
请问,这是一个真正的商业问题吗?不是,这是事实陈述,它陈述了一个事实,那就是“各管一摊、各自为政、运行效率低”。
例子2:“我们应提高组织运行效率。”
这是一个真正的商业问题吗?不是,这是无可争议的努力方向,我们当然都应该提高组织效率。
例子3:“能否采用调整组织结构的方式提高组织运行效率?”
这是一个真正的商业问题吗?不是,这个问题太宽泛,不具备讨论基础。
例子4:我们采用以下哪种方式提高组织运行效率?是将现行直线职能制组织结构调整为事业部制?还是保持现行组织结构,同时优化授权及产供销衔接流程?如果调整为事业部,从哪几个方面进行调整?如果不调整,如何优化现有机制?
这是一个真正的商业问题吗?是的,因为这个问题符合“具体、有内容、可以采取行动以及体现决策者的主张”的特点,这才是一个我们可以界定的商业问题,成为我们设计议题的一个基础。
步骤2:分解问题(逻辑树,考虑解决问题的关键因素有哪些)
界定清楚问题之后,我们就需要对问题进行细化分解,确保所有问题都得到进一步的清晰明确。下面是一个分解议题的例子,具体如图3所示。
图3会议议题分解举例
步骤3:优先排序,去掉所有非关键问题(目前最需解决的问题是什么)
议题细化分解完成,要找出其中的重点,毕竟一次会议时间有限,不能所有的议题都讨论,也不能一次会议解决所有问题。因此,下一步就是对分解后的议题进行优先排序。优先排序可以参考以下原则进行。
(1)用判断力和洞察力决定各议题的重要程度。
(2)团队成员参与:团队成员共同参与往往能提供更多有益的判断和见解。
(3)分析时不要过分注重细节,在这一阶段,(-30%,30%)的准确度已经足够,甚至从总体上把握就可以,只需要进行简单迅速的计算。
(4)要有冒风险的准备,现在正在做的一切在未来都会有所调整。
下面是优先排序的例子,具体如图4所示。
图4会议议题筛选举例
会议议题确定后,要合理分配整体时间以及各子议题分时间,包括:1、会议整体时间长短的安排;各议题的讨论时间长短的安排;休息时间的安排。
3.选定参加者
一般来说,会议参与人员的选择要少而精,对会议参加者进行选择的条件如下。
(1)让具有决定权的人参加。
(2)即使是其他部门的人,如果与会议有关系,也让其参加。
(3)让与会议主题有关的专家参加。
(4)让能够正确表达自己意见的人参加。
4.准备会议场地
会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流,而且可以使参加者感到愉快,提高会议效率。
准备会场包括场所选择和会场布置两个方面。
(1)会场场所选择有以下几个条件,包括:足够的会议场地空间;与会人员与会务组均方便的场所;良好的照明、通风、保暖(或送凉)设备;完善的会议设备,桌椅、白板、视听器材等;抗干扰。
(2)会场布置包括:会议桌椅安排;室内装饰(色调、标语或横幅、花草等);会场设备调试;座次排列等。
4楼 kkdx12
感觉还没讲完就结束了呢
zerost
@kkdx12:谢谢支持~
3楼 白小鑫
我认为高效的会议除了您说了这些,应该还要有会议中的记录人员,实时记录并及时反馈会议中的决策、工作安排等,也就是最后一个环节需要明确本次会议形成的各项安排;此外,会后的跟踪也是很必要的,所谓高效,不仅仅是效率,更是要效益。
zerost
@白小鑫:谢谢关注,说得很好~,会前的准备、会中的控制和会后的跟进共同构成了一个高效会议
2楼 anfulu
写的非常好,值得学习传播
zerost
@anfulu:谢谢支持和鼓励~
1楼 tradexy
赞
zerost
@tradexy:谢谢支持〜