专访齐涛老师：讲解Excel在HR中的应用

    1、在工作中想要灵活运用函数，建议通过几种方法：第一，掌握学用函数的基本用法，工作中常用的函数不超过30个，这足够解决我们工作中绝大部分的问题了，掌握这些函数的基本用法对我们编写公式有很大的帮助，建议从帮助文件开始学，然后再通过网络或书籍等工具进行学习。第二，碰到一个问题，先想想用公式怎么解决，写出公式以后，再仔细想想有没有其它公式能解决这个问题，逐渐的掌握各种公式的编写思路。第三，多学习其他人编辑公式的思路，这就需要我们通过各种方式得到其他人编辑的公式，再结合公式环境进行分析，掌握他人的思路。

    2、在工作中快速准确的做出各种数据、图表，其实这个很简单，秘诀就是把基础数据准备好，我叫它数据源。数据源包括的内容是最基础的原始数据，考虑到以后可能要统计到的数据都列在其中，我们需要某些数据时，可以通过筛选、函数或数据透视表等快速的得到这些数据。对于图表，需要进行分析，我们要展现什么数据，如何展现能让他人更容易看懂，也就是站在他人的角度来设计图表，这样才能让他人容易接受。

    3、模板的建立是必要的，就如我们工作中的员工信息表、招聘数据表、培训数据表、考勤数据表、工资数据表等数据及相关的相对固定的统计分析表格，都可以建立模板，这样能节省我们大量的工作时间。

    4、不同的阶段，碰到的问题不同。工作第一年，公司对将近一千名员工进行了理论和实操考核，各项考试成绩是在不同的工作表中，首先我需要汇总这些人的成绩，然后再分工区进行排名，最后还要挑选出几百名指定员工的成绩。我就是靠排序和条件格式等方法，完成了一部分，后来工作太忙，只好到论坛求助，别人给了我一个用VLOOKUP函数编辑的公式。这也是我唯一一次求助他人，其它时候我都是通过网络搜索相关知识来解决的。掌握一定的知识之后，我就开始自己琢磨，试着用自己的方法去解决，然后逐渐的去完善这个思路方法。

    5、最大的感受就是写书太难，语言的严谨性和数据的准确性，这在写书过程中是挺困难的地方，比讲课要难得多。最大的收获是把我所掌握的EXCEL知识和HR的相关知识进行了一次系统的梳理，同时把原来设计的模板和系统进行了优化。

想把别人的方法转换为自己的知识，就去研究它掌握它，一是要掌握EXCEL各种基础知识，把基础打牢，二是研究别人的思路并掌握它，转换为自己的知识，三是常用，可能你认为工作中不常用，同样的操作思路并不会是仅用在一个地方，试着在其它地方也应用这种思路。四是温故而知新，平时养成做记录笔记的习惯，有时间拿出来温习一下，再重新梳理一下自己掌握的知识。这样才能把知识记在脑子里，灵活运用。

不能因为数据少而不采用其它办法，我们在日常工作中，需要解决一个问题，不能是因为解决这个问题而解决问题，我们还需要去考虑其它方法能不能解决这个问题，少的数据和多的数据操作思路和方法是一样的，你因为数据少而不让自己去掌握新的方法，这明显是在偷懒，希望能改变这种习惯。

这种情况下，我们需要把数据源表即基础数据表做好，再通过筛选、公式或数据透视表的方式来统计各种最终数据。

如果实现一张基础数据的可能性不大，因为需求的数据不同，数据量也不同。可以做几个基础数据表，然后通过某些方式关联起来（如用培训班编号和员工编号作为检索值进行关联）。

举个例子，培训工作的基础数据包括：

培训计划的基本情况（培训编号、培训名称、培训内容、计划培训时间、计划培训人员、主责部门、培训类型、计划费用等）

实际培训班的情况（培训编号、培训名称、培训内容、培训时间、培训人数、主责部门、培训类型等）

培训费用（包含直接费用各项和间接费用各项）

每个培训班人员情况（培训编号、培训人员及基本情况、考核成绩等）

培训讲师情况（姓名、部门、讲师级别等）

除此以外，我们还可以统计四级评估的情况、公司培训课程汇总等情况。

通过建立这些基础数据，需要统计什么项目，我们可以采用不同的方法（如函数、数据有效性等）进行统计。这个建立基础数据的时间是比较多的，同样带给我们的便利也是显而易见的。

这个在我的书中提到了具体的思路和表格的设计。

用几个VLOOKUP相加是一种办法，另外我们还可以用VLOOKUP编辑一个简单点的公式，如下图：

假定我们要求赵云的语文、英语、物理、历史四门课的成绩之和。

一般的公式为：

=VLOOKUP(I4,$A$1:$G$7,2,0)+VLOOKUP(I4,$A$1:$G$7,4,0)+VLOOKUP(I4,$A$1:$G$7,5,0)+VLOOKUP(I4,$A$1:$G$7,7,0)

用VLOOKUP函数结合SUM函数简单一些的公式为：

=SUM(VLOOKUP(I5,$A$1:$G$7,{2,4,5,7},0))，用CTRL+ENTER+SHIFT结束公式输入。

表头设计其实就是表格结构设计，而表格结构的设计就涉及对需求的分析，对于这些，谈几点我的看法：

1、要尽量保证表格中有检索值。如我们用的员工信息表，就可以用员工编号作为唯一检索值，这是为了防止有重复姓名情况。

2、要符合思维习惯。例如培训班统计情况，我们先要看到培训班的编号和培训班名称，这两项内容一般都是要排在前面的，如果它们排在后面，就显得有些不符合常理，不符合人们的思维习惯。

3、表头标题简洁扼要且不能为数字或空值。表头标题一定要简洁扼要，让其他人看到标题就明白行或列包含的内容，并且不能用只有自己才能看懂的内容做标题。同样标题不要为数字和空值，如果是这样，这个做排序或数据透视表等操作时，会给我们带来不便。

4、要结合需求进行分析。我们需要什么样的数据，想要达到什么样的效果。这就需要我们进行深入的分析，如果我们分析不出到底哪些数据该留或不该留，那么尽可能的多统计，以免影响后面的操作。

5、表头美化。表头美化并不是简单的加粗、设置底色、合并单元格就行，需要结合表格特点，考虑如何美化，这个是逐渐摸索出来的，没有固定的套路，根据自己喜欢且别人不反感的原则进行美化。

不知道这样的回答是否你想了解的？

    学习EXCEL，我们不能以数据少为借口而说操作简单，就学习的过程而言，数据的多少并不重要，重要的是你有没有掌握到相关的知识。

    表格制作的技能太多的，如表格设计、EXCEL基础知识、函数、数据透视表、图表等，HR平时的工作中表格数据是很多的，仔细去发现和考虑，不仅是把当前实行的表格重新梳理一遍，还要再去思考可以再增加哪些表格来完善自己的工作。EXCEL的问题，可以有多种方法来解决，你可以在工作中，对每个问题，强迫自己想出至少三种的解决方法，这样也是一种学习的方法。当然还有就是去论坛或购买相关书籍来学习武装自己。

    在表格操作的过程中，出错是在所难免的，而出错的原因也有多种，要减少出错率，提供几种思路：第一是输入过程中减少出错率，这样操作过程中也可能会减少；第二是细心，有时操作出错是因为不细心的原因造成的；第三是借助数据有效性，不同的列数据要求不一样，我们可以借助数据有效性来达到数据输入的内容、格式等统一规范；第四是复核，如我们计算数据时，用公式计算后，完全可以再通过数据透视表等方法再复核一遍，减少出错率；第五是在一些表格中加入一些复核的方法，如用数据透视表或公式进行设定，超过某个限定进行提示，这样也可以减少一些出错率。

工资的核算方法是相对固定的，所以我们完全可以把工资表设置成一个模板或者系统，每个月都在模板或系统中进行操作，提供以下思路：

1、工资核算，最重要的是设置成子母表的形式，子表变动，而母表主要是引用子表的数据，更有甚者，母表可以全部引用子表的数据再进行计算。

2、母表的公式无论简单与否，我们只需要设置一次，只要能得到我们想要的结果即可，所以没必要去简化公式（想深入学习的除外）。

3、母表保护起来不允许操作，完成工资核算后，粘贴出来一份生成工资表的格式打印即可。

这样这个模板或系统完全可以重复利用，不用经常去头疼公式的问题。

这个在我的书中有完全的解决思路，你可以参考一下。

举一个简单事例，操作方法是一样的，例如员工信息卡和员工信息表在一个工作簿，如下格式：

员工信息表的工作表名叫“员工信息表“，如下格式：

单击员工信息卡中C2单元格（即员工编号对应后面的单元格），单击“数据”选项卡，在“数据工具”区域选择“数据有效性”，在弹出的“数据有效性”窗口中“允许”下拉列表选择“序列”，如下图。

鼠标单击“来源”下面的文本框，然后鼠标点击“员工信息表”工作表标签，选择“员工信息表”的A2:A7数据区域，如下图，点击“确定”。

完成后员工编号后面的单元格有下拉菜单进行选择，选择“HR00001”。

在C3,C4,C5,C6四个单元格分别输入公式：

C3=IFERROR(VLOOKUP($C$2,员工信息表!$A$1:$F$7,2,0),"")

C4=IFERROR(VLOOKUP($C$2,员工信息表!$A$1:$F$7,4,0),"")

C5=IFERROR(VLOOKUP($C$2,员工信息表!$A$1:$F$7,5,0),"")

C6=IFERROR(VLOOKUP($C$2,员工信息表!$A$1:$F$7,6,0),"")

最终效果如下：

员工信息卡复杂了，可以依据同样的操作方法进行操作。

提供一个思路。

这种情况完全可以实行子母表，假设总表为团队每个成员的各种费用情况，如你所说工资成本、绩效考核、提成、年终分成等，依次列出标准设置好表格结构。

然后把各个子表的结构设置出来，也是考核各种费用情况。

在各个子表中，有的项目比较多，而且每次核算时比较费用，我们完全把这个表再当作一个母表，然后再分别建立一些子表。

最终达到的效果就是数据只是在子表中修改，母表中将数据引用过去即可。

涉及用的函数可能有：VLOOKUP、IFERROR、SUM、SUMIF、SUMIFS、IF、LOOKUP等，当然还需要结合你们公司的情况进行分析后才能确定。

工资是每个公司都会涉及到的问题，用EXCEL来计算工资的，在掌握不到正确的方法前，这些的确是很大的问题。

其实做工资也很简单，提供以下思路供参考：

1、做工资时，每个人在什么项目或部门，这个是以时间点来界定的，我们假设可以以月底最后一天当事人所在的项目或部门为准，而考勤表结合人事调令就可以轻松的解决每个人在哪个项目的问题。

2、工资表做成子母表的形式。子表是工资各个项目情况，有变动在子表中进行修改，母表只是引用子表的数据，在母表中设置各个公式并保护起来不能再有操作。完成后粘贴出来进行排序，再按项目进行分类汇总或用数据透视表来按项目分成各个工作表，打印即可。

    谢谢小文子这次邀请我做专访。

    没写这本书之前之前，我当时非常想出一本自己的书。但感觉很遥远，因为HR的牛人太多了，Excel水平高的人也太多了。后来突然得知有机会能出自己的书，确实很兴奋，逐渐的又冷静下来，因为我发现编辑的沟通方式对你有很大影响。我是非常感谢小文子的牵线搭桥和铁道出版社王佩编辑的耐心沟通，感觉和王编辑很能谈的来，于是就选择了和她合作。

    正式开始写的时候，是对自己的一个考验，突然间发现自己的知识不是很系统，于是又再次完善自己的知识体系，然后才着笔来写，写书的过程也是一个自我学习的过程。还要考虑自己的思路和别人的思路有没有创新点、严谨与否、读者要是提出问题我该如何解答等，确实挺费心费力。

    就像小文子说的，历经一年多，当看到印刷出来的书时，已经没有了最开始的兴奋感，隔了一段时间才细细的翻看了一遍，对自己的书感觉不是很满意，因为我发现我还能从其它方面对这个问题进行解答，还有书中的一些小失误也影响着我的心情。不过给我带来的好处就是在工作中碰到几个模块的数据统计问题，我都不需要再仔细思考了，已经有了自己完善的思路，直接拿来数据表进行设计即可。

    最后就是希望看到这本书的HR，能真正提高您的工作技能。谢谢大家一直对我的支持！