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HR必备的10大高级Excel技能

人力资源方法论 2024-09-10 14:00 259 阅读

作者：Vaishali

来源：人力资源方法论（ID：HR-Method）

人力资源主管通常会分析职位对高级Excel技能的需求，但聘请具有这些技能的专家具有挑战性。招聘经理需要识别并筛选具有Excel技能的候选人，并进一步评估他们以确保工作适合性。当招聘团队没有内部专家或他们不了解该工具时，任务会变得非常复杂。
一、什么是高级Excel技能？
Microsoft Excel是一种广泛使用的电子表格工具，用于自动化财务数据管理、人事数据管理、数据分析等活动，其用户友好的高级功能可帮助企业在销售、人力资源、营销和数据分析等各个部门使用此工具，该工具的专业知识范围从不同部门的初学者到高级Excel技能。
随着Microsoft Excel用例的增加，雇用具有高级Excel技能的员工的需求也在增加。当这种情况发生时，招聘经理需要问一个关键问题：需要考虑哪些必要的技能和能力？
具有高级Excel技能的专家能够通过有效地使用表格、自动化、图形和计算来处理大量数据。
Excel技能的三个经验级别：
基本：基本员工可以使用键盘快捷键和常用功能，如样式、格式、单元格引用等。
中间：中级员工对SUM、AVERAGE、SUMPRODUCT等公式有更好的了解。
高深：具有高级Excel技能的专家对公式、宏、透视表和其他复杂功能（如VBA、数据验证等）有详细的了解。
二、需要考虑的10大高级Excel技能
Microsoft Excel是一个高级工具，具有数百个表、函数、公式和方法。即使是Excel专家也需要多年的实践才能完全了解产品。在聘请Excel专家时，招聘团队应考虑这10大Excel技能。
1、Visual Basicsfor Applications（VBA）
Visual Basicsfor Applications（VBA）是Microsoft Excel的一种编程语言，它具有用于IT、财务和会计的内置应用程序，它通常用于通过宏简化重复性任务。
宏是根据业务需求多次保存、命名、记录和执行的命令。在宏、报告和数据操作的帮助下，Excel专家可以自动执行重复性任务。
例如，创建一个宏来取消合并合并的单元格或使用单个命令保护不同的工作表。
使用VBA和宏可帮助Excel专家自动执行不同的操作、轻松设置数据格式、生成用户表单并提高工作效率。
2、数据验证
数据验证允许Excel专家限制工作表输入，当工作表与多个用户共享时，有必要限制每个用户可以添加到工作表的内容。例如，使用数据验证指定只能向单元格添加日期或某个单元格只能包含字母。
当用户输入无效的数据格式时，将生成自定义警报以提供更多信息。虽然该过程看起来很简单，但有八个数据验证选项，例如文本长度、十进制、整数、日期、下拉选择、自定义筛选等。对于具有高级Excel技能的候选人来说，必须了解所有这些验证及其实现。
3、数据透视表
数据透视表允许Excel专家使用庞大的数据集创建可视化报表，这些表有助于计算、评估和汇总在原始数据中观察到的模式、趋势和比较。
对于Excel用户来说，数据透视表对于分析原始数据非常重要，它们会自动匹配组数据，这有助于快速创建摘要。
例如，一位Excel专家正在努力对过去一年收集的销售数据进行排序，每条生产线都有产品价值和价格。使用数据透视表，可以汇总这些数据，而无需花时间添加多个公式。
如果公司处理更大、更复杂的数据集，则必须考虑使用高级工具PowerPivot。它是一个加载项，允许从不同的数据集导入数据并将数据透视表连接到不同的外部数据库。
4、OFFSET
OFFSET是一个Excel函数，它使用引用范围选取指定范围的列和行。它是一种高级内置功能，可简化Excel专家的数据分析。使用此功能，还可以隔离范围或单个单元格。它提供了有关庞大数据集的特定信息。
5、INDIRECT
INDIRECT函数将文本字符串转换为有效的引用，它使用公式锁定给定的单元格，这意味着用户可以修改单元格引用，但公式保持不变。
例如，如果将数字4添加到A1中，并且单元格名称A1写入单元格B1中，则INDIRECT公式将路由到单元格A1并选择A1的返回值，即使更改也是如此。
6、SUMIF和COUNTIF
SUMIF公式利用Excel专家给出的参数，并根据特定条件对它们进行汇总。例如，它可以通过将利润行与产品一起添加来帮助评估产品所赚的钱。
COUNTIF的工作方式与SUMIF类似，但它对带有数字或单词的单元格进行计数，它可以帮助Excel专家计算他们销售的产品编号或允许理解重叠。
7、查找
在以数据为中心的电子表格中，在滚动所有这些行时很难找到数据。即使使用搜索栏，也可以收到一个产品或关键字的数百个条目。对于此搜索，具有高级Excel技能的专业人员利用V和H查找来获取搜索参数并查找相关项目。
VLOOKUP或垂直查找将搜索结果减少到一列，用户可以在其中找到其数据。使用此功能，Excel专家可以查找员工姓名、产品名称或根据自定义因素对数据进行排序。与VLOOKUP类似，HLOOKUP用于对行中的数据进行排序和查找。
8、索引/匹配
索引和匹配是Excel中的两个函数，可组合提供高级形式的VLOOKUP或HLOOKUP。这些用于识别数据在工作表中的相对位置。
使用INDEX功能，Excel专家可以找到单元格值、列和行号。MATCH函数在列和行中查找单元格位置。立即应用时，它们会从表中返回单元格值。例如，销售用户可以利用此功能查找给定产品在一段时间内的季度收入。
9、数据模拟
数据模拟是高级Excel技能，可帮助预测某些事件的结果。例如，工厂经理可以预测计划的最佳产能，总经理可以使用采购成本来预测收入。要实现数据模拟，Excel专家应了解统计函数、随机数生成、假设和数据表等功能。
10、高级条件格式
Excel专家或数据分析师使用条件格式在数据集中包含视觉元素，可以更轻松地分析信息、查找趋势和增强报告。例如，可以根据不同的标准对单元格进行突出显示和颜色编码。
三、哪些工作角色需要Excel技能？
高级Excel技能在不同的工作角色中很重要，例如：会计学、数据分析、市场分析、管理角色、财务分析、数字营销、销售分析、项目管理。
Microsoft Excel是跨部门用于多个功能的重要应用程序。无论是销售团队使用它进行销售数据管理，还是营销团队使用它进行市场分析，Excel专家都有助于有效地管理项目资源。

(本文来源人力资源方法论（公众号ID：HR-Method），如有侵权请联系删除)

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2024-09-25 11:58
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基本：基本员工可以使用键盘快捷键和常用功能，如样式、格式、单元格引用等。
中间：中级员工对SUM、AVERAGE、SUMPRODUCT等公式有更好的了解。
高深：具有高级Excel技能的专家对公式、宏、透视表和其他复杂功能（如VBA、数据验证等）有详细的了解。
二、需要考虑的10大高级Excel技能
Microsoft Excel是一个高级工具，具有数百个表、函数、公式和方法。即使是Excel专家也需要多年的实践才能完全了解产品。在聘请Excel专家时，招聘团队应考虑这10大Excel技能。
1、Visual Basicsfor Applications（VBA）
Visual Basicsfor Applications（VBA）是Microsoft Excel的一种编程语言，它具有用于IT、财务和会计的内置应用程序，它通常用于通过宏简化重复性任务。
宏是根据业务需求多次保存、命名、记录和执行的命令。在宏、报告和数据操作的帮助下，Excel专家可以自动执行重复性任务。
例如，创建一个宏来取消合并合并的单元格或使用单个命令保护不同的工作表。
使用VBA和宏可帮助Excel专家自动执行不同的操作、轻松设置数据格式、生成用户表单并提高工作效率。
2、数据验证
数据验证允许Excel专家限制工作表输入，当工作表与多个用户共享时，有必要限制每个用户可以添加到工作表的内容。例如，使用数据验证指定只能向单元格添加日期或某个单元格只能包含字母。
当用户输入无效的数据格式时，将生成自定义警报以提供更多信息。虽然该过程看起来很简单，但有八个数据验证选项，例如文本长度、十进制、整数、日期、下拉选择、自定义筛选等。对于具有高级Excel技能的候选人来说，必须了解所有这些验证及其实现。
3、数据透视表
数据透视表允许Excel专家使用庞大的数据集创建可视化报表，这些表有助于计算、评估和汇总在原始数据中观察到的模式、趋势和比较。
对于Excel用户来说，数据透视表对于分析原始数据非常重要，它们会自动匹配组数据，这有助于快速创建摘要。
例如，一位Excel专家正在努力对过去一年收集的销售数据进行排序，每条生产线都有产品价值和价格。使用数据透视表，可以汇总这些数据，而无需花时间添加多个公式。
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OFFSET是一个Excel函数，它使用引用范围选取指定范围的列和行。它是一种高级内置功能，可简化Excel专家的数据分析。使用此功能，还可以隔离范围或单个单元格。它提供了有关庞大数据集的特定信息。
5、INDIRECT
INDIRECT函数将文本字符串转换为有效的引用，它使用公式锁定给定的单元格，这意味着用户可以修改单元格引用，但公式保持不变。
例如，如果将数字4添加到A1中，并且单元格名称A1写入单元格B1中，则INDIRECT公式将路由到单元格A1并选择A1的返回值，即使更改也是如此。
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7、查找
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VLOOKUP或垂直查找将搜索结果减少到一列，用户可以在其中找到其数据。使用此功能，Excel专家可以查找员工姓名、产品名称或根据自定义因素对数据进行排序。与VLOOKUP类似，HLOOKUP用于对行中的数据进行排序和查找。
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三、哪些工作角色需要Excel技能？
高级Excel技能在不同的工作角色中很重要，例如：会计学、数据分析、市场分析、管理角色、财务分析、数字营销、销售分析、项目管理。
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