职场成长学习系列14——工作方法之3——如何有效的在工作中运用DPDCA工作循环
——让工作计划成为动态、发展的良性计划
前情回顾:
在前段时间对在职场进行自我学习的的方法进行了讲述,而在前两周对在职场成长我们学习成长,所必须要依附工作之中进行了强调。
因此,要能好好学习的前提是做好工作。因此,如何让我们的工作能做到更为游刃有余,就是我们必须要修炼并争取达到的。
所以,才有了前两期的如何做好工作计划,如何形成结构化思维让我们能将工作进行结构化。
一是《职场成长学习12—工作之1—如何做一份优质、可行、有效的工作计划》一文,教会我们要让自己能不忘事,能有性价比的使用工作时间,学习时间,就需要一份有效的工作计划。
二是《职场成长学习13—工作之2—如何将工作进行有效的结构化——结构化工作的前提是结构化的思维》一文,教会我们做一份有效的工作计划,其前提是要对工作是有清晰认识的,是能够找到工作的脉络,能找到匹配的工作资源的。
本集内容:
在我们的工作中,要想将工作做好,一次计划,显然并不能保证所有的工作都能按我们的计划前进。所谓谋事在人,成事在天。
因此,在计划的实施中,我们还要一个很重要的能力——调整计划。即让我们的工作计划能成为一个动态的发展性计划。
而在人资界,将此种动态的、发展的工作计划实施状态,称为工作的PDCA循环,也称戴明环。
因此PDCA循环,其实质就是对工作结构化、行动有计划的一种动态综合的运用。
一、要理解运用PDCA循环,先将PDCA做成DPDCA循环来理解。
1、正确的PDCA工作循环前与循环,都要进行诊断。——在PDCA的前后都加上D。
今年上半年,我曾组织过对本地一车企为期几个月的组织整体诊断与管理改善。而在整个的诊断改善中,我就意识到了PDCA循环的重要性。
任何一个改善项目都是我们进行诊断,计划,实施,检查,调整执行,再行进入下一个循环来逐步完善的。
而在每一个PDCA前都必须有一个重要的步骤:诊断或者称为调查分析。这是保证我们的下一步的计划与实施正确性的前提。
而在实施每个PDCA后也同样应有一个重要步骤:对整个实施过程或环节进行总结分析。对实施后的结果要进行处理,对成功的经验加以肯定并适当推广、固化;对于失败的教训要加以总结并传递,以作为借鉴;对未能解决的问题要放到下一个PDCA循环里。
因此,在我眼里,DPDCA循环,就应该是一个环形的排列,第一个D既是第一个也是最后一个。
我希望每个职场人都能在做计划前,先对自己所面对的事务先行进行诊断,才能真正的进行PDCA的循环工作安排。而在每个循环后,还需对PDCA进行总结分析,才能进入一个循环。
所以,我想如果将PDCA循环,调整为DPDCA循环。即,先诊断,再计划,然后执行,其中要检查诊断执行中的问题,最后调整计划继续执行下去。完成此循环后,对整个PDCA进行总结分析,作为下一个循环的开端,循环下去。并经此循环工作,最终让该目标任务完成。这样的DPDCA循环,其实才更符合我们的普适认知。如图所示:
DPDCA的工作循环图(阿东原创)
2、如何理解DPDCA循环。
在没有加入上述的D前,其实PDCA循环其实同样被大家加入了诊断的步骤,只是被硬塞入了P这一环节中。因此,被大多数人认为,PDCA循环有找问题、找原因、找要因、定计划、执行、检查、总结经验、 提出新问题等八大步骤,而在P中就有了4步。
但在我的理解中,应有这样的步骤:
D(Diagnosis)对照我们确定的区域现状,进行诊断,分析。即,理现状,做分析,找原因,定政策。
P(Plan)计划,按照上一步分析情况后所定下的政策进行工作的安排。即制定实施措施,寻找匹配的资源,拟定行动步骤。
D(Do)执行,要针对计划中拟定的措施、步骤、时间要求等严格执行。这是一个理解中的执行,虽然严格但也并不僵化,讲究的是配合与协调。
C(Check)检查,要按计划内容检查执行的落实情况,结果情况。其实检查中往往都需要自带分析与纠改行为。要对问题进行查找,要对结果提出运用。
A(Action)行动,针对检查出的问题,结果的运用设计等进行落地的运用。在此的行动,除了检查出的问题整改,还要有对结果的运用,将不能解决的问题放进下一个PDCA循环。
二、如何在工作中运用DPDCA循环?借助工具让每一步落到实处。
1、如何做好第一个D——诊断分析。
在做企业的事务分析诊断的时候,我们可以以下几个方面进行。
一是宏观环境。这可以运用PEST企业宏观环境分析工具。从P——政治法律环境,E——经济人口环境,S——社会文化环境,T——科学技术环境。这样的环境趋势往往是企业是否能走得较为客观顺利的前提。毕竟顺势而为,才能省力。
二是战略定位。在战略定位上,我们推荐使用SWOT分析工具。从自身的优势、劣势;外部竞争的机会与威胁等四个方面去分析。以此实现对企业或个人的自身进行全面分析,从而能依据自身优势进行目标定位。
三是发展分析。这就不得提到7s分析模型。针对企业组织发展七要素来的。要从组织结构(structure)、制度管理(system)、管理风格(style)、员工情况(staff)、技能匹配(skill)、发展战略(strategy)、共同价值(shared values)等七个方面为看企业是否具有良好的发展活力。
四是行动分析。借用六个盒子的分析工具,对我们的各种行动进行分析。这要我们要从行动目的、工作结构、奖励处罚、帮助机制、关系和领导等方面来分析我们的工作行动。
2、如何做好P——目标计划的制订。
在做计划的时候,我们一定要明白目标的层次,然后依据目标层次来制定各层级的行动计划。从行动目的出发,确定行动的目标对象,再通过资源分析确定达成目标的方法。
计划一般可分为中计划可以分为3、5、10的中长期计划及年季月周日的工作落地计划。
而在制订工作计划的时候,一般要坚持SMART原则,运用四象限计划管理帮助我们做好行动安排。
在前两天的“新人总是犯错导致工作不自信,如何解决?”的话题中我在《小细节总犯错,那是你的标准和方法有问题》的分享中,对四象限工作法(4D工作法)有过分享。
紧急又重要的事立即做;不急但重要的事稍后做;时间要求急但并不重要的事授权给他人去做;对于不急又不重要的事就干脆不要做。
3、如何做好第二个D——任务的开展和实施。
在做工作的时候,我们要坚持一个原则:有计划的按计划严格落实,没有计划的插单事件,要进行简要规划调整后执行。同时要在工作的简化、流程化上下功夫。所谓的磨刀不误砍柴功。就如在生产制造中使用工装能省时省一样。
因此,将复杂问题分解成多个单元进行简化,把简单过程做成可以数字表示指挥的量化模式化工作,把能量化的因素以一定的流程化操作,在流程顺利的情况下,将过程中的工作因素进行框式固化。
4、如何做好C——检查与纠正。
在工作中随时做好检查与复盘,这是我们查漏补缺的必要过程。其主要目的是为了保证执行的有效性,是否获得预期的结果,并对计划的实施情况进行追踪。
在检查中,我们主要检查的对象有:目标的确立与达成情况,工作的效率情况,各岗位责任履行情况,工作执行的标准是否到位,行动是否按计划落实,执行中有无问题或者例外的现象发生。
其主要作用为能及时发现问题,并保证按需要进行组织沟通,便于问题的解决落实。
5、如何做好A——行动,及时的分析与改善的落地行为。
在所有的工作中,都会有意外与问题发生。因此,在检查出问题后必须要在本步骤实施问题分析,并找到整改措施,将问题解决到底。这就需要所有的分析、改善都必须要行动起来,要落地。
在改善中要做到四不三坚持。
四不放过:原因不明不放过,责任未究不放过,相关人员未受到教育不放过,没有改善措施不放过。
三个坚持:坚持质量标准,提升工作质量;坚持事实和数据说话;坚持客户导向。
相信通过上述三个工作方法的讲述,我们一定能有方向的、较为熟练的去将工作进行结构化,能有翔实的工作计划,也能有一个真正实在的工作循环。以确保我们在职场路上,在每一个企业站点都能将工作作好。
提示:
职场成长系列未完待续,下一期将是职场成长学习系列15《个人提升篇1——如何做好职位的竞聘演讲》。按计划在我们的工作方法之后,该是工作的实施,而工作的实施属于各模块工作。这在平时的分享有很多,如:如何做好工作的总结。因此,在此略过,届时分享一定的链接作为职场成长系列的外挂。
同时,本人由于接了一些其他的任务,可能分享将会有一定时间的停滞,请众多HR朋友们,耐心等待。
小结:
在职场做工作,从来就没有一个真正的完结,而是如四季轮转,总是一环套一环。而DPDCA循环就是我们在工作上的一个个环。
用好DPDCA就能让我们的工作能力,在一环环的螺旋中改进方法,提升质量,提升速度,从而提升我们的工作能力。
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机器学习。
49楼 成吉思汗66634
好好学习的前提是做好工作,工作才能游刃有余
48楼 2号易博天下
工作计划是动态的发展性计划
47楼 lenka_lian
好好学习的前提是做好工作,工作才能游刃有余
46楼 HIFI
让工作计划成为动态、发展的良性计划
45楼 青苔复照
谋事在人,成事在天
44楼 xiaoming1984
人资界将动态的、发展的工作计划实施状态,称为工作的PDCA循环,也称戴明环。
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