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如何以高效的方式完成工作任务?

作者 李正治 2020-11-09 17:19 40223 阅读 36 评论 67 收藏
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如何以高效的方式完成工作任务?

文丨李正治

 

我经常会向学员提一个问题,“我们为谁而工作?”

大多数人都会回答为自己而工作。

 

而我接着又问,“我们工作首先是为了有一份收入,那请问你的收入中多少是完全花在自己身上?

有人说5%,有人说10%。

 

“那剩下的90%或者95%又是为谁挣的呢?”

这个时候学员多数会回答,为了孩子、家庭等等。

如果把这些具体的“家庭、孩子”抽象出来,其实就是责任。

 

什么意思?

人们工作其实是为了一种“责任”。

我们要特别明白这个事实,我们工作其实是为了某种“责任”。

这就是职责的又一层解释。

所以我们说:“员工完成工作任务,其实是在履行一种职责(责任),所以说工作任务就是责任。

 

 01

岗位工作的四个内涵


第一、岗位工作是一种责任,是一个员工对组织目标完成的一种承诺,也是一个员工对组织目标有贡献的一个基本要求。


第二、既然岗位工作是一个责任,那么,岗位工作的压力就不是来自于他人,而是来自于员工发自内心的自觉自愿的内在需求。


所以,主动完成岗位职责赋予的工作,是员工的基本要求


第三、员工是否胜任岗位工作,体现在员工的工作任务完成情况。而岗位是体现一个员工能力的舞台,岗位工作的完成度是他个人能力的展现和人生价值的体现。


第四、员工靠自我的努力与自我协调,完成工作任务,是主动履行工作职责的表现。岗位中发生的任何问题,都应由员工自己着手解决掉,他的上司仅仅只是起辅助的作用。

 

员工应主动发挥自我判断、独立解决问题的能力,以追求工作成果绩效的最大化。同时还应该主动参加自我决策和对工作完成情况的自我评价,员工的自我评价是自我肯定的自信来源。

 

所以,岗位工作就是员工自己的工作责任,这是一种平常而又朴素的责任自觉。

 

如果员工认识到这一点,理解并认可这一点,我们的管理者也能充分利用这一点,发挥员工在岗位上的主人翁精神,就没有那么难了。

 

那么,主人翁精神怎么找?怎么建立?
从“岗位职责任务”这个根本上来找的时候,我们就能很好的理解。

 

02
对工作任务不同的认识
会有不同的表现

 

人是寻找意义的动物。

 

人类有两大活动,一是活动本身,二是对活动的解释,前者是人类的实践活动,后者是人类的文明活动。

不同的解释,形成了不同的文明形式。不同的文明形式反过来又影响我们的人类活动。

 

社会生活当中的这种现象非常多,我们因为对活动或者任务不同的理解,就会有不同的行为模式。

 

美国的学校就是最好的例子。大家都知道,美国内城区的公立学校已经成了重灾区。但是,在与之一墙之隔的私立学校上学的孩子举止得体、学习成绩优秀,而这两种学校都位于同一个位置,生源也大致相同。人们一直在无休止地思索造成这种巨大的质量反差的原因。主要原因必定是这两种学校对他们的任务有不同的认识。

 

公立学校旨在培养孩子立足社会的基本学习能力,让孩子完成义务教育,要求相对来说比较低。一般认为公立学校的任务是“帮助穷人”;而私立学校的教学要求也比公立学校要更高。除了基本的学习能力之外,私立学校还要培养孩子更为多元化的能力,比如领导力、社交能力等。

 

私立学校一般认为他们的任务是“帮助想学习的人学习”。因此,教育方法失败的注定失败,教育方法成功的注定成功。

 

同样的情况也发生在大型公司中。

这些公司的研究部门分为两类,由于他们对任务的认识不同,因此他们的结果也大相径庭。

 

一种研究部门认为他们的任务是“避免失败”,即在已取得的市场上对现有产品稳步实施改进措施,这种改进的幅度要相当小,而且是可以预知的。另一种研究部门认为他们的任务是取得“突破”,因此也会承担风险。这些研究部门自己、他们的高层管理人员和外界分析人士都认为他们做得相当成功。但是,由于他们各自采取完全不同的方式经营,对自己的生产率和研究,他们生产率的认识就完全不同。

 

这两种对任务的不同认识,我们称为两种组织思维惯性。
一种是增长型的组织思维,一种是非增长型的组织思维。

 

非增长型的组织思维体现在把KPI完成,不做冒险,不尝试新的突破,按部就班。增长型组织思维体现在不断努力去做尝试新东西,不满足于只完成kpi。

 

对于拥有增长型思维的组织情况下,看到的都是机会,不能只看到挑战和压力,对于工作上的挑战和压力他们不会焦虑,反而认为这是机会。

 

因此,我们要以增长型组织思维来重新定义工作内容。把挑战和压力,更多的当成一次自我展现的机会,一次突破的机会。

 

可是,工作那么多,我们如何高效地完成呢?

 

03

将工作分类,找到高价值的工作
是高效能工作的第一步
先给大家介绍一个经典工具“艾森豪威尔矩阵”。
“我把任务分成两类:重要的和紧急的。紧急的问题不重要,重要的问题从来不紧急。”第 34 任美国总统艾森豪威尔在 1954 年说出了这句经典名言,艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Box)由此产生。
如果我们根据这个矩阵去反思,会发现还真是这么回事。重要的事情往往不是那么紧急。比如锻炼身体保持健康这件事,大家都承认很重要,但是不那么紧急。因为就算一两次不锻炼,身体也不会立即就变得不健康。
在工作中也是如此。比如工作计划、总结提高、流程优化、队伍建设、管理提升等工作,都不是紧急的,所以也容易被日常工作中的各种“十万火急”的事务所挤占工作时间。紧急而且重要的工作,也不是没有,但这种事情绝对不会太多。
如果在某段时期内紧急而且重要的工作占多数,就说明这是一个非正常状态,紧急状态也不应该持续太久。
评估工作的优先级,是我们每一个职场人都应具备的基础能力。评估工作优先级的依据是什么呢?应该是重要程度,而不是紧急程度。
如果你在工作时间一直处于来者不拒的状态,就注定没多少时间去处理真正重要的事情了。那工作质量和工作绩效就可想而知了。
所以我们在工作中要养成一种习惯:能够抓住工作重点,对有些工作可以大胆的说“no”,或者把它延后,这就是我们的判断能力。
作为管理者,还有一个分类方法——不是所有的管理层都要事事亲力亲为。所以管理者可以把事情分成三类:一类是必须要干的事情,而且要干得最好,一类是干得过得去就行,还有一类是可干可不干的。
第一类的可以亲自干,第二类可以授权干,第三位不干或授权干。从分类上来看,管理者要学会授权。授权是一种很好借用别人时间来扩展自己的时间容量的方法。
所以说啊,管理者有个很好的权利,就是可以购买时间的权利,如果不用,就浪费了。

 

04
专注,一次只做一件事
是高效能工作的第二步

现在大多数员工都是知识型员工,也可以称为脑力劳动者。对脑力劳动者而言,现在面临的一个残酷的现实是:我们的先进技术、社会环境以及各种商业手段,都在无孔不入地迫使或引诱着我们的大脑进入一种多任务的状态。

 

这种多任务的状态原本就不是我们的大脑所擅长的。

 

我们经常是边工作边社交,边社交边娱乐,不停地切换工作任务,不停地切换工作状态,即时响应,分秒必争。这种看似很有效率,实际上却是让人心力憔悴,挫败感、无力感也随之而来。

 

所以,信息智能时代,要“乐此不疲、兴致盎然”地专注一件事,已经很难。

 

我们的大脑还是一个矛盾共同体。一方面,大脑的生理结构注定了无法“一心二用”;另一方面,大脑鼓励我们进行任务切换。每次我们完成一件小任务,例如回复了一封电子邮件或者检查了一下社交媒体更新,大脑都会送出一份奖励性的荷尔蒙多巴胺。小小的成就让我们得意洋洋,心满意足。

 

这个坏习惯是由恶性反馈循环造成的:做一点鸡毛蒜皮的事情,然后获得多巴胺奖励。我们觉得自己已经有所作为,而事实真相是,我们把本应投入最重要任务的专注力浪费掉了。怎么办呢?

 

一个猎人给了我们回答。

有一位父亲带着三个孩子到沙漠去猎杀骆驼。他们到达了目的地。

父亲问老大:“你看到了什么呢?”

老大回答:“我看到了猎枪、骆驼,还有一望无际的沙漠。”

父亲摇摇头说:“不对。”

父亲又问老二:“你看到了什么呢?”

老二回答:“我看到了爸爸、大哥、弟弟、猎枪、骆驼,还有沙漠。”

父亲又摇摇头说:“不对。”

父亲又问老三看到什么。

老三回答:“我只看到了骆驼。”

父亲高兴地说:“答对了。”

 

眼中只有一个目标,你就够专注!不要同时注意多个目标,做多个任务,任务切换不仅会拖慢速度,而且还会消耗大脑的能量。

 

人脑与电脑不同,无法同时处理多进程。“多进程”完全是电脑的“专长”,大脑没法跟电脑比。我们要尊重这个生理结构所给我们的自然规律。排除干扰,在一件任务完成之前,不要切换到另一个任务。一次只专注做一件事,这就是高效率的方法。

 

最后我们做个总结。
高效工作的两个方法,一是把工作分类按紧急和重要程度不同进行分类,努力去做那些重要的事情;
第二就是专注,让自己一次只专注做一件事情,眼睛里只有目标,活在目标里,让自己拥有强烈的目标感。
希望这些认识和方法对你的工作有帮助。

 

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18楼 期盼未来

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17楼 忘记忘记

支持老师观点,是这样的

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