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支持电子劳动合同

作者 严寒下的红梅 2020-03-21 13:21 32782 阅读 49 评论 44 收藏
近日人社部发文发,明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。面对这一变化,HR你是如何看待的呢?我们如何保证电子劳动合同的效力?如何规避法律风险?这一规定又会对我们的工作产生哪些影响?

 

  国家人社部门发文:用人单位与劳动者协商一致可以订立电子劳动合同。作为企业HR的我们,这又帮助HR工作者更进一步的优化工作,值得推行。银行在十年前就已实施电子签单,从技术上已经是非常成熟的,不必担心技术上是否存在问题。五年前笔者曾在某外资企业任职HRM时,就考虑着与员工签订电子劳动合同,计划将员工入职申请表、劳动合同、培训资料、绩效考核、调薪、晋升等资料都全部纳入数据库,由电子系统来管理, 这样就可以减轻人事档管理工作,以便于更快捷查找,由于当时自己的构思有点理想化。后面因引进电子系统的成本及电子劳动合同未普及的问题,最终被集团总部给否了。

 

  下图是人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函:

 

从回复函的内容来看,只要用人单位和劳动者双方协商一致,国家人社部门还是支持订立电子劳动合同的,这样一来可以优化企业人力资源部门的工作,绿化办公,作为企业HR应考虑电子劳动合同的订立合法化,在企业内部是否能实施。再次就是电子劳动合同的储存和劳动者的签收。由于订立电子劳动合同还未像银行一样普及,我相信在不久的将来一定受广大用人单位的亲睐。下面我们先说说订立电子劳动合同有好处:

1、方便劳动合同管理,避免丢失。纸档劳动合同管理起来的工作量虽然不是很大,但是有人员流动时或是劳动合同到期续签的,还得随时更新,这些工作都需要HR工作人员来完成,如果工作人员的责任心不够强,会存在劳动合同丢失的现象,甚至有的人员离职已久劳动合同仍存放于档案室。

2、查询更便捷。纸档劳动合同通常是与人事档案一起存放于公司的档案室里,若是公司领导需要查询某员工的劳动合同时,还得打档案管理员去档案室里取,这样的工作效率不高,还得要拉上专员才能实现查询的目的。如果是电子劳动合同,只要在电子系统中设置查阅权限,领导想查任何人员的在自己工作电脑上就可以实现,无需找HR档案管理员。

3、绿色办公。节省纸档劳动合同的储存空间,也减少纸张使用。储存空间需要付租金,纸张需要买,这些都是需要成本的,当然有的单位是自建无需支付租金,也有的劳动合同是去人力资源局免费领取,也无需购买,但在管理纸档的时候,也是需要人工成本的。

……

 

接下来我们的说说签订电子劳动合同需要注意的事项,毕竟还没有得到大多数人的认可,在这个环境下,我们HR就得要多费点心,将工作做得更细致些,也将签订环节的手续做足,避免发生劳动纠纷时有理说不清。

1、电子劳动合同内容的合法性。劳动合同内容不用我解释,跟纸档版内容一样,只要条款不违法,用人单位与劳动者协商一致即可。为了更省事,也为了让劳动者更容易接受劳动合同条款内容,建议使用企业所有地人力资源保障局印刷的劳动合同条款。

2、电子劳动合同签订的合法性。电子劳动合同签订的合法性很关键,有些劳动者不是特别接受电子签名,而且也有些人员对电子签名存在可以做假等等。根据国家人社部办公厅发文,电子劳动合同签订必须符合国家《电子签名法》,确保所签电子劳动合同的完整性、准确性,且不能被篡改。国家电子签名法第十三条:电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:

  (一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;

  (二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;

  (三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;

  (四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

  当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

     第十四条 :可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

3、签订后的电子劳动合同储存。电子劳动合同的储存非常重要,一旦管理不善,系统异常,就有机会是前功尽弃,一切都得从头再来。所以电子劳动合同的管理不得马虎,应每天对数据 库进行备份,备份时间一般都在凌晨2点左右,这个时间段的系统在整公司都是处于休息状态,备份时间较快,当天数据较全面。

4、员工如何签收电子劳动合同。根据劳动合同法规定,劳动合同签订后,用人单位与劳动者双方各执一份,给员工的那份必须要签收。但改电子劳动合同后将将签名后的电子劳动合同以微信、邮件等方式发给员工本人,员工签收可以是表格形式签收,也可以是电子形式签收。

5、一旦有劳资纠纷,如何提供合法的电子劳动合同依据。我们将前面的工作做到位了,就不用担心遇到劳资纠纷时的依据。

 

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金毛小丁

49楼 金毛小丁

电子化是时代的趋势,他的优势在于系统化管理。他的劣势在于操作成本,包括金钱及时间, HR要火眼晶晶采购第三方签名软件的成本,与员工电子签的培训成本,时间成本。如何规范电子化,是一个过程检验,只有越来越便民化,可操作性,才行得通。

2020-03-25 17:22:46 回复 赞(0)
山奈

48楼 山奈

纸质版合同扫描存放,也有一样的存储效果

2020-03-25 17:04:53 回复 赞(0)
Ellalixiao

47楼 Ellalixiao

与时俱进

2020-03-25 15:17:35 回复 赞(0)
Jessie1487221380

46楼 Jessie1487221380

更快捷,环保,只要保证有效性,完全可以

2020-03-25 15:11:40 回复 赞(0)
Jessie1487221380

45楼 Jessie1487221380

更快捷,环保,只要保证有效性,完全可以

2020-03-25 15:11:35 回复 赞(0)
田野豆花

44楼 田野豆花

怎么操作,下载什么软件?
可以有电子版操作快,当员工办公地点远,不方便面签的时候,可以使用。但是总觉得最后还是需要打印出来存档比较放心。

2020-03-25 15:05:48 回复 赞(0)
田野豆花

43楼 田野豆花

怎么操作,下载什么软件

2020-03-25 15:04:34 回复 赞(0)
芬妮大眼睛

41楼 芬妮大眼睛

我想了解具体怎么操作,电子签收,我怎么采集,需要系统软件吗?

2020-03-25 14:47:15 回复 赞(0)
芬妮大眼睛

40楼 芬妮大眼睛

我想了解具体怎么操作,电子签收,我怎么采集,需要系统软件吗?

2020-03-25 14:47:13 回复 赞(0)
金万两96748

39楼 金万两96748

打卡学习

2020-03-25 14:09:58 回复 赞(0)
金万两96748

38楼 金万两96748

打卡学习

2020-03-25 14:09:56 回复 赞(0)
伊麦~Q

37楼 伊麦~Q

大势所趋 电子合同,顺应时代的产物~

2020-03-25 14:04:57 回复 赞(0)
伊麦~Q

36楼 伊麦~Q

大势所趋 电子合同,顺应时代的产物~

2020-03-25 14:04:52 回复 赞(0)
锦爱秀莲

35楼 锦爱秀莲

打卡学习

2020-03-25 13:56:02 回复 赞(0)
宫羽20127

34楼 宫羽20127

挺方便的。

2020-03-25 12:29:17 回复 赞(0)
维尼小熊猫

33楼 维尼小熊猫

收藏了

2020-03-25 10:58:16 回复 赞(0)
维尼小熊猫

32楼 维尼小熊猫

收藏了

2020-03-25 10:58:13 回复 赞(0)
詠逺的晴天

31楼 詠逺的晴天

打卡学习

2020-03-25 10:55:49 回复 赞(0)
咖啡小豆2012

30楼 咖啡小豆2012

收藏了

2020-03-25 10:42:25 回复 赞(0)
滨纷色彩

29楼 滨纷色彩

像现在的HR系统,管理软件,很多HR都抱有一丝

2020-03-25 10:32:03 回复 赞(0)

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