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疫情之下,如何提高远程办公效率?

作者 HR哥李江华 2020-02-12 15:17 28136 阅读 38 评论 36 收藏
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疫情还在继续,当下很多企业正在陆续复工,部分企业员工在家办公。在家办公,对于员工来讲并非坏事,可以避免路途的耽误,避免交叉感染,还可以天天吃到放心可口的饭菜,可以天天陪伴自己的家人。对于企业来讲,则可能面临办公效率不佳的问题,最突出的就是沟通与管理效率不佳的问题:平时见面两句话,甚至一个眼神搞定的事情,远程办公可能需要来来去去一上午才能沟通清楚。因为你见不到员工,你没办法非常快速地安排工作、调整节奏,员工在做什么?遇到什么问题也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上很困难。


我们最早从09年就开始了远程办公,我们的团队全在线上,分布在七个省份,十多个城市,所有工作的安排及相关事项的沟通,全在线上进行。从结果上来看,我们这个团队一点不比线下团队差,无论是大家的敬业度还是工作的执行力,都很不错,为学院的稳定发展提供了强大的保障。


下面结合我多年远程办公的经验,就如何才能提高远程办公的效率,给大家提几点建议。


一、任务为导向


远程办公,你没办法管控太多的过程与细节,你需要以明确的任务为导向。换句话来讲,就是用结果说话。


很多公司让员工写日报表,报告每天都做了些什么工作,你会发现员工写得很多,非常的忙。其实,做了什么并不重要,重要的是你做的这些事情,达成了什么有价值的成果。比如面试,你说上午在搜索简历,下午在与求职者沟通,那么我想问的是,你安排给我面试的人有几个?什么时候进行?


有的人会反问:“我不搜索简历,不与求职沟通,怎么可能会有人来面试呢?”对的,你的工作如果都是为了实现结果,并且你的工作可以衡量,这就是正确的工作。



很多人都会说:“我的工作肯定都是为了实现结果”。事实上,并不是这样的,很多人的工作实质上并没有对结果有太多的帮助。这就需要我们在做计划的时候,先明确你要达到的结果或目标,然后明确实现结果或目标你需要做哪些关键事情,这些事情只要做到了,你的结果或目标就实现了。


如何才能做到让你的工作成为实现结果或目标的关键事情呢?OKR(目标与关键成果)就是一个非常不错的工具。OKR首先要确定我们要达成的目标,然后分解成几个关键可以量化的结果,通过对结果的衡量来评价目标是否达成。各部门,各层级的OKR都要求公开化,也非常有利于团队的协同。


远程办公,如果用OKR的话,我想可以大大提升工作的效率,因为员工有了明确的目标,做的事情都是为了目标的实现,所有人都朝同一个方向努力,可以起到有效的协同作用。


二、保障要做好

很多企业一纸通知,安排员工在家办公。有的员工没有电脑,有的员工没有资料,有的员工甚至在乡下没有网络......大多数人没有远程办公经验,很多在线的沟通、协作工具都没有用过,如果没有任何的指引与培训,只是让大家自由发挥,全靠悟性,肯定效率会很差。


远程办公有很多工具可以用,并不是要很多,越简单的工具越好,不要追求花里胡哨,一是没有安全保障,二是浪费大量时间。



一般来讲远程办公所需要的主要是沟通交流与共享协作工具,比如内网公共盘或外网云盘,便于大家存取资料;即时沟通工具以及视频或会议沟通,这个钉钉、微信都可以做到。


工欲善其事,必先利其器。你得先调查摸底大家远程办公有哪些问题?这些问题我们如何帮助解决?没有在家办公条件的,就不要安排在家办公了。在家办公需要有技术人员随时在线解决大家的问题,也要有人协助沟通协调事宜,确保在家办公的同事能顺利办公。


三、制度要到位


远程办公也是上班,是上班就要有上班的要求。纪律是统一行动、协同作战、保证效率的前提,要有比较细致的远程办公制度要求。我认为最重要的要有三方面的要求:


一是要有出勤上的规定。这是最起码的要求,没有相应时间的保障,是不太可能有较高工作效率的,出勤也是计算工资的基本依据。


二是要有任务要求的规定。前面讲的以任务为导向是工作方法,但是必须要有相关的制度来保障方法的有效执行,如果任务完成没完成一个样,做好做坏一个样,那么就没有什么效率可言了。


三要有沟通要求的规定。远程办公最大的问题是沟通,你在这边苦苦等待,他在那边默默无声,很多信息不及时回复,不及时沟通,就会导致别人的工作处于等待状态,这样整体的效率会很差,而且会很沮丧,因为你不可能控制别人。所以这个时候,公司就必须要有沟通方面的要求出来,确保沟通效率。有很多公司要求早晚会,有的要求回复时间周期不超过30分钟......都是为了保障沟通畅通,提升工作效率。


没有规矩不成方圆,远程办公要有制度要求,这也是工作效率的保障。


四、仪式感做足

远程办公,没有上班的氛围,很容易懈怠。想像一下穿着睡衣,蓬头垢面,睡眼朦胧,哈欠连天,一边吃着东西,一边看几下电脑,有的干脆坐在被窝里面,这样能保证工作效率吗?


仪式感要做的第一个就是早上按时上班,拍照打卡。不是不信任大家,而是通过这种方式,督促大家快速进入工作状态。我看有的公司要求员工开着摄像头,这个有点过了,你不相信员工,就不要让员工远程办公,但是拍个照,我觉得是必要的,我们的目的是克服惰性。


仪式感要做的第二个就是开会。开会效率不佳是大部分企业的毛病,网上开会就更不要说了,所以在线开会,也要做好仪式感,主持人、发言人、每个人发言顺序、时间要求、会议记录等等都要有。


工作要有仪式感,在家也要有仪式感。可以和家庭成员开个会,说一下在家办公的重要性,和家人达成共识,防止对工作的干扰。家人也不是想打扰你,是关心你,比如妈妈就会不断提醒你不要老坐在电脑前面,要多看看绿色植物,要起来走一走,要多喝热水等等.....


在家办公有条件的最好设一个专区,上书”工作区域“。一是提醒自己,二是提醒家人,不要到工作区域来,不要一会儿孩子来叫你,一会儿老公送杯茶,一会儿妈妈塞块饼干,一会儿爸爸来杯洒,这是不可能有效率的。


还有一点,就是早起早睡,按时作息,适量运动。这个说过了,要和家人达成共识,没有好的精神状态,工作也不太可能有好的效率。


最后我想说的是,线上办公的效率真正取决于人对不对,人如果不对,所有的方法及技术都是无效的。什么样的人才能一起远程办公呢?四个字:同心同德!



什么叫“同心”?我认为就是目标清晰明确一致,因为有同一个目标,所以,大家才能心往一处想,劲往一处使;什么叫“同德”?我认为是价值观相同的人,因为有相同的价值观,沟通起来就不那么费劲,一旦发生冲突或矛盾的时候,大家都会在有共识的前提下去作一些调整,这样沟通效率最高,共识是共事的前提。

实施远程办公,对于平时管理差、目标不清晰、上下沟通差、彼此信任度低、企业文化缺失、价值观冲突的企业来讲,就是一场灾难;对于平时重视管理与文化建设、关心关注员工、以人为本的企业来讲,远程办公可能是公司未来转型的一种有益的尝试,会让你们看到另外一种可能。


随着科技的发达及办公形式的多样性,公司的形式以后可能会变成没有固定场所、部分外包、工作变得随时随地......具体是不是要在特定的办公场所,可能就不是那么重要了。


这一次的疫情,或许是未来大范围推广远程办公的前夜,不论是企业还是个人,都应该借此机会好好锻炼远程办公的能力!

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38楼 搭车去柏林

不错的梳理

2020-02-16 13:34:47 回复 赞(0)
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2020-02-15 23:30:05 回复 赞(0)
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王敬轩律师

33楼 王敬轩律师

在家办公的仪式感确实很重要,不然就容易松懈。

2020-02-15 21:59:04 回复 赞(0)
王敬轩律师

32楼 王敬轩律师

在家办公的仪式感确实很重要,不然就容易松懈。

2020-02-15 21:59:02 回复 赞(0)
刘呵呵被注册了

31楼 刘呵呵被注册了

支持在家办公,保持沟通顺畅,工作就能高效完成

2020-02-15 13:33:34 回复 赞(0)
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30楼 刘呵呵被注册了

支持在家办公,保持沟通顺畅,工作就能高效完成

2020-02-15 13:33:29 回复 赞(0)
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2020-02-15 10:16:06 回复 赞(0)
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2020-02-15 10:16:03 回复 赞(0)
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27楼 木鱼敲兔子

线上办公,推荐1.早晚会制度

很多时候,组织给到员工的归属感“不是我们做了什么,而是我们一起在做”,所以在非常时期,建立适当的早会制度,不管是布置工作,还是晨间打卡,或者是大家互相打打气,说说正能量的语言,又或者传播些有趣的图片、工作的场景,都能够迅速地建立大家一起工作协同的仪式感,适当的时候管理者趁机说说阶段性的工作目标和当日工作计划等等,更能快速地创造起职业凝聚感来;每天晚上简大家单汇报一下

2020-02-14 20:26:21 回复 赞(0)
木鱼敲兔子

26楼 木鱼敲兔子

线上办公,推荐1.早晚会制度

很多时候,组织给到员工的归属感“不是我们做了什么,而是我们一起在做”,所以在非常时期,建立适当的早会制度,不管是布置工作,还是晨间打卡,或者是大家互相打打气,说说正能量的语言,又或者传播些有趣的图片、工作的场景,都能够迅速地建立大家一起工作协同的仪式感,适当的时候管理者趁机说说阶段性的工作目标和当日工作计划等等,更能快速地创造起职业凝聚感来;每天晚上简大家单汇报一下

2020-02-14 20:26:18 回复 赞(1)
毅行

25楼 毅行

谢谢江华哥哥分享!

2020-02-14 17:20:31 回复 赞(0)
毅行

24楼 毅行

打卡学习

2020-02-14 17:17:59 回复 赞(0)
卫青41756

23楼 卫青41756

任务导向真的很重要~

2020-02-14 15:34:23 回复 赞(0)
卫青41756

20楼 卫青41756

任务导向很重要~

2020-02-14 15:21:53 回复 赞(0)
老兵再生

19楼 老兵再生

任务为导向。

2020-02-14 12:35:23 回复 赞(0)
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18楼 絮语静听

我妈经常说准时吃饭比上班重要,无语了

2020-02-14 10:55:45 回复 赞(0)
田爽

17楼 田爽

一言难尽,哈哈

2020-02-14 10:55:39 回复 赞(0)

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李江华(笔名HR哥),三茅第一位专栏专家,人力资源管理专业硕士研究生导师,知名HR实战专家,知名HR辅导专家、畅销书 ..