HR价值系列-如何让自己表现得很专业

文|刘世东

HR价值系列-如何让自己表现得很专业

——有效的工作安排与汇报是专业化的体现

一个HR要规划的工作重点。那是在年度计划里就已经规划完成任务了的。在年末，当然是重在执行了。而HR的工作价值如何凸显。当然是展现自己工作的专业化了。

而要体现自己对工作的专业化，一般从两个方面体现足亦。

一是工作安排有度，工作开展有序，工作结果有效。

二是学会展现，汇报专业，数据辅证。

在工作中让自己显得紧张有序，忙中有道。会议中向领导和同事以数据来直观展现自己工作价值。

本文算是综合以前的有关总结、计划及部分分享文章的相关内容。希望大家不要喷太多。欢迎指正。

一、如何安排自己的工作

工作任务和来源一是既定的年度工作计划，二是平时会议及工作中的临时安排。无论是部门还是个人的工作安排都必须按照年度工作计划进行月度及周度的推进安排。

而在日常的工作中会有很多临时的工作任务，会出现工作插单的情况。插单任务其实也是属于我们在工作安排中的其他项，也就是属于机动的安排时间！而作为HRM定然要对部门的整个周进行整体的工作规划，并将所属人员的工作安排到位，虽然每个人有自己的工作计划，但统筹安排却也必不可少！如表1.1所示月度工作安排，表1.2周工作安排。

表1.1 月度工作安排

表1.2 周度工作安排

而在个人的周安排计划表，其实是指导意义最强的表格。

首先，对本周工作的关键项进行标注提示，并预先安排到相应时间。

其次，对具体的时间安排要具体到30分钟。一般从早上上班一直到下班后一小时。

第三，能有效的将可灵活安排时间体现出来，可完成插单工作任务。

表例1.3 日清日结工作安排表

而在个人的日工作安排上主要含有以下内容：

个人在本周的工作安排提纲。将由部门分解给个人的工作内容基本都列在表格。而将众多工作事项按紧急、重要性进行标注，时刻提醒自己。、

对工作的推进设计安排。所有的工作安排将预先标注在具体的天与时间段，常规工作的必要时间要尽量避开。以保证关键事项的落实。

可视化提醒要醒目。用异色笔提示自己需要注意的问题，需要立即解决，或需要向领导汇报、呈送的内容。要以领导为重，领导只有在你尊重、重视时，他才会注意到你。

坚持做到日清日结。就算有其他的任务插单，今天的工作也必须完成，而一般我们要做的是，提前将明天的事情解决或做好准备。

任务的安排必须合理。不要让自己一直忙，也不要让自己一直闲。张驰有度，才会让显得做事有条理，显得你在工作上的成熟。

二、报告与汇报要分清

要将自己的工作显化为自己的工作成绩。没有展现给公司和领导，很多时候会让你感到委屈。

一份好的工作报告，必须从形式到内容，亮点与重点并显，并要以领导关心的内容为中心进行汇报。要在总结汇报中以数据体现，要表现出自己不仅是花钱的也是有成绩。

总结有报告与汇报两种形式。前者往往对工作进行详细的总结。对自己的全面工作都会进行讲解，这种情况现一般在政府部门的工作报告中使用了。而后者，一般用于总结会中进行口头汇报，其内容简洁，直指关键。两者具有不同的作用。

一是纸质总结对于后续的提高改善具有指导性作用，同时用于存档及向上级申报！这样的总结报告其实对于总结人的写作技能、总结概括能力具有更高的要求，不能是流水帐，要进行结构化的分类总结。才能凸显专业性！

二是汇报讲解总结要提纲契领讲美观，有工作质量，还得讲工作数量！在企业中的总结，对于存档没有那么高的要求，而为便于现场的讨论分析总结。一般会采用投影，可视化的总结报告。那就要求我们需在会议中进行讲解汇报式总结。

        三、汇报的表现形式——PPT

在汇报中，长篇累赎是过去式了！而运用好PPT是让我们的汇报让更多人易于接受的好方法。PPT不是文字的堆积，而是将高度概括的文字，转化为适量的词语与图示的结合，要做到适宜于人的视图和有助于理解。

如何做好你的PPT汇报，我们需要关注以下几点，如图1.1所示。

图1.1 汇报PPT制作思路

理清你的汇报思路。首先要理清思路，搭好框架，然后才能说是如何补充血肉的问题。就象写文章一样，做好你的提纲，然后来写，再看用什么来做你的插图！

表现形式。用那总框架或可编辑箭头等来装载或放映你想表达的内容很重要。他会让人关注你想表达的内容，并帮助他人理解你想表达的意思。

尽量用图表的形式来表达你的意图。常说文不如表，表不如图。但现在很多人就是将文字剪裁进PPT中就以为自己表现的是PPT了！殊不知当你的PPT中尽是文字时，还不如用word来进行阐述。

一是多用图。图是最直观的表现形式，因此最为引人注意。能用图的就不用表，能用表的就不用文字，这会让你的PPT更生动直观，有更强的可读性。一个好的PPT，图应该占到多数。（当然，在PPT中的图片不仅是图例，还可是工作中的产品照片、工作场景等进行）。

二是多用表。在表的制作上可在EXCEL里做好再行粘到PPT里的。不论是用柱状图、折线图、饼图还是用其他图，最重要的是清晰和准确，所以要去掉一些不必要的边框，并且突出重点，有必要的话可以辅助一些数字或文字。而做表的原则是简洁，少用框线，可用底色来区分行。如果表中数字很多，可以对重要的做个红圈之类的标记。

三是用好动画。在你需要突出的数据或字眼时，你可以设置他的放大凸显！

四是作好注释（讲解底文）。在汇报时，有可能你会忘记你需要补充的详细内容。所以利用PPT的下文添加备注，你会在笔记本上看到，而在放映的图像上并不会显现！

字体、颜色、字号。字体建议通篇用黑体(可以加粗），因为这个字体最为简洁，在PPT上不会显得乱，英文字体也尽量用简洁的。文字颜色建议用蓝色、灰色或棕色，标题的话可以用浅蓝色，正文最好用深蓝色或灰色，偶尔会用红色来强调，字号建议用22、24、28比较合适，不会太大也可以装足够的内容；标题和图表的文字视情况而定。

五是汇报内容要完整。

一般在汇报总结中还是要将你的工作情况汇报完整的。但事情有轻重缓急，你的汇报要有重点与衬托。就象弥勒老师说的一样，自己对自己的工作完成得如何难道会没有数吗？

所以在客观估计自己的工作完成情况基础上来体现你的汇报内容。

一是以量来充。就是上文说的，如果你的工作本是处于执行岗位；而且没有什么突出的贡献与成绩，那么用数量来体现你的工作成绩，也是一个选择。

二是以质来晒。如果你的工作任务目标完成得优秀良好，那么你完全可以将你的工作亮点体现在你的PPT中，来个特写又如何，那就是我的成绩！展现工作成绩的优劣性对比总结如图1.2所示。

三是内容要哪些。在总结中一定要讲清楚全年的工作思路，所做的主要工作，取得的主要成绩，主要的经验体会，以及存在的主要问题和今后的打算等等。

图1.2 总结成绩体现优劣性对比图.

        四、如何避免总结报告中易出现的问题

总结报告本是我们行政人力最好的摆脱只知道花钱不赚钱的载体。也是我们显示自己的专业性，展现自己工作成果的好机会。但事实是很多人并不将总结报告放在眼里，觉得是工作中的可以可无。在总结报告中，一定要注意几个问题如图1.3所示。

图1.3 总结报告中易患的问题

1.总结的主题亮点不突出

这是很多对自己的岗位职责，关键职责并清楚的过。当然一般会出现在对岗位没有说明书的单位。对于事务性占多的工作岗位，很多人对工作的重要性并没有清楚的认识。于是在总结中，便成了记流水帐，事无巨细，面面俱到。似乎总结全面，其实报告内容都是工作过程与事例的堆积，缺乏主线串引，没有亮点，只有劳动，没有成绩。

想用没有功劳也有苦劳来换点心理安慰，已经过失了！

2.对重点要总结的内容不清楚

有的公司在总结时往往会要求对某方面进行重点总结。而我们很多时候会忘了主题，或对自己总结是否与公司要求的主题相符，心中无数。或者担心总结内容太少，不得不扯些与主题无关或关系不大的内容。这往往在半年或季度，甚至月度经营分析会中会出现。这时的总结会一般不会是全面工作总结，而都是基于当期的主要攻克对象、主要工作项目的总结。

主题会进行事前议定，需要大家共同围绕解决该项目问题而总结。但有的人会以各种缘由忽视主题，按自己所想来总结，导致与总结会主题不符。哪还说得上你的工作成绩呢？

3.总结没有条理

常说演讲要靠天份，殊不知话痨并不是演讲，叽叽呱呱不停，都是些废话。作为总结必须要有条理，有主题，有主线。没有一个总结汇报提纲，汇报工作全凭脑袋随想，想到哪里就讲到哪里。没有准备和主线汇报，往往会这个问题没讲完，由于一点关联性问题，又会讲到那个问题上，到最后产知说到什么地方，连自己也忘了自己要讲的主题。

所以有时总结汇报会，真的需要一个总结计时员工，确定一个汇报时间，才不会有那么多废话，也让人学会总结与概括。

4.到处乱抄总结

借鉴其实是很正常的作法，但不少人将借鉴搞成抄袭。借鉴的是方式方法，总结的方方面面。但有人为自己简便往往都只是在网上复制点内容，然后添加自己单位的一些情况，换上自己的名称，就成了自己的思想与做法。而网上的内容，适用各岗位的往往都只是套话、空话，听起来还像回事，实际上什么都没有说。这其实与自己平时的工作完全不一样。

这样的总结只是哄鬼而已，也根本不会有自己的特色，与平时在领导、同事眼中的你就是两个人了。

5.总结没有精度，不专业

很多时候，公司和员工都会将总结当成一件无关紧要的事情。而真正忙于组织的往往都是人力工作或行政工作的人了！这样的不重视，自然会让人有所遗忘，会让人有应付了事的想法。为此有的人写总结，总是在很匆忙的工作是，赶时间，草草写几笔了事。在马上就要开总结会了，才会抓点时间去写。殊不知，好事不在忙高上，急迫带来的往往是粗糙。

这是很多人的坏习惯！但也是一个常见现象！但这样导致很多内容会想不到，而且有的事例也会没有证据。在汇报时，有时想起就会岔开你的思路，让人觉得你的总结没有专精度。

小结：

总结汇报在于心，只要你想说给领导听的内容，你就想方设法说好他，表达好他；你不想说但又不得不说的，一笔带过！让自己的总结全而有点！