勤、细、实，就关键，价值体现在老板的认可

作者阿东1976刘世... 更新于：2020-08-08 11:47 139526

内容来自 2017-04-14 打卡话题

　　我在一家300多人的公司做行政专员，工作汇报对象是人事经理，感觉每天的工作很忙，不仅要负责办公物品采购、发放，管理会议室，各部门的出差报销，酒店预订，还要负责文书资料管理、接待事务，车辆安排、卫生管理，节假日员工关怀等等。每天都有不同的人随时来找我，经常工作干了一半就被打断，有的时候周末公司有同事来加班，我还要来开门，工资不高，但真是操碎了心，感觉自己就是个打杂滴，很失落。
　　请问大家，我这样消极，该怎么改善呢？行政工作有前途吗？怎样体现自己的价值？

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　　本话题是说的行政专员的工作，话题中是一个老黄牛的工作岗位——行政后勤，但还涉及部分文秘工作却又没有真正做文书工作，主要是在配套服务类。但行政专员工作当然是前途的，没有看见各级政府办公室主任是多么的牛叉！当然你需要从行政后勤做到办公室主任，再至行政副总等，要知道很多总经理、CEO都是办公室出去的。
　　在这里我们将行政专员做行政后勤工作来进行分享，看如何改善消极的心态。
　　一、认识行政管理岗位的重要性——从思想上认识其重要性，才会有动力
　　1、行政后勤很重要——是参谋助手。
　　随着我国企业管理向国际先进管理水平的迈进，行政管理岗位的重要性也日益凸显。有人说是领导的参谋，是助手。需要统筹企业行政管理、参与重大事项决策、谋划企业运营与发展（一般小企业都没有设运营部）。
　　行政管理人员做得好否往往影响企业各项事务的效率，与企业战略的成败关系也很大。因此各企业对行政管理人员素质和能力的要求也是越来越高。
　　2、行政后勤很宽泛——能锻炼人成长。
　　在中小企业的行政专员，往往都是行政与后勤同在，就如题主说的那样，这活是你的，那样也要你支持。整个工作，就是工种多、涉岗多、杂事多、突发性变化多。同样也由于行政后勤工作的项目、范围太多太广，对于行政专员的综合能力要求就很高。而得到的锻炼也就很多。做好后勤工作就能很快的适应很多新工作。
　　3、行政后勤可深挖——做得越好有前（钱）途。
　　我们看看九段秘书工作法所带来的差距，可以明白工作做到极致，同样会会给你带来地位与收入。
　　请问你是几段？你的结果值多少钱？
一段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录定责任做流程 30000
二段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录定责任 10000 　
三段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录做纪录 5000 　　
四段发通知抓落实重检查勤准备提前量做记录 3000 　　　
五段发通知抓落实重检查勤准备提前量 2000 　　　　
六段发通知抓落实重检查勤准备 1500 　　　　　
七段发通知抓落实重检查 1000 　　　　　　
八段发通知抓落实 800 　　　　　　　
九段发通知 600 　　　　　　　　

　　二、厘清工作，作好分类计划——从方式上让工作变得轻松有序有效
　　记得年前分享过一篇有关人事工很作闲杂，让领导看不到成绩的问题享。问到如何才能体现自己的工作成效，我在其中说到做工作要有计划。有兴趣可以看下《对上领导要求，做好数据汇报，成效显然》其中说明了计划的制定与实施、成效的统计与数据的汇报等内容。
　　总体上说行政后勤工作主要在于一个“勤”。但对于繁复的工作，采取较好的工作方法也必不可少。
　　1、对重复性工作进行分类、定期进行——计划很重要
　　一些日常性的重复类工作，如题主说的办公物品采购、发放，各部门的出差报销（为什么出差报销要你管，是核出差时间吧？），文书资料管理等工作。可以规定：
　　（1）每月底各部门报办公用品使用计划，由相应部门核准后交行政办公室在月初第一个工作日统一采购，统一发放。（这样就1~2天搞定，同时方便进行低耗统计，以后分析就有数据了！）没有计划的不采购不能领用。同时在月底对每个部门进行办公用品的使用情况进行监督检查，避免浪费。
　　（2）对出差报销核定等，可规定在每月第一周的周四、周五进行核定。同时可以核定出勤情况等。
　　（3）对于文书资料管理。我想应该是文书收发、入档等吧，收发按文件要求进行发送、传报就可以了。而对于存档，可以给自己规定每周入档案室一次进行半天或一天时间的建档。不要有一份也去一趟，两份也一趟。对于文件的借阅、复印等按需要提供。
　　（4）对于卫生管理。倡导环卫，管好清洁工，必须有相应的制度管理，做好随时要临时检查的精神的灌输，同时做好每周固定时间的卫生检查。对有问题的及时通报处理。
　　通过以上做法，工作被打断的时候应该要少些了！
　　2、对临时的工作任务进行轻重时效分类——勤快很重要
行政后勤就是是企业的日常维护，主要是负责企业很多的杂事，有时候是电脑类的问题，有时候是顾客的问题，有时候还有很多其他物品的问题，所以大家要学会各类的技术。很多时候就如题主说的，酒店预订，接待事务，车辆安排，节假日员工关怀，工作干一半被打断，周末来开门等临时的事情。
　　对于不常有的事，只能靠一个勤快了。
　　周末加班，为什么不是交由保安来开门？难道你一个人掌管公司大门、所有办公室钥匙？
　　1、酒店预订。做好平时接待客户与酒店的分类与联系电话的收集。一类客户，接待于什么酒店。有客户时只需向领导申报清楚几类酒店，就可以电话订完，如果需要单独摆放东西或送入酒店安排驾驶员送就行了。
　　2、车辆安排。同上，做好客户分类与车辆品级挂钩（对公司车辆、个人车辆同样进行分类）。有什么客户安排什么样的车进行匹配。如果车安排完了，再征用个人车辆（有关私车公用当然得在制度进行相应的补贴）。
　　3、节假日关怀。就需要根据领导的要求进行相应的策划了。只是送点慰问品，由谁送，路线如何，有没有采访等，事先对关怀对象、公司代表等进行沟通。都需在关怀一天前准备好，沟通到位。再按计划实施，如果有变动需提前通知。
　　4、对于计划外的工作插单。那就只能见招拆招了。有规定时间的坚决让其在那天在来，必须的就及时解决，再回原工作。
　　三、行政后勤的成绩——价值体现在老板的认可
　　对于价值的体现，要获得老板的认可，当然免不了让老板看到你的表现，你的工作成绩。那就是我在《对上领导要求，做好数据汇报，成效显然》里面分享的一点：总结汇报很重要——成绩的体现。就在此借用，不再单独写。
　　有人说你都说了这些事情不好总结，成绩不好体现！那怎么办？很多小事情，很多计划外插单的工作，有的时候阻碍你的工作计划进度！那么怎么办？
　　这需要我们，引导建立周会或月度、季度等工作分析会，在会上分析汇报上期工作，计划后期工作！而这样的经营分析会，对企业的生产经营管理走向正规和问题的及时解决是很效果的！
　　1、建立日志的习惯。做好工作日计划与工作日志的良好习惯，是尽量避免遗忘与失误的好方法。人的精力有限，有的东西可能打岔，一下就忘了！但如果你的日计划就在你面前，偶尔看一下！就提现你，尚须完成什么？到下班时，你可以看到，你今天都做了些什么？还有什么没有完成！
　　2、总结的分类数字汇报。但在不是特别细的分工情况下，人资往往还做其他工作。如其他制度、党工群、会议组织、企业文化及其他等等工作。