有效学习，薄览群书。 本节我们将解读《极致工作：激发脑力极限的深度工作法》的第四节，改善工作设备让行动更高效。

每个人都希望自己在工作上能做到简单利落，以超强的执行力让领导青睐有加，而不是拖泥带水，小错不断，让领导和团队成员害怕与自己共事。其实，高效的行动力并不是天赋异禀，而是可以通过后天培养和习得，有时候，甚至只需要升级一下陈旧的工作设备，就能取得很大的改善。

本节就为大家分享如何改善工作设备让你行动更高效，这里的工作设备主要从三个方面来说，一是优化工作环境，二是运用项目管理工具管理工作，三是调换合适的同桌提升工作效率。

先来看工作环境如何优化。

在工作中，日常最经常接触的工作环境主要包括：你工作所在的座位空间、你的办公桌面、你的电脑桌面和手机桌面。如果这些属于你的场所杂乱不堪，不是堆积着各种物品，就是被各种工作文件淹没，那么这种乱糟糟的工作环境一定会影响你的工作效率，哪怕只是要你找出一份紧急文件，你都可能需要将所有的东西都翻个底朝天。相反，如果你的工作场所被收拾得干净利落，各个用品都分门别类摆放整齐，不仅会给你营造轻松舒适的环境，而且你也能快速找到你所需要的文件。

其实办公桌想保持干净整洁，建议放四类东西就好：

一是电脑和手机，这两个是你的谋生工具，可以放到桌面的主要位置。

二是电脑和手机的配件：如鼠标、手机充电线、耳机，可以放在固定的位置方便随用随取。

三是常用的文具和小装饰，例如：笔、胶水、便利贴、自己的照片、或是自己喜欢的小装饰等，除了应对工作需要外，还能调节心情。

四是杯子。可以买一个750ml到1000ml的杯子，能一次性装很多水慢慢喝。

当然，由于第二类和第三类物品比较杂碎，随便摆放在桌子上很容易显得杂乱，所以建议用一个有多格子分区的小收纳盒装好，既美观又方便查找。另外装饰品过多容易有灰尘，不好清理，所以可以选择一小盘绿植替代，不仅桌面生机勃勃，自己看着也赏心悦目。

然后是电脑桌面的清洁整理，也很重要。

例如电脑桌面要尽量保持干净简洁，不要满屏都是图标和文件，这样文件会特别不好找。虽然你可能认为对于常用的文件，随手放在电脑桌面利于平时打开查阅，但事实上，如果电脑桌面文件过多，并且文件名很相近时，一旦你想找到个别文件就会发现效率很低。

整理电脑桌面的处理方式，建议你设置三个文件夹：

第一个文件夹，主要用来放一些常用的工作文件。

比如，你的工作内容涉广告资源与产品，那么可以将一些广告产品的介绍等放到这个文件夹，你需要查看的时候就到这个对应的文件夹中去找到即可。

第二个文件夹，主要用来存放常用模板。

这也是前面提到的，把你提前设计定制好的工作模板文件，比如会议纪要、资源表、方案、汇报等，统一放在这个文件夹中，只要有相关需要时就能立刻调出来。

第三个文件夹，用来存放不属于前面两类的第三类文件。

因为它没有特别分类，所以往往也是最乱的。为了避免这个文件夹内容积攒过多，最后也变得不好查找和使用，比较好的处理方式是每天在下午上班之前，即中午一两点休息的时候，稍微整理一下这个文件夹，把当天使用过的文件根据内容和属性，让他们回到各自应该属于的文件夹中。从而确保电脑桌面真正做到简洁、明了、高效。

了解了工作环境如何优化，再来看看在工作过程中，如何利用项目管理工具来优化管理工作。

所谓“项目管理”，它的核心优势就是进度把控和过程管理，简单来说，就是能够确保“在那个时间，要做那个事情”，特别是在同时运营多个项目，而一个项目又有几十个需要“某个时间要做的事情”时，在这样的情况下，只用脑子记忆和管理工作很难，好的办法是借助一些“过程管理”的工具，这里建议使用“项目管理工具”。

工作中，比较实用的“项目管理工具”有三种形式：

一是写日历。在办公桌上放置一个日历或者台历，当你每次确认立项、梳理完项目进度表后，就把每个里程碑记在台历上。“日历记录法”比较适用于项目管理事项较少，而且项目改变的概率较低时。

二是利用邮箱日历。邮箱日历更适合项目较多时，而且它还有提醒功能，在保证高效地同时，还有效规避了漏掉或忘记的风险。除此以外，很多日历工具还自带奇妙清单功能，例如借助它的共享功能：你可以把内容共享给其他人，起到协同工作的作用。另外，奇妙清单还有个很神奇的标签功能，可以对一个标签下的信息进行统计汇总，让你迅速对工作各类情况进行整理和归纳总结。

“项目管理工具”的第三种形式是甘特图。它和日历法、邮箱日历法最大的区别，是甘特图可以让你看到整个项目的进度，以及每个里程碑的进度，甘特图准确来说是一张详细的项目进度表，它以时间为主线，细致记录了方案确认、方案提交、方案审核以及前期准备的每个环节节点。非常直观，且一目了然。

将工作“项目管理”化，其实就是将遇到的每件工作上的事情，都理解为是一个项目，这些项目一环扣一环，一个步骤接另一个步骤，如果一个环节有问题势必会影响下一个环节，所以采用“项目管理的方式”管控进度和结果，不仅能及时发现工作中会出现的各类问题，还能让工作有条不紊地推进下去。

最后是通过调换合适的同桌来提升工作效率。

研究表明，办公室的工位能够影响员工的工作效率，调整员工之间的间隔距离，调换员工附近位置的同事，这些动态变化都会对员工产生溢出效应。这里的“溢出效应”指的是不同邻座同事对员工表现可能产生积极或消极的影响，一般一位员工大约会有10%的表现“溢出”到邻座同事身上。举个例子，假设将小明旁边的同事小红，换成了一位效率是小红两倍的新同事，那么小明的工作效率很可能会提升10%左右。

根据这个原理，要通过安排员工的座位实现效率最大化，建议将员工分为三类：一是效率型员工，完成任务速度快，但质量欠佳；二是质量型员工，完成任务质量高，但速度较慢；三是平均型员工，完成任务的速度和质量都比较平均。

最优的安排是让效率型员工和质量型员工坐在一起。这样做，质量型员工会努力赶上效率型员工的速度，而效率型员工又会努力达到质量型员工的质量。实践证明，当效率型员工和质量型员工坐邻座时，他们的工作速度提升了13%，完成任务的数量也提升了17%。所以说，如果你想促进自己的效率提升，可以主动向老板要求和质量型或效率型的员工坐在一起，这样就能尽早与优秀的人共同进步和成长。

要提升工作效率，就离不开高效的行动力和执行力，而这些又与工作环境营造、工作内容管理等息息相关。本节我们从打造简单整洁的办公桌面和电脑桌面开始，描绘了轻松舒适的工作环境应该是什么样的，同时分享了如何借助“项目管理工具”来优化工作管理，以及如何借助同桌的积极能量来正向激励自我成长，从三个方面优化工作设备，让自己成为随时能保持高效行动的职场达人。

以上就是今天的全部内容了，恭喜你，职场晋升之路上，又前进了一步。下一节为你分享的是——保持专注的策略，我们不见不散！