有效学习，薄览群书。 本期我们将解读《极致工作：激发脑力极限的深度工作法》的第三节，定制高效的工作模板。

很多职场人都会遇到各种繁杂又重复的事情，比如每次都要写的会议纪要、每天都需要完成的常规性工作，这些事情虽然有一定价值，但因为经常重复做，难免花费很多时间。其实，只要认真研究这些工作，你会发现它们具有一定的规律，如果通过一定方法去优化，不仅做起来更高效，还能省出大量宝贵时间。本节内容我们就来看，如何定制专属自己的高效工作模板，也就是，如何通过优化工作方式来提升工作效率。

说到工作模板，很多成熟的公司都有规定的模板可供使用，但对于不同人的不同工作内容来说，公司提供的模板不够细致和实用，对节省时间帮助不大。要真正让模板为提升工作效率发挥作用，最好是定制适合自己需要，且和自己的工作习惯一致的专属工作模板。

那么哪些工作内容可以形成模板，又该如何设计属于自己的工作模板呢？

一般情况下，可以形成模板的工作具有两个特点：

一是需要经常或者定期做，使用频率非常高；

二是这些事情有一定重复性和规律，具备把内容格式固定下来的条件。

简单来说，有三类工作内容建议做成模板，例如：会议纪要、日常汇报和业务工作。

先来看第一类，会议纪要。

为工作需要，多数人几乎每周都有好几场固定会议需要参加，对会议稍加分析就能发现，每次会议的议题、提报的内容甚至发言顺序都惊人地相似。例如，会议的第一项往往是领导发言，重点是总结过去一周的工作情况，一般会公示业绩、效果、达成率等。第二项主要用来传达公司最近颁布的新内容和规定。第三项则是个人或者小组的上周工作汇报和本周工作计划，而且一般是从最重要或者最资深的人开始汇报。

根据这些重要组成部分体现出的规律，会议模板的主要内容板块就很清晰了，要想让会议纪要尽量细致全面，足够实用，可以这么设计你的会议纪要模板：

第一部分是记录会议的主题和基本信息，包括：会议时间、地点、参会人员和会议内容。

第二部分总结上周的工作情况，主要包括：重要指标、达成率情况、重要成果、重要内容。

第三部分记录公司新的规定和新的内容，从更新内容、影响对象和影响范围三个角度分别摘要重点信息。

第四部分是重点团队的工作报告，主要分为四个内容，即上周工作情况汇报、项目遇到的问题、后期会采取的措施或办法、以及本周的工作计划等。

有了这样一份详实的模板，你不用再事无巨细地记录每个人说了什么，而只需要在参与会议时，把他们提到的正好对应你模块中的“结果”记下来便可，之后无论是查阅信息还是梳理工作时，都能一目了然，也不用事后再额外整理简化，基本能做到一步到位。

第二类是日常汇报。

通常互联网公司比较爱用日常汇报来管理员工，例如日报、周报、月报、双月报等，其中尤其是日报，每天要求员工填写但基本没有固定格式。如果你能将这类汇报做成模板，不仅有了标准可循，也能省下不少时间，对管理者来说，逻辑清晰的工作汇报表也是他们更喜闻乐见的。到底该如何设计日常汇报模板呢？

就拿日报模板来说，可以按照工作类型来分类，例如运营类、人员管理类、其他类。其中运营类可以再细分为：产品沟通、项目结案和销售支持等，产品沟通又具体包括产品类型、完成结果、后续跟进，以及工作感悟和思考等，项目结案重点记录下过程中的特殊说明及思考，而销售支持则从销售目标、当前进度和出现的问题等方向记录要点情况。

简单来说，日常工作汇报模板就是对每个细项都再拆分，既描绘了过程你做了什么、又展示了结果你做得怎么样，同时交代了后续你还要做什么，以及这个工作带给你的感悟和思考。这样梳理下来，领导和公司就能很清楚地知道你当前已经做到什么程度，是否需要对你提供帮助，后期大概什么时间你就可以交付结果等，从而确保每个任务都能有条不紊地进行。

第三类是业务工作。

这里的业务工作主要指的是与产出报告、方案和数据分析相关的工作内容，可以通过确定好维度来做成模板。例如产出报告和方案可以采取PPT格式，而做数据分析的模板，则可以设置好公式和图表类型，这样输入数据就可以直接获得结果。

除此之外，邮件正文也可以做成模板，例如在提供报告的同时，还需要附加一封邮件来做说明，这个时候就可以设计一个邮件模板，内容包括这个报告主题是什么、效果如何、结论是什么、有什么后续建议，都固定下来，以后需要用到时只需按照这个模板写便可。

以上就是可以优化模板提高工作效率的三个工作类别，用标准化模板处理重复性工作，仅一次规范就能让繁琐的事项批量处理，明显省时高效。

不过模板做完之后并不是一劳永逸的，还应该注意4个要点：

一是模板生成后要及时备份，便于查找和随取随用。二是不断更新，任何模板都不是永远固定不变的，相反随着工作的需要它需要及时更新和优化。三是模板在使用过程中要多检查，对于不符合实际情况的地方要适当调整。四是将模板分享给其他同事，越多人使用才能更好地校验问题，并促使模板不断更新升级，让你真正成为一个高效工作、勤于思考的优秀职场人才。

当然， 能够模板化处理的工作，都是重复性很高的常规性工作，但如果遇到领导分配自己从未接触过的工作事项时，又该如何才能快速反应和应对呢？这里推荐四个小步骤：

第一步，调整好自己的心态，尽量冷静下来去思考该怎么办。

第二步：搞清楚你要解决的是什么问题，以及问题要解决的“需求”到底是什么。

第三步：如果没有办法时，可以向靠谱的渠道求助。

第四步：整合和筛选信息。这点指的是向不同的求助渠道问同一套问题，这样能帮你分辨出真正有用的信息和内容，从而采取有效行动。

很多重复性工作占据了大量时间，但这些常规性任务却无法忽略和避免。对于这类重复性任务，只需要优化工作方式，定制专属于自己的高效工作模板，就能极大地节省时间成本。本节内容我们从会议纪要、日常汇报和业务工作等三个工作内容，分别介绍了如何制定实用且有效的工作模板，既让你的工作逻辑思路清晰，又能极大提升常规性工作的完成效率。

以上就是今天的全部内容了，恭喜你，职场晋升之路上，又前进了一步。下一节为你分享的是——改善工作设备让行动更高效，我们不见不散！