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如何编写一份优质的职位说明书？

更新时间 2019-05-09 17:46:27 播放量 31,142 总时长 08:21

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大家好，这里是三茅会员HR知识充电站，我是你们的主讲人，今天我们来聊一聊“职位说明书”。

部分内容节选自资深HRD薛莲老师的书籍《HR员工招聘经典管理案例》。

职位说明书是吸引应聘者的有效吸铁石，如何把招人的职位描述清楚，让应聘者在有限的篇幅内最大化了解该岗位的特质，从而判断出是否和自己目前的求职意愿相一致，是职位说明书的核心内容。

下面将分为四部分的重点内容去介绍编写职位说明书的要点。

这四部分内容分别是岗位类型与岗位关系、工作职责、工作决策与权限、关键绩效指标衡量评判标准。

第一部分内容：岗位类型和岗位关系

岗位类型，我们可以大致分为新增岗位和替补岗位。

如果是新增岗位，我们需要了解该岗位的增设原因：是商业扩张，还是新产品线的加入，亦或是原本的业务需求上升？这种新增设的职位是长期的还是短期的？了解这些原因有助于我们考虑是否在引入职位介绍时，强调该岗位增设的前提和背景条件，从而吸引候选人的关注，毕竟新业务线的增设或者商业扩张的介绍会使应聘者感觉到公司扩张的节奏，他们更愿意选择在行业中持续发展的公司作为雇主。

如果是替补岗位，我们要了解该岗位前任雇员的离职原因：自愿离职还是公司裁员？自愿离职的原因是什么？是晋升空间有限还是工作生活平衡性指数太低？了解这些原因有助于我们在描述岗位时强调其特性：工作强度相对比较大的岗位适合追求工作挑战以及抗压能力强的员工，而某些强度比较小、晋升空间有限的岗位，往往更加吸引那些踏实、按部就班、追求工作生活平稳的员工。

岗位关系的描述，包括组织结构与汇报关系，是非常重要的一部分，即介绍该用人部门的人员构成以及与该部门有业务来往的上下游部门、平行部门。

有些细节也需描述清楚，比如：对于职位本身，要阐明这个职位的候选人未来是汇报给本地的管理者还是其他区域的管理者；抑或业务、人事分开汇报给不同的管理者。对有些企业来说，业务线上的经理不一定和你在同一个区域，这会导致额外的加班，甚至跨时差工作等等沟通上的时间成本，候选人也会根据此项内容来辨别自己是否能接受这类工作。

第二部分内容：工作职责

包括职能和具体职责两个部分。

职能是根据业务流程或工作性质、内容对各项职责的统一概括。

具体职责是对某些职能执行过程中的描述。

在罗列职责时候，为体现条理性，可以按照并列型、流程型或者网格型来罗列。

并列型是指职责间相互并列，不存在顺承关系。
比如某行政岗位，并列工作有接待来客、固定资产管理工作、采购办公用品等等工作，相互独立，不存在顺承关系，可以并列地描述。

流程型是指上一职责的工作成功构成下一职责完成的工作输入。
比如某项目管理岗位，涉及到调研、项目计划、项目执行与监督、项目结束复盘等工作，是有流程性关系的，建议按照先后流程关系罗列各项职责。

网格型是指存在主要职责、其他职责彼此并列，其结果成为该主要职责的工作输入。
比如某高层管理岗位，主要职责是起草年度经营计划，部署战略等，他的其他职责是收集行业信息、收集竞争对手信息、分析组织战略资源与内部问题等要点工作。这些所谓的其他职责或要点工作的输出，是为了构成主要职责即“起草年度经营战略”所准备的，这种职责描述可以用网格型的罗列方式。

在编写职责的时候，文字上也是有规范的。

职责描述一般的编写原则是“工作依据+动词+内容+目标”的形式，并且做到不重复、无交叉，基于事实，不过于冗长，控制在八项描述以内，避免使用模糊性的量词，例如“许多”、“一些”等等。

常用的动词包括以下5类：

1、如果内容是针对计划、制度、方案等的：可用编制、制订、拟定、起草、审核、审查等动词

2、如果内容是针对信息、资料等的：可用调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结等动词

3、如果内容是直接行动的：可用组织、指导、执行、安排、协调、监督等动词

4、如果内容是针对思考行为的：可用研究、分析、评估、建议、预测等动词

5、如果内容是针对所有人行为的：可用许可、批准、确定、确立、规划等动词

第三部分内容：工作决策与权限

这是指根据该职位的工作目标与职责，任职者能够做出的决策范围，能够提出建议的领域以及控制力度。

工作权限关系到每个人所能行使的各项权利，也限定了每个人的工作必须承担的义务。

所以，在编写过程中，如果有较大的权限，可以适当重点突出体现该工作的重点和权限价值，体现该岗位在日常工作中的约束和推动作用。

权限的度量尺度，我们可以大致从低到高分为：知情权、备案权、建议权、执行权、审核权、决策批准权。其中，决策批准权是比较多应聘者关注的权限。

管理人员的工作权限，一般分为“人事”、“财务”、“业务”三个方面进行表达。

其格式为：
1、财务权限：批准多少元以内的某费用
2、人事权限：批准多少级以下员工的录用、考核、升迁、出差、请假等
3、业务权限：批准某事项等

第四部分内容：关键绩效指标衡量评判标准

该部分内容并非一定要写。职位说明书中的KPI只作为基础信息，而实际的绩效指标则来源于当年的组织及部门绩效指标的分解，其具有变动性。

可以分为正向与反向两种类型来写。

正向即从正面的角度考察该项职责是否完成，以及完成的效果，如：目标达成率、计划执行质量、准确性、及时性等。适用于那些从正向角度易于衡量的岗位职责。

反向即从反面的角度考察职责的完成效果，如：差错率、失误率等，适用于那些从正面角度不易衡量工作效果和质量的岗位职责。

该部分内容并非一定要写，如果要描述，细节最好描述清楚，比如指标定义与衡量、完成形式是以个人形式还是团队合作等等。

以上就是对编写职位说明书4个要点的内容介绍。我们公众号中有职位说明书的相关模板资料，三茅会员可直接下载。（关注订阅号：三茅HR成长社，回复关键词“职位说明书”，即可拿到资料和视频课）

好了，本期的内容就到这了，我们下期再见。

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